3.2 - Préparation du dossier NeoCuma

Manuel ChronoCuma

3.2 - Préparation du dossier NeoCuma

3.2.1 Récupération des données de bases

La récupération de l'ensemble des données de base de votre CUMA est assurée par votre FDCUMA, par une importation de votre dossier OLIMPYA dans NeoCuma.
Cette récupération concerne les informations générale de votre CUMA, les tiers, matériels, activités, consommables ainsi que toutes les données de références utiles au bon fonctionnement du logiciel. Si ce travail n'a pas encore été effectué, ou pour réimporter le dossier afin de repartir d'une base propre, contactez votre FDCUMA.

3.2.2 Préparation des tiers

Allez dans la fiche Tiers de NeoCuma (1), et :
- Vérifiez la cohérence de vos adhérents (Onglet 'Adhérents').
- Supprimez les adhérents obsolètes en décochant la case 'Actif' (2).
- Créez les adhérents manquants.
- Filtrez les adhérents que vous souhaitez utilisez dans les interfaces de saisies de ChronoCuma en cochant ou décochant la case 'Visible ChronoCuma' (3). Cela permettra de ne pas surcharger les boîtes de sélection d'adhérents inutiles (4)

Réalisez la même opération sur les salariés (Onglet 'Salariés')

3.2.3 Préparation des activités

La préparation des activités est importante pour simplifier au maximum les tâches de saisies d'interventions et faciliter les opérations de facturation, de travaux analytiques et de calcul des prix de revient.

Dans la fiche 'Activités' de NeoCuma (1), procédez ainsi :

Dans l'onglet 'Activités matériels' (2) :
- Vérifiez qu'il n'existe pas d'activités obsolètes. Vous pouvez en supprimer en cochant la case 'Active' (3)
- Créez les nouvelles activités éventuellement manquantes
- Renommez le champ 'Libellé' afin qu'il soit clairement explicite pour vos salariés. Le champ 'libellé facturation' correspond au nom de l'activité qui sera indiqué sur les factures Adhérents (4).
- Vérifiez que les unités et tarifs de facturation soient bien renseignés (5)
- Si les matériels correspondant aux activités disposent de compteurs, renseignez les. Il permettront une saisie des compteurs lors de la saisie d'interventions (6) S'il existe des facteurs de conversion entre vos compteurs et vos unités de facturation, renseignez également ces facteurs de conversion (Exemple : Compteur kilométrique et unité de facturation à l'hectare, avec un facteur de conversion de 10)
- Sélectionnez les activités qui seront accessibles depuis les écrans de saisie de ChronoCuma en cochant la case 'Visibilité ChronoCuma'. Cela permettra de ne pas surcharger les boîtes de sélection d'activités inutiles (7)
- Vous pouvez également définir le champ 'Catégorie ChronoCuma' qui permet de trier visuellement les activités depuis les boîtes de sélection d'activités de ChronoCuma ou NeoCuma Pocket

Dans l'onglet 'Activités salariés' (1) :
- Créez ou supprimez de la même façon les activités correspondantes aux salariés concernés par le suivi d'interventions dans ChronoCuma
- Renseignez les différents tarifs des salariés (2)
- Indiquez le tiers 'Salarié' correspondant aux différents activités salariés (3)

Dans l'onglet 'Activités groupées' (1) :
- Créez les activités groupées manquantes ou supprimez les activités obsolètes
- Renseignez les libellés, unités de facturation, tarifs et compteurs
- Composez les regroupement d'activités dans l'onglet 'Composition' (2) en allant piocher dans la liste des activités matériels (3).

Dans l'onglet 'Activités composées' :
- Créez les activités composées manquantes ou supprimez les activités obsolètes
- Renseignez les libellés, unités de facturation, tarifs et compteurs
- Composez les activités dans l'onglet 'Composition' en allant piocher dans la liste des activités matériels, salariés ou groupées.

3.2.3 Préparation des articles

Allez dans la fiche 'Articles' de NeoCuma (1), et :
- Vérifiez la cohérence de vos articles.
- Supprimez les articles obsolètes en décochant la case 'Actif' (2).
- Créez les articles manquants.
- Filtrez les articles que vous souhaitez utilisez dans les interfaces de saisies de ChronoCuma en cochant ou décochant la case 'Visible ChronoCuma' (3). Cela permettra de ne pas surcharger les boîtes de sélection d' articles inutiles (4).

3.2.4 Liens InterCuma

- Renseignez les Cuma autorisées à réaliser de l'InterCuma avec votre CUMA.
Dans la fiche 'Fiche CUMA' de NeoCuma (1), allez dans le dernier onglet à droite nommé 'Partenariat' (2). Vous y trouvez la liste des CUMA de votre département. Cochez dans cette liste, les CUMA qui seront autorisées à exploiter vos activités, adhérents, matériels et consommables dans leur saisie ChronoCuma (3).

- Filtrer les éléments que vous aller utiliser dans d'autres CUMA Si une CUMA vous a autorisé à exploiter ses éléments dans le cadre d'un fonctionnement InterCuma, allez dans la fiche 'Tiers' de NeoCuma (1). Placez vous sur l'adhérent représentant la CUMA en question, puis cliquez sur l'onglet 'InterCuma' (3). Renseignez y le nom du dossier de la CUMA concernée (4), puis sélectionné les adhérents, activitiés, matériels et consommales que vous souhaitez voir apparaître dans vos interfaces de ChronoCuma.