Manuel NeoCuma

4.9.2 - Accès aux fonctionnalités d'archivage

  • 4.9 - Archivage de documents
  • Accueil
Manuel NeoCuma
  1. Accueil
  2. 1 - Préambule
  3. 2 - Prise en main
    1. 2.1 - Installation de NeoCuma
    2. 2.2 - Identification utilisateur
    3. 2.3 - Permissions accordées aux utilisateurs
    4. 2.4 - Menus et navigation dans le logiciel
    5. 2.5 - Mises à jour
    6. 2.6 - Mémos
    7. 2.7 - Editions et synthèses
    8. 2.8 - Fiche 'Exploiter'
    9. 2.10 - NeoCuma Web
  4. 3 - Espace utilisateur
    1. 3.1 - Mon compte NeoCuma
    2. 3.3 - ChronoFD
      1. 3.3.1 - Paramétrage général
      2. 3.3.2 - Saisie des temps
      3. 3.3.3 - Responsables ChronoFD
      4. 3.3.4 - Gestion des compteurs de temps
      5. 3.3.5 - Editions et exploitation
  5. 4 - Centre de comptabilité
    1. 4.1 - Administration
      1. 4.1.1 - Gestion du centre de comptabilité
      2. 4.1.2 - Gestion des dossiers
      3. 4.1.3 - Correspondances des références
      4. 4.1.4 - Importation de dossier Olimpya
      5. 4.1.5 - Reprise de dossier Olimpya
    2. 4.2 - Transferts en local / Mode décentralisé
    3. 4.3 - Références
    4. 4.4 - Carnet d'adresses
    5. 4.5 - Infocentre
      1. 4.5.1 - Méthode de requêtage
      2. 4.5.2 - Exploitation des résultats
    6. 4.6 - Gestion des doublons
    7. 4.7 - Vie des Cuma
      1. 4.7.1 - Présentation générale
      2. 4.7.2 - Suivi personnalisé
      3. 4.7.3 - Tâches / Alertes
      4. 4.7.4 - Configuration du suivi personnalisé
      5. 4.7.5 - Exportation / Editions / InfoCentre
    8. 4.8 - Mass Mailing via STMP dédié
      1. 4.8.1 - Contexte d'utilisation
      2. 4.8.2 - Rédaction et envoi d'un message
      3. 4.8.3 - Templates
      4. 4.8.4 - Suivi et optimisation des envois
    9. 4.9 - Archivage de documents
      1. 4.9.1 - Configuration
      2. 4.9.2 - Accès aux fonctionnalités d'archivage
      3. 4.9.3 - Assistant d'archivage
  6. 5 - Tables de bases
    1. 5.1 - Fiche CUMA
    2. 5.2 - Tiers
    3. 5.3 - Matériels
    4. 5.4 - Activités
    5. 5.5 - Elements facturation
    6. 5.6 - Emprunts
  7. 6 - ChronoCuma
    1. 6.1 - Traitement des temps
    2. 6.2 - Préparation des bons de travaux
  8. 7 - Comptabilité
    1. 7.1 - Plans comptables
    2. 7.2 - Saisie comptable
    3. 7.3 - Consultation
    4. 7.4 - Pointage
    5. 7.5 - Immobilisations
    6. 7.6 - Traitements périodiques
    7. 7.7 - Les imports AFB
  9. 8 - Facturation
    1. 8.1 - Bons de travaux
    2. 8.2 - Analytique
    3. 8.3 - Générer les factures
    4. 8.4 - Facturation directe
  10. 9 - Capital social
    1. 9.1 - Souscriptions et historique
    2. 9.2 - Remboursements et Transferts
    3. 9.3 - Factures d'appel
    4. 9.4 - Synthèse
    5. 9.5 - Régularisations comptables
  11. 11 - Outils NeoCuma
    1. 11.1 - Sauvegardes
    2. 11.2 - Rapports d'incident
    3. 11.3 - Recherche de dossier
    4. 11.4 - Assistance à distance
  12. 12 - Annexes
    1. 12.1 - Installation de serveurs MySQL Locaux
    2. 12.2 - Installation de serveurs NeoCuma sur réseau local
    3. 12.3 - Gestion de sauvegardes des centres de comptabilité
  13. Glossaire

4.9.2 - Accès aux fonctionnalités d'archivage

Archivage depuis les éditions de NeoCuma, les factures de travaux ou de CS

Dès lors que les fonctionnalités d'archivage sont activés (en activant l'archivage centralisé ou l'archivage décentralisé), deux boutons de gestion des archives apparaissent dans la barre d'outil des éditions de NeoCuma.


Le premier bouton permet d'accéder aux fonctionnalités d'archivage et d'impression centralisé :

  • Archiver : Archivage immédiat du document
  • Archivage et impression centralisée : Archivage immédiat du document et envoi vers une plate-forme d'impression centralisés
  • Impression centralisée uniquement : Envoi du document vers une plate forme d'impression centralisés
  • Assistant d'archivage : voir chapitre suivant

En cas de demande d'archivage, des confirmations peuvent être demandées à l'utilisateur, selon les contrôles suivants :

  • un fichier portant le même nom que le fichier à archiver, est déjà existant dans les archives. Voulez vous l'écrasez ?
  • un fichier portant le même nom que le fichier à archiver, existe dans le répertoire de destination, mais n'a pas été initié par un archivage depuis NeoCuma. Voulez vous l'écrasez ?

Le second bouton permet de visualiser le nombre d'archive déjà réalisée pour le document affiché (ce bouton n'apparaît donc pas si le document n'a pas encore été archivé), et permet d'accéder directement à l'assistant d'archivage.


Archivages automatique

En cas d'activation des archivages automatique, les documents sont immédiatement archivés lors de leur affichage.
Lors de l'ouverture des documents archivés automatiquement, des confirmations peuvent être demandées à l'utilisateur, selon les contrôles suivants :

  • un fichier portant le même nom que le fichier à archiver, est déjà existant dans les archives. Voulez vous l'écrasez ?
  • un fichier portant le même nom que le fichier à archiver, existe dans le répertoire de destination, mais n'a pas été initié par un archivage depuis NeoCuma. Voulez vous l'écrasez ?

Archivages des documents périodiques de TVA

Les répertoires définis pour l’archivage des documents périodiques de TVA (CERFA au format PDF et EDI TVA au format TXT), sont automatiquement repris comme paramétrage d'export des fichiers dans les modules de traitements TVA.

Aller à la page
Neologik 2005-2012Réalisé avec la version gratuite pour les particuliers d'Help&Web