8.2 - Analytique

Manuel NeoCuma

8.2 - Analytique

C'est une étape importante de la vie d'une Cuma.
NéoCuma propose dans cet écran une succession de pages (onglets) qui vous permettent d'aboutir au tarif juste pour chaque activité, en fonction de vos choix de gestion.

Préalable
Pour ces calculs, le logiciel doit :

- Connaître les coûts :
La saisie comptable des factures de charges doit être terminée.
Les charges sont affectées aux activités, les frais généraux sont restés dans le poste « non affecté » (N/A), ou dans un autre poste analytique que vous auriez pu créer : frais financiers, frais de gestion... afin de les répartir différemment vers les activités facturées.
Note : Si la saisie comptable n'est pas complète, vous pourrez saisir des charges prévisionnelles dans le tableau spécifique; votre comptable pourra consulter ces saisies. Mais ce n'est ni pratique, ni rigoureux...

- Connaître les quantités fournies aux adhérents :
Vous aurez donc crée les bons de travaux au préalable :
- Les bon de travaux issus des interventions saisies dans le module ChronoCuma,
- Et / ou les bons de travaux saisis dans la fiche « Bons de travaux ».
Notons que vous pouvez compléter ces lignes dans cet écran « tarif ».

Les étapes
Les étapes classiques sont :
- Répartition des frais généraux
- Fixation du coût horaire des salariés
- Affectation des temps d'entretien du matériel
- Fixation du tarif des premières activités (ne recevant pas de transfert)
- Transferts entre activités
- Fixation du tarif des autres activités

En fonction de vos choix de gestion, vous « zapperez » entre ces dernières étapes :
Par exemple, le hangar doit avoir reçu les temps d'entretien et les frais généraux avant d'être réparti vers les autres activités.
De même, vous pouvez transférer tout ou partie des charges d'une activité vers une autre...

Si vous utilisez les services, il faut ajouter à ces étapes la composition de ces services, avant le calcul des coûts des composant, le coût des services devant être calculé à la fin.
Par exemple, les Cuma qui facturent à l'engagement d'une mission (Ha de maïs semé, de céréales récoltées...) devront saisir les quotes-parts des matériels qui composent cette mission, le logiciel réalisant une OD pour les transférer vers l'activité finale.

Bien souvent, ces travaux se résumeront aux deux étapes classiques : Répartition des frais généraux, et calcul des tarifs. La page tableau de synthèse permet de réaliser cette opération globalement pour toutes les activités, et d'affiner ensuite pour celles qui ont plusieurs unités.

8.2.1 Etape 1 : Révision des affectations

Vous retrouvez ici le même écran que dans la fiche consultation. Il vous permet de changer des affectations faites en comptabilité. Reportez vous au chapitre 7.3.3 pour quelques explications.

8.2.2 Etape 2 : La répartition des postes analytiques

Une répartition est une pièce comptable équilibrée, passée dans le journal des mouvements internes « MI », donc visible seulement dans les éditions analytiques. Elle n’influe aucunement la comptabilité générale.

Cet écran propose à gauche vos postes analytiques, avec leur solde comptable débiteur.
La ou les pièces que vous allez générer occuperont la partie droite de l'écran.

Cliquer sur « Créer une Répartition » . La fenêtre qui s'ouvre propose :

- La liste des comptes (balance) composant ce poste à répartir:
Vous pouvez cocher / décocher des comptes. Seuls les comptes cochés seront répartis dans cette pièce.
Vous pouvez aussi modifier le montant, afin de ne répartir qu'une partie d'un compte.
Ainsi, vous pouvez faire plusieurs pièces de répartition vers des activités différentes ou avec des modes de calculs différents.
Pour vous aider, un double clic sur un compte affiche le détail de ce compte, à partir duquel vous pouvez aussi revoir les pièces d'origine.

- Bouton « ajouter le chiffre d'affaire prévu par les articles :
Supposons que vous ayez saisi des BT avec des articles non affectés (agios, cotisation diverses...). Ce chiffre d'affaire, non encore comptabilisé, viendra diminuer le total de cette activité N/A.
Ce bouton calcul donc ces montants prévisionnels, et les ajoute dans la grille afin qu'ils participent à cette répartition.
Vous pouvez de même ajouter une ligne librement, pour une charge ou recette non encore comptabilisée.

