7.1 - Plans comptables

Manuel NeoCuma

7.1 - Plans comptables

Il s’agit des plans qui vont piloter votre saisie comptable, mais aussi votre facturation :
Plan comptable, liste des journaux, des codes TVA et des exercices.
La mise au point de ces plans est préférable dès le début de l’utilisation de Néocuma.
Mais vous pourrez bien sûr revenir modifier, compléter en cours d’année.

7.1.1 Le plan comptable

1ère Création
Votre FDCUMA, ou AGC a préparé un plan de référence comportant tous les comptes utilisables dans une Cuma.
Il vous suffit donc de cliquer « Générer depuis le plan de référence » pour créer votre plan comptable. Ensuite décochez les comptes que vous n'avez pas l'intention d'utiliser (colonne « sél. »). Vous pourrez les recocher ultérieurement.

Adaptation après import de dossier Olimpya

Le plan de référence est différent de celui de Olimpya.
Or il faut que votre plan soit en règle avec ce plan type (voir ci-dessous colonne référence) pour que vos états de synthèse soient corrects :

Utilisez les fonctions de mise à jour du panneau haut de l’écran :
- cochez les 4 cases en haut de grille et cliquez sur « Générer »: Vos comptes anciens inutiles (souvent à 1 ou 2 chiffres) sont supprimés, et les libellés réactualisés.

Vérifiez que chacun de vos comptes a un compte de référence.
Si un compte n'en a pas, deux situations :
- 1 : C'est une subdivision : Affectez lui comme référence la plus proche racine.
- 2 : Ce compte n'entre plus dans le plan de référence. Il faut alors modifier ce compte afin de respecter le plan de référence (par exemple, remplacer le 1054 par 1051). Vos historiques et pièces seront modifiés en conséquence.

Attention, pour les emprunts, ces deux situations se cumuleront souvent.
Sachez que le nom de la banque est désormais déclarable dans la table emprunt, vous n'avez donc plus à organiser le plan comptable en fonction des banques.
- Vérifiez les codes TVA et, pour les comptes de charges, l’affectation « sur décaissement » (services)

Si vous avez utilisé des comptes à 2 chiffres (32, 63...) un message vous demande de les changer: il faut que les 3 premiers chiffres existent dans le plan de référence :
Vous pouvez changer leur numéro (le nouveau numéro ne devant pas exister déjà), ou, par un clic droit, transférer les données de ce compte vers un autre. Vide, il sera ensuite supprimable.

- Décochez les comptes inutiles pour ce dossier. Ils ne seront pas supprimés et peuvent être re-cochés n’importe quand. Mais ils n’apparaîtront plus en saisie, ce qui facilite beaucoup la saisie et évite la dispersion des écritures.

Généralités sur les tiers
Les tiers (adhérents, fournisseurs et salariés) sont déclarés dans la fiche de même nom.
Il est inutile de les redéclarer ici. Lors de la saisie comptable, vous utiliserez un compte générique (401 pour les fournisseurs, 453 pour les adhérents...), et vous indiquerez le tiers dans la colonne suivante. Ce compte est dit « collectif ».
Ce fonctionnement est indispensable pour le lettrage, et les automatismes qui en sont issus : régularisations TVA, état des dettes et créances….

Les colonnes :

- Code : En 7 caractères obligatoirement. Les trois premiers doivent être des chiffres, correspondant aux classes du plan comptable général. Nous vous déconseillons les lettres, qui pourraient servir à identifier des tiers (voir ci-dessus). Notons que le logiciel complète ce code si besoin avec des zéros.

- Sélection : Cette case à cocher permet de désactiver les comptes que vous n'utilisez jamais. Ils ne seront alors pas chargés lors de la saisie comptable. Ceci allège les temps et simplifie les recherches en saisie. Il est préférable de décocher les comptes inutiles et ne pas les supprimer. Vous les retrouverez ainsi en cas de besoin.
Vous ne pouvez pas décocher un compte déjà utilisé.

- Références : Tout compte doit correspondre à un compte du plan de référence, afin que NéoCuma sache ou mettre les écritures dans votre bilan et compte de résultat.
Si vous créez une subdivision d’un compte, pour obtenir plus de détail dans la balance, indiquez ici la référence la plus proche. Ex : 6161 et 6162, pour détailler les assurances, auront comme référence 616.

- Libellé et unités : Saisie libre. Seront proposés en saisie, et sur les éditions. L’unité n’a d’intérêt que pour les comptes d’achat de matière.

- Code TVA : Les comptes de classe 2, 6 et 7 peuvent impliquer de la TVA. Choisissez dans la liste le code TVA correspondant.
Celui-ci sera proposé en saisie, mais modifiable (par exemple, certains comptes 706 peuvent impliquer parfois de la TVA à 5.5%, et parfois à 19.6%. Mettez alors le code le plus courant).
Attention, lorsque les pièces comptables de ventes sont générées automatiquement par les factures, le code retenu est alors celui de la fiche « activité ».

