5.4 Enregistrements d'interventions

Création d'une nouvelle Intervention

La création d'une nouvelle intervention se réalise depuis l'écran d'accueil, en cliquant sur le bouton 'Nouvelle intervention'.

Une liste de bouttons correspondants aux différents types d'interventions enregistrables est alors proposée :
- Chantier
- Tournée
- Entretien
- Mise à disposition
- Interêt général
- Frais
- Absence

Cliquez simplement sur le bouton correspondant au type d'intervention désirée.
Une fois le type d'intervention choisi, l'entête de la fiche de création de la nouvelle intervention s'ouvre, proposant la saisie de ses éléments principaux.
Cette fiche est variable en fonction du type d'intervention choisie.

Création d'une intervention de type 'Chantier'

Lors de la création d'une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton 'Chantier'.

Dans l'entête de la fiche de l'intervention, renseignez :
- La date de l'intervention
- Les heures de présence (découpable en trois tranches horaires : Matin/Aprés Midi/Soirée par exemple)
Attention! Il s'agit là des heures de présence salarié et pas forcément des heures de travail effectives facturées à l'adhérent. La durée de l'intervention est automatiquement calculée en fonction des heures de présence saisies.
- L'activité utilisée
- L'adhérent visité

N.B. : Dans le cadre d'un fonctionnement InterCuma, les deux boîtes de sélection des activités et adhérents, proposent en premier lieu la sélection de la CUMA associée à l'activité ou à l'adhérent cible, puis la liste des activités ou adhérents de la CUMA sélectionnée. (voir section 'Fonctionnement InterCuma' en bas de page)
Ce fonctionnement de sélection propre au fonctionnement InterCuma, est également appliqué dans toutes les boîtes de sélection d'activités ou d'adhérent du logiciel.
A noter également que lors de l'utilisation d'une activité d'une InterCuma, la liste des adhérent proposée par défaut est celle des adhérent de cette même Cuma. Il est néanmoins possible de remonter dans la liste dans les autres Cuma, pour sélectionner un autre adhérent de Cuma.

D'autres informations facultatives peuvent également être enregistrées (valable également pour les autres types d'interventions) :

Temps d'activités 'Hors conduite'
- Temps de déplacement et kms parcourus (avec la machine)
- Temps d'entretien (lecture seule - cumul des temps d'entretien enregistrés dans l'onglet 'Activités'
- Temps de pannes
- Temps de remplacement
- Temps de pauses

Frais personnels engagés
- Montant en €
- Kms parcourus (avec voiture personnelle)
- Observations sur les frais

Champs d'observations/remarques relatives à l'intervention

Le deuxième onglet 'Activités' vous permet :
- de visualiser l'activité principale selectionnée
- d'ajouter des activités complémentaires utilisées
- de préciser les temps d'entretien pour chacune des activités utilisées

Le troisème onglet "Adhérent", vous permet :
- de visualiser l'adhérent concerné par le chantier
- de renseigner éventuellement le temps de chantier effectif chez l'adhérent
- de renseigner les différents unités de facturation ou analytique pour chacune des activités utilisées

N.B : sur certains smartphone (notamment SAMSUNG) le clavier numérique utile à la saisie des quantités ne fait par apparaître le point décimal (".').
Pour saisir un point pour enregistrer une valeur numérique à virgule, tapez 3 fois rapidement sur la zone de saisie du chiffre, pour ajouter un point.

Dès lors que vos informations d'interventions sont saisies sauvegardez l'intervention, avec le bouton 'Sauver' présent en bas de page.
Votre intervention est enregistrée et deux choix s'ouvre à vous :

- Revenir à l'écran d'accueil, en laissant l'intervention 'en cours'. Cela signifie que vous êtes en train de la réaliser, et voous pourrez à tout moment la modifier en cours ou en fin d'intervention.
Lorsqu'une intervention est 'en cours', il n'est pas possible de crée une autre intervention. Il vous faudra préalablement terminer la précédente.
- Terminer l'intervention, en cliquant sur le bouton 'Terminer' en bas de page de l'intervention.
Un bilan de fin de chantier vous est alors proposer, et en cas d'incohérences identifiées, il vous sera proposé d'apporter les modifications nécessaires à l'intervention.

Une fois l'intervention terminée, celle ci bascule dans la liste des dernières interventions réalisées, et il vous est à nouveau possible de créer une nouvelle intervention.

Création d'une intervention de type 'Tournée'

L'intervention Tournée est utilisée lorsque vous réalisez une tournée avec une même activité chez plusieurs adhérents successifs.
Lors de la création d'une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton 'Tournée'.