- La liste de vos activités : De même, cochez celles qui recevront ces charges. Seules sont proposées ici les activités pouvant recevoir des charges (coche « visible en analytique » dans la fiche activité).

En haut d'écran, des options:

- Pour le poste à répartir : Solder chaque compte, ou utiliser le compte proposé (mais que vous pouvez modifier)
Dans le premier cas, une ligne sera écrite pour créditer chaque compte de ce poste analytique. Dans le second, seule une ligne, en général en classe 7, compensera ces charges réparties.
Attention, dans le premier cas, tous les comptes de ce poste seront mis à 0, et sa présentation dans le tableau de synthèse sera vide.

- Pour les activités réceptrices : De même, vous pouvez mouvementer chaque compte, ou positionner le montant dans un compte choisi.
Dans le premier cas l'avantage est que la balance et le grand livre analytique présenteront pour chaque activité le détail des comptes de frais généraux... Mais attention, vous multipliez les lignes, et les pages d'éditions...'

- Choisir le mode de répartition :
Il s'agit de la clef de répartition, qui peut être :
- des parts égales (coefficient 1 pour chaque matériel),
- le prix d'achat du matériel,
- La valeur nette comptable du matériel (souvent utilisée pour les frais financiers)
- Les quantités d'unités 1 consommées (attention aux incohérences)
Le choix de cette clef provoque l'affichage du montant demandé dans la grille des activités, et vous pourrez alors la modifier.
Par exemple, si vous voulez répartir avec des taux définis par votre conseil, laissez « parts égales », vous saisirez ensuite vous même ces taux dans la colonne « clef de répartition » pour les matériels choisis.
La seconde année, vous pourrez rappeler ces taux.

- Choisir ou modifier le libellé qui sera porté sur chaque ligne.

- Cliquer « Valider »
Le logiciel génère la pièce demandée, dans la grille de l'écran « tarif », et ferme cette fenêtre. Vous devez donc la rappeler pour faire une seconde répartition.

- Modification : Cette pièce est enregistrée, mais vous pouvez modifier des montants ici, voire supprimer des lignes, puis l'enregistrer à nouveau. Il vous appartient alors de veiller à sa cohérence.

- Autres pièces
Vous pouvez créer autant de pièces que vous voulez, en prenant à chaque fois une partie des comptes, voire des montants à répartir, ceci pour ventiler différemment certaines charges.




8.2.3 Etape 3 : Composition des services

Il s'agit de dire au logiciel combien d'unités de composants ont été utilisées par ce service. Par exemple, pour le labour, vendu à l'hectare, combien d'heures de salarié, d'hectares de charrue, et d'heures de tracteur. Ces informations doivent être connues avant de calculer le prix de revient des trois composants. C'est pourquoi la composition des services est ici en seconde étape.

Les services sont prédéfinis dans la fiche activité, mais vous pouvez modifier leur composants ici (ajout ou suppression).
Le logiciel vous présente en haut le total des unités du service.
Vous indiquerez le nombre d'unité utilisées pour chaque composant:
- soit en frappant directement le chiffe,
- soit en frappant le coefficient de calcul
Ex : si le tracteur laboure 2 Ha à l'heure, son coefficient sera 0,5.

Utilisateurs de ChronoCuma:
- Ne modifiez la composition des services qu'en cohérence avec vos saisies dans ChronoCuma, afin de ne - pas oublier de composants dans ces calculs.
Un bouton vous permet d'aller chercher dans ChronoCuma les quantités consommées pendant l'exercice.

2 colonnes unités :
Si un composant a 2 unités d'utilisation (ex : tonnes et kms pour un épandeur), vous disposez des colonnes pour la saisie. L'unité demandée apparaît dans les colonnes voisines.
Les unités forfaitaires sont ignorées ici.



8.2.4 Etape 4 et 7 : Tarifs des salariés et des activités

Cet écran est un tableau de bord complet pour définir les tarifs. Pour les Cuma plus simple, vous pouvez aller directement à l'étape 9 (tableau de synthèse).

Ces écrans sont très semblables. Nous les présentons ensemble, et détaillons plus bas les spécificités des salariés.