- Débit ou encaissement : Cette option concerne les comptes de charges. Elle permet la distinction entre marchandises et prestations de service. La TVA sur les charges de type E (prestation de services) sera inscrite dans le compte d’attente (en attente de leur règlement par la Cuma), sinon elle sera inscrite en compte déductible.
Cette information sur les comptes de produits n’aurait aucun effet : C'est l’option « TVA sur débit ou encaissement », prise au niveau de la Cuma, qui préside un mécanisme de même nature, mais inverse (règlement par les adhérents à la Cuma)

- Collectif (voir généralités ci-dessus). Cochez les comptes pour lesquels vous devrez déclarer un tiers. Ce ne peuvent être que des comptes de tiers (classe 40, 41, 42, 45). Vouloir subdiviser d’autres comptes n’aurait pas de sens et perturberait les automatismes du logiciel (Lettrage).


7.1.2 Les journaux

1ère Création
Votre FDCUMA, ou la FNCUMA a préparé une liste type comportant les 6 journaux de base utilisables dans une Cuma.
Il vous suffit donc de cliquer « Générer depuis le plan de référence » pour créer votre liste.
Si votre dossier est transféré depuis Olimpya, la liste est déjà prête.

Généralités
- Les écritures sont classées par journaux (achat, vente,…) et les écrans de saisie s’adaptent à la nature des journaux que vous saisissez.
- Vous devez avoir un journal par compte bancaire, afin de pouvoir saisir les RCP correctement.
- Il y a obligatoirement un journal de type achat, un de type vente (que la facturation utilisera pour mettre les pièces de vente), et un d’OD (que NéoCuma utilisera pour passer des pièces automatiques.
- NéoCuma crée aussi un journal d’à nouveaux, pour votre bilan d’ouverture,
- Et un journal des mouvements internes (MI), qui recevra tous les transferts et répartitions de charges, en analytique. Sa particularité : Il sera invisible dans les éditions comptables, et ne sera exploité que dans les écrans et éditions analytiques.

Les colonnes :
- Catégorie : Choisissez dans la liste
- Ordre : C’est l’ordre de présentation lors de la saisie. Mettez les journaux les plus courant en premier.
- Compte : C’est le compte de contrepartie proposé en saisie. Celui-ci sera modifiable. Seuls les types A, V, ou T peuvent en avoir un.
Un compte de contrepartie en OD ne serait pas exploité.

7.1.3 Les Codes TVA

1ère Création
Votre FDCUMA, ou la FNCUMA a préparé une liste type comportant les codes utilisables.
Il vous suffit donc de cliquer « Générer depuis le plan de référence » pour créer votre liste.
Si votre dossier est transféré depuis Olimpya, la liste est déjà prête.

Adaptation après import de dossier Olimpya
Le bouton « générer » met à jour votre liste de codes, et les comptes. Il change notamment les comptes des codes 1 et 2. Notez qu'il modifie votre bilan d'ouverture en conséquence, ainsi que les dettes et créances antérieures, afin que le dossier reste cohérent. Donc, ne pas l'utiliser si la partie comptable du dossier n'a pas été transférée.

Généralités

- Pour alléger le choix en saisie, supprimez les codes correspondants à d’anciens taux inutilisés maintenant, sauf si vous avez d’anciennes factures non réglées avec ces taux.

- Ne modifiez pas les codes en usage dans le mouvement Cuma :
1 et 2 sont réservés aux achats, 3, 6, 7, et 8 aux ventes.
Notons que pour les achats, il est inutile de différencier les taux. Seule la séparation entre immos et « biens et services » est demandée par l’administration fiscale.

- Les colonnes compte TVA, sur débit et encaissement, permettent d’indiquer le compte où sera portée la TVA automatiquement lors de la saisie :
Si vous êtes « sur encaissement », le second compte sera utilisé pour les ventes (normalement 44579) et le logiciel passera une OD de régularisation lors de la déclaration TVA (vers le compte « sur débit »), pour toutes les factures réglées pendant la période concernée.
Sinon, c’est le premier compte qui sera toujours utilisé.


7.1.4 Les exercices

Ce sont les exercices comptables :
Vous devrez être positionné sur un exercice pour faire la saisie comptable et la facturation
(La petite fenêtre en haut de l’écran général vous permet de le choisir).

Les dates d’exercices sont aussi utilisées par défaut pour la facturation, et toutes les éditions issues du module ChronoCuma ou la saisie comptable

- Code : une année en 4 chiffres,
- Dates : début et fin d’année. Elles peuvent bien sûr ne pas correspondre à une année civile.
- Clos : Non modifiable. Le logiciel indique les exercices qui ont été clôturés, et où aucune modification n’est plus possible.
- 1er exercice : cette coche indique que vous êtes dans le 1er exercice géré par ce logiciel, ce qui vous donne accès au bilan d'ouverture et aux factures impayées de N-1.

Veillez à la cohérence des dates. Utilisez plutôt le bouton du haut pour créer un exercice.

Les noms de l'expert et du comptable, que vous indiquez pour chaque exercice, seront inscrit sur les éditions « annexe légale » et « dossiers de révision »