2.8 - Fiche 'Exploiter'

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2.8 - Fiche 'Exploiter'

Profils concernés : Tous

Cette fiche peut être appelée depuis tous les écrans contenant une grille. Elle est également utilisée par le module InfoCentre pour vous présenter les résultats d’une requête.

Son but est de vous permettre de bâtir rapidement une édition, des graphes ou des tableaux croisés.

4.5.2.1 Gestion de la grille

Il est possible d'intervenir sur la grille pour réaliser des filtres supplémentaires sur les données affichées, ou modifier la présentation des résultats :

- Tris : Un clic sur une entête de colonne classe les matériels selon cette colonne. Un second clic les classe selon l’ordre inverse. Avec la touche « Maj. » enfoncée, vous pouvez trier selon plusieurs colonnes.

- Filtres : la petite flèche noire dans l’entête de colonne vous permet de filtrer l’affichage : essayez sur « année d’achat » : vous pouvez choisir de n’afficher qu’une année, par exemple.
Pour ôter un filtre, choisir dans la liste le mot « all », ou cliquez sur la petite croix qui est apparue en bas à droite de la grille.

- Groupage : Prenez une entête (« marque » par exemple) et glissez la dans la bande grise au dessus : Vos matériels sont classés par marque.
Vous pouvez ouvrir ou fermer les groupes avec le symbole ‘ ’.
Vous pouvez faire des classements imbriqués, en glissant plusieurs entêtes.
Les totaux généraux sont présentés aussi pour chaque groupe.

- Déplacement de colonne : Glissez les entêtes de colonne latéralement. Vous pouvez le faire aussi dans la bande de groupement.

- Largeur des colonnes : Elle se règle avec la souris en déplaçant la séparation entre deux entêtes. Notons que cette largeur, reprise dans l’édition, sera adaptée pour que le document tienne sur une largeur de page.

- Visibilité des colonnes : C’est dans la grille de droite de l’écran que vous pouvez décocher la visibilité des colonnes. Faites le pour ne pas imprimer les informations inutiles.

- Les boutons « » et « - » : En dessous de la grille, ils permettent de fermer ou ouvrir tous les groupes si vous avez utilisé cette fonction.

- Afficher / Masquer des colonnes : L'onglet 'Colonnes' situé à droite de l'écran permet de sélectionner les champs affichés ou masquer dans la grille. Il permet également de définir les champs axes et valeurs pour les tableaux croisés et graphiques.

N.B.: Le contenu des lignes dans la grille de résultat n’est pas modifiable.

4.5.2.2 Le bouton "Tableau croisé"

- Préparation :
Il faut définir les colonnes utilisées pour bâtir le tableau. Utilisez pour cela l'onglet 'Colonnes' de la fiche des résultats:
- au moins un axe X,
- au moins une valeur, qui ne peut être que numérique,
- éventuellement un axe Y pour croiser les données.

Certaines requêtes prédéfinies peuvent proposer des champs axes et valeurs par défaut.

- Aménagement du tableau :
Vous devez faire des tests pour le maîtriser :
- Elargissez si besoin les premières colonnes.
- glissez une entête de ligne vers la liste de champs (au dessus en vert) : Elle devient inactive.
- Ouvrez cette liste, retrouvez votre entête, et glissez la en dessous. Elle revient en place.
- Si vous avez plusieurs dimensions, vous pouvez les glisser pour inverser la présentation…

Vous pouvez ainsi inverser la présentation, et la hiérarchie des classements.
Vous pouvez aussi, en ouvrant les listes (entêtes, ou mesures) sélectionner les éléments ou colonnes à afficher.

- La barre haute : Les fonctions standard ne présentent pas toutes d’intérêt. Vous pouvez : - sauvegarder un tableau, pour le rouvrir ultérieurement, - l’exporter vers Excel ou Word, - Masquer les lignes ou colonnes à zéro.

- Le bouton 'Graphique' : Permet de transformer le tableau croisé en graphique (voir section suivante)

- Le bouton 'Impression' : Le bouton impression vous permet d'imprimer le tableau présenté au sein d'une édition NeoCuma, en orientation paysage ou portrait.

4.5.2.3 Le bouton "Graphique"

Préparation :
Il faut définir les colonnes utilisées pour bâtir le tableau. Utilisez pour cela la grille de droite :
- au moins un axe X
- au moins une valeur qui ne peut être que numérique
- éventuellement un axe Y pour croiser les données.
Certaines requêtes qui ont pour objectif principal un affichage en graphe, présenteront des colonnes pré-configurées pour cette utilisateur.

Certaines requêtes prédéfinies peuvent proposer des champs axes et valeurs par défaut.

Les boutons haut permettent essentiellement de :
- Choisir le style de graphique,
- Ouvrir le tableau d’origine au dessus pour le composer et voir instantanément le graphe produit,

Les boutons du bas :

- Le bouton 'Tableau croisé' : Permet de revenir sur une présention en tableau croisé des informations qui ont servies à générer legraphique

- Le bouton 'Impression' : Permet d'imprimer le graphique dans une édition NeoCuma, avec orientation portrait ou paysage

- Le bouton 'Export image' : Permet d'exporter le graphiqueau format image, pour l'inclure dans vous documents (une présentation par exemple)

4.5.2.4 Le bouton "Impression"

Cette action ouvre un menu qui propose :
- La prévisualisation, étape intermédiaire qui permet de vérifier le contenu de l’édition, choisir une ou des pages à imprimer, et adapter la mise en forme.
- La mise en page vous permet de choisir le format de papier, les marges, le mode portrait ou paysage, et d’ajouter un titre et un pied de page
- La mise en forme vous permet de modifier le style de l’édition : présence des titres, des totaux, des couleurs…etc.
- L’impression, sortie directe vers l’imprimante.

4.5.2.5 Le bouton "Etiquettes"

Le bouton Etiquettes n'est disponible que pour les résultats de requêtes impliquant des tiers de dossiers : Cuma, Administrateurs, Adhérents, Clients, Fournisseurs, Salariés, Autres tiers.

Sélectionnez le format d'étiquettes désiré, indiquez éventuellement la position de la première étiquette(pour reprendre une planche d'étiquettes entamée), puis cliquez sur 'Imprimez'

N.B. : A noter que pour les résultats concernants les administrateurs, des formats d'étiquettes spécifiques sont proposés, présentant des informations spécifiques supplémentaires (Nom de la structure, fonction)

N.B. : Cette action peut s'appliquer sur l'ensemble des résultats de la requête, ou bien sur un ensemble de lignes de résultat. (Multi sélection avec CTRL + Click). Une option affiché au dessus des boutons d'exploitation permet de spécifier l'ensemble de données traité.

4.5.2.6 Le bouton "Editions"

Le bouton "Editions" n'est disponible que pour certaines requêtes qui ont bénéficiées de conception d'éditions spécifiques.

Sélectionnez l'édition désirée, puis cliquez "Lancer l'édition".

Vous avez la possibilité de renseigner un message à ajouter en entête d'édition, pour personnaliser votre édition. Par défaut le message spécifie les filtres de la requête.

4.5.2.7 Le bouton "Export Tableur"

Cette action crée un fichier temporaire de type Excel, et l’ouvre avec votre tableur, en général Excel ou OpenOffice. C’est la configuration de votre poste qui décide quel tableur est appelé. La grille y est copiée telle qu’elle a été formatée ci-dessus, avec les formules de totaux.
Pour le garder, vous devez l’enregistrer sous un autre nom et dans un autre dossier. Sinon il sera écrasé par la prochaine requête.

N.B. : Cette action peut s'appliquer sur l'ensemble des résultats de la requête, ou bien sur un ensemble de lignes de résultat. (Multi sélection avec CTRL + Click). Une option affiché au dessus des boutons d'exploitation permet de spécifier l'ensemble de données traité.

4.5.2.8 Le bouton "Carnet d'adresses"

Le bouton "Carnet d'adresses" n'est disponible que pour les résultats de requêtes impliquant des tiers de dossiers : Cuma, Administrateurs, Adhérents, Clients, Fournisseurs, Salariés, Autres tiers.

Il permet d'alimenter un groupe de personnes du carnet d'adresses départemental avec des tiers issus d'une recherche infocentre.

Sélectionner le groupe, puis cliquez sur "Valider"