NéoCuma propose à gauche soit les salariés, soit l'ensemble des activités facturables, avec leur coût.
Attention, les activités groupées cumulent les coûts de tous leurs composants.

1ère étape : double clic sur une activité pour lancer les calculs :

En haut à droite, apparaissent les coûts de cette activité : Il s'agit de sa balance analytique.
Les dernières colonnes (à cocher) présentent les unités de facturation prévues pour cette activité.
Il n'y en aura souvent qu'une (Ha pour une charrue, He pour un salarié...). Dans ce cas, vous n'avez pas besoin d'y toucher.
S'il y a plusieurs unités de facturation, vous pouvez choisir pour chaque compte vers quelle unité il doit être affecté.
Dans l’exemple ci contre, les charges fixes sont affectées à l'unité forfaitaire (Ha SAU), et les variables sur l'unité d'intervention (Heures).

- Le second onglet du cadre haut droit permet d'ajouter des charges non encore constatées en compta.
Vous y ajouterez des lignes si par exemple, vous savez qu'une facture n'est pas encore parvenue, ou décidez de faire une provision. Pour éviter les incohérences avec la compta générale, ces écritures, stockées à part, pourront être consultées par votre comptable

- Le troisième onglet est un écran de consultation et de saisie des bons de travaux.
Il fonctionne comme la fiche BT, sans en présenter toutes les facultés (reprise de N-1, acomptes, agios,...)
Son but est de faciliter le travail de saisie ou d'ajustement lors d'une réunion de fin d’exercice, sans quitter la fiche ni l'activité en cours.

- Le cadre bas vous présente les quantités relevées dans les bons de travaux, pour chaque unité.
Si vous avez des interrogations, vous pouvez consulter BT dans le troisième onglet du cadre haut.
Notez que ces cumuls de quantité comprennent également les quantités utilisées dans les services (voir chapitre précédent).

- Cliquez « calcul des coûts / unité » :
NéoCuma affiche le prix de revient de chaque unité, en fonction des choix de la grille haute, et vous propose donc les tarifs (coût unitaire) de ces unités.

- Vous pouvez modifier, les prix de revient affectés à chaque unité, voire aussi les quantités, si les BT ne sont pas encore saisis.

- Le bouton copier les tarifs met ces tarifs dans les cases bleues ; vous pouvez aussi en choisir d’autres.

- Cliquez « ENREGISTRER le tarif de ... » : Le logiciel met à jour la fiche activité, avec les nouveaux tarifs, ainsi que vos bons de travaux, où les montants sont recalculés.

- Spécificité des salariés
Une seule unité (en principe l'heure) mais quatre cumuls de temps: Les temps de conduite, de mise à disposition, d'entretien, et d'intérêt général (voir saisie des bons de travaux).
Vous pouvez donc avoir des tarifs différents selon la nature du travail. Par défaut, le logiciel propose le même tarif pour toutes, mais vous pouvez modifier.

- S'il y a des heures d'entretien, vous devrez donc ensuite pratiquer leur répartition pour affecter ces coûts aux matériels concernés.

- Une coche apparaît dans la liste gauche des activités, signalant que le tarif de l'exercice a été calculé. Vous pouvez ainsi vérifier de ne pas avoir fait d'oubli.

8.2.5 Etape 5 : Répartitions des temps d’entretien

Cet écran se présente comme les autres répartitions.
Ses spécificités :
- Choisissez le salarié à gauche
- On ne passe pas par la fenêtre d'options.
- Les comptes débités et crédités sont ceux prévus au paramétrage de votre AGC.
- Cliquez sur « créer la pièce d'entretien »
- Le logiciel génère une pièce où apparaît chaque activité ayant reçu du temps d'entretien.
- La colonne quantité indique le nombre d'heures, et les montants sont calculés à partir du coût horaire du salarié pour ce type de travail. Il faut donc avoir fixé et enregistré ce tarif au préalable. Si vous modifiez la pièce, n'oubliez pas de cliquer « Enregistrer ».

8.2.6 Etape 6 - Répartitions entre activités

Cet écran fonctionne comme la répartition des postes analytiques, mais présente à gauche l’ensemble des activités de la Cuma.

Quelques exemples de répartition :

- Les frais du hangar seront répartis vers les matériels qu'il héberge :
Il faut bien sûr avoir complété auparavant le coût du hangar avec d'éventuels frais généraux, ou coûts d'entretien par les salariés.

- Transfert d'une activité vers une autre :
Si par exemple un pick-up est suivi séparément au niveau analytique, vous pouvez vider ses charges sur la moissonneuse ou l'ensileuse avant d'établir le tarif de celle-ci.

- Transfert vers les frais généraux :
Par exemple, le coût de votre secrétaire, ou une partie du temps d’un salarié, sera remis en frais généraux. Faites alors ce transfert en premier, avant de répartir les frais généraux.

- Souplesse :
Ces exemples montrent combien l'ordre des traitements est important. Définissez le selon vos choix de gestion avant de commencer.
Il est toujours possible de supprimer une pièce de répartition pour la refaire ou plus simplement de la modifier, puis « enregistrer ».
De même, un tarif peut être recalculé. N'oubliez pas alors de le revalider.
Il est également possible, en saisie comptable, de supprimer le contenu du journal MI et de tout recommencer...

Pour le fonctionnement de cet écran, reportez vous à la répartition des postes analytiques.

8.2.7 Etape 8 : Les tarifs des services

Ils se calculent comme les autres tarifs.
Ils sont séparés, car le double clic sur un service provoque d'abord l'écriture d'une pièce de transfert de charges des composants vers le service (ex. pour le labour : transfert des coûts du tracteur, de la charrue et du salarié vers ce service.
Il faut donc bien sûr avoir calculé le coût de ces composants avant.

Notons que le coût du service apparaît sur une seule ligne, dans le compte paramétré à cet effet. Pour en obtenir le détail, faites un double clic sur ce compte.

8.2.8 Etape 8 : Le tableau de synthèse général

Ce tableau présente une synthèse des coûts et tarifs calculés lors des étapes précédentes.

Mais vous pouvez y venir directement, après l'étape 2 (ventilation des postes analytiques), et définir vos tarifs ici (voir dernier paragraphe)

- Le premier bouton charge et recalcule tous les coûts et tarifs à partir de la comptabilité, et des bons de travaux.
Attention, les calculs et ajustements réalisés dans les étapes précédentes seront remplacés.

- Le second bouton se contente d'ouvrir le tableau avec les valeurs en cours. Utilisez le pour voir ou revoir un tableau ajusté avec les autres étapes, ou d'une année antérieure...

- Le troisième bouton sauvegarde l'ensemble des coûts et tarifs, et met à jour les activités et les BT pour la facturation.

En bas du tableau, les boutons permettent :
- Une édition rapide, mais sans gestion des sauts de page. Préférez lui l'édition « prix de revient et tarifs », accessible par le bouton imprimante.
- La sortie du tableau sur le tableur de votre poste.
- De voir les formules de type Excel. Vous pouvez les modifier, notamment celles affectant les coûts aux unités, lignes 38, 42, 46 et 50. Ces formules seront sauvegardées avec les tarifs.
- De rappeler les formules de l’exercice précédent sur ces mêmes lignes.

8.2.9 Résumé et choix d'une méthode

Les possibilités de ces étapes sont multiples, afin de satisfaire toutes les demandes.

Voici quelques conseils d'itinéraire :

- Dans toutes les Cuma, les étapes 1 et 2 restent la base de départ.
- Pour les Cuma au fonctionnement simple, on passera ensuite au tableau de synthèse (étape 9), dans lequel on cliquera le premier bouton.
- On pourra ensuite ajuster le tableau, en le complétant si besoin, ligne 15 à 33, puis en indiquant ligne 38, 42, 46 et 50 la part des charges affectées à chaque unité.
- On sauvegardera ensuite ce tableau, ce qui met à jour la base de données.
- Pour les Cuma plus complexes, avec salariés, ou services, on travaillera plutôt avec les fiches (étapes 3 à 8), le tableau de synthèse ne servant qu'à une vue d'ensemble finale.

Notons que l'édition principale du tableau (accessible par le bouton imprimante, menu comptabilité / analytique : Edition « prix de revient et tarifs ») ne sera complète que si les tarifs ont été calculés puis sauvegardés dans l'une des étapes 4, 7, 8, ou 9.