Le fonctionnement de saisie est le même que pour les interventions de type chantier, à l'exception de :
- Dans l'entête de l'intervention, l'adhérent n'est pas renseigné
- Les adhérents sont renseignés dans l'onglet 'Adhérents', ou l'on peut déclarer tous les adhérents qui ont bénéficié de la tournée, ainsi que les relevés de compteurs et de quantités pour chacun d'eux. Cliquez sur un adhérent pour accéder à la fenêtre d'enregistrement des détails. Vous trouverez dans cette même fenêtre, un bouton permettant de créer un reçu pour l'adhérent correspondant.

Pour ajouter un adhérent, cliquez sur la ligne 'Ajouter un adhérent'.
Pour supprimer un adhérent, cliquez sur l'adhérent, puis sur le bouton à droite du nom de l'adhérent dans la fenêtre d'enregistrement des détails, puis sur 'supprimer'.

Création d'une intervention de type 'Entretien'

L'intervention d'entretien est utilisée lorsque vous réalisez un entretien de matériel hors d'un chantier, au hangar de la Cuma par exemple.
Lors de la création d'une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton 'Entretien'.
Puis renseignez simplement :
- La date et les heures de présence de l'intervention
- L'activité qui bénéficie de l'entretien
- Le motif de l'entretien

Création d'une intervention de type 'Mise à disposition'

L'intervention de mise à disposition est utilisée si vous êtes mis à disposition d'un adhérent de la CUMA.
Lors de la création d'une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton 'Mise à disposition'.
Puis renseignez simplement :
- La date et les heures de présence de l'intervention
- L'adhérent qui bénéficie de la mise à disposition
- Le motif de la mise à disposition

Création d'une intervention de type 'Interêt général'

L'intervention d'interêt général est une intervention 'fourre-tout', pour noter les interventions transversales au fonctionnement de la Cuma : Réunions..., Formations, Stages...
Lors de la création d'une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton 'Interêt général'.
Puis renseignez simplement :
- La date et les heures de présence de l'intervention
- Un descriptif de la mission d'interêt général

Création d'une fiche de frais

Lors de la création d'une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton 'Frais'.
Puis renseignez simplement :
- La date de la fiche de frais
- Le montant des frais engagé pour la Cuma
- Le montant des kilomètres réalisés avec un véhicule personnel

Création d'une absence

Lors de la création d'une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton 'Absence'.
Puis renseignez simplement :
- La date de l'absence
- Les heures d'absence
- Le motif de l'absence

Fonctionnement dans un cadre InterCuma

Si votre dossier dispose de fonctionnalités InterCuma, les boîtes de sélection des adhérents et activités, vous permettront de choisir en premier lieu la Cuma partenaire dans laquelle vous désirez sélectionner un élément.

Dans la liste des éléments d'une Cuma sélectionnée, la première ligne '<- Retour' vous permet de revenir à la selection de la Cuma partenaire désirée.

Gestion des reçus

Depuis les interventions de type 'Chantier', 'Tournées' ou 'Mise à disposition', il vous est possible de créer un reçu synthétisant la prestation réalisée pour un adhérent.
Cliquez sur le bouton 'Reçu/signature' présent dans ces écrans pour ouvrir la page de création de reçu.

Dans la fiche de création de reçu, vous pouvez :
- Sélectionner le mode de délivrance du reçu : par mail ou par SMS
- Renseigner l'adresse mail ou le numéro de téléphone de destination.
Par défaut, ce champ reprend les informations enregistrées dans la fiche adhérent.
Si ces informations n'existent pas, ou sont obsolètes, vous pouvez les modifier, et éventuellement demander la mise à jour de la fiche adhérent correspondante en cliquant sur le bouton 'flèche' à droite du champ destination. Les informations ainsi renseignées seront conservées dans la fiche adhérent de la Cuma, et reprises dans la base NeoCuma lors de la prochaine synchronisation.
- Faire signer l'adhérent, en cliquant sur le champ 'signature', puis en validant la signature avec le bouton 'valider' en haut de la signature.
- Valider ensuite le reçu en cliquant sur le bouton 'Valider' en bas de l'écran

N.B. : les reçus ne sont pas expédiés par le smartphone, mais par le serveur NeoCuma lors de la prochaine synchronisation.
Vous pouvez donc mentionner à vos adhérents concernés, qu'il existe un délai pour l'envoi et la réception de leurs reçus.