3.3.4 - Gestion des compteurs de temps

Manuel NeoCuma

3.3.4 - Gestion des compteurs de temps

Les compteurs de temps ChronoFD permettent de gérer le suivi de cumul et de solde de temps.
Les compteurs proposés par défaut sont :
- Compteur d'heures variables (HV)
- Compteur Epargne Temps (EP)
- Compteur de congés payés (CONGES)
- Compteur de RTT (RTT)

3.3.4.1 - Mode de gestion des compteurs

Deux modes de gestion de compteurs sont proposés dans ChronoFD.

Ces modes de fonctionnement de la gestion des compteurs sont applicables indifférement pour chaque salarié, et est en général choisi en fonction des spécificité de ses contraintes de travail, et des besoins de son employeur en terme de finesse de suivi.
Leurs différences sont essentiellement portées sur les modes de calcul des compteurs d'heures variables (HV).

Le mode de gestion 'global'
Ce mode permet de gérer les calculs d'heures variables en fonction d'une somme globale d'heures de travail théorique à faire dans l'année, par un salarié.
De cette somme annualisée, découle des nombres d'heures théoriques mensuelles et journalières en fonction du nombre de jour de travail du salarié.
Le nombre d'heures théoriques journalières, permet de calculer pour chaque journée de travail enregistré dans ChronoFD, si le salarié est en deçà où au delà de ces heures théoriques, et donc d'alimenter en conséquence son compteur d'heure variable.
Une variante de ce mode, permet également de préciser les quotas d'heures par période, afin de permettre la gestion et le suivi de périodes de travail différentes dans l'année (Eté / Hiver par exemple).
Dans la logique de ce suivi global, il convient de réaliser en fin de période (mensuelle, trimestrielle, annuelle) un comparatif entre les temps théoriques et les temps réalisés.

Quand choisir ce mode ?
- Pour un salarié disposant d'un contrat de travail à temps plein
- Pour un suivi simple des temps de présence et des heures variables

Le mode de gestion 'par jour'
Ce mode permet de gérer les compteurs d'heures variables plus finement, jour par jour.
Ce mode de gestion nécessite un paramétrage initial plus fin et plus complet, afin de permettre une comparaison des saisies réalisées dans ChronoFD, et des heures théoriques enregistrées pour chaque jour de l'année.
Ce mode permet donc d'avoir un suivi très précis et au jour le jour des heures variables.

Quand choisir ce mode ?
- Pour un salarié disposant d'un contrat de travail à temps partiel, et/ou ne disposant d'heures de travail théoriques identiques pour chaque jour de la semaine.
- Pour un suivi plus précis des temps de présence et des heures variables

3.3.4.2 - Gestion des compteurs

L'ensemble des paramétrages nécessité pour la mise en place de compteurs de temps, se fait soit depuis la fiche de base Tiers, à l'onglet "Salarié", soit depuis l'écran ChronoFD, à l'onget 'Configuration' pour les utilisateurs disposant d'un profil 'Responsable ChronoFD'.

A - Paramétrage du mode 'Gestion globale'
Après avoir sélectionné un tiers salarié, commencez par renseigner l'onglet "Complément salariés" et plus particulièrement le sous-onglet "Durées de travail".

Ces informations permettant de spécifier le quota d'heure travaillé considéré comme heures normales et donc d'alimenter le compteur d'heures variables
Vous pouvez soit renseigner les 4 champs de durée (annuelle, mensuelle, hebdomadaire, journalière) si le contrat du salarié prévoit une durée de travail régulière dans l'année, soit cocher l'option "Durées de travail gérées par période" et spécifier des durées mensuelles, hebdomadaires, et journalière pour des périodes données, si le contrat du salarié prévoit des durée de travail basé sur des périodes.

N.B. : A noter que dans ce mode de gestion, les samedi et dimanche sont considérés comme des jours non travaillés, et tout temps de travail enregistrés sur ces jours, sont intégralement comptabilisés en heures variables.

B - Paramétrage du mode 'Gestion par jour'

Si vous souhaitez activer le mode de gestion par 'Jour', cochez la case correspondante,

puis renseignez :
- Les heures salariés par jour, via le bouton 'Définir les heures salariés par jour'

Un mini-agenda est alors affiché pour le salarié permettant la saisie de ses temps théoriques de travail. Cliquez sur une case pour définir un nombre, et réglez les options vous permettant de répéter ce nombre sur tout les jours identiques, sur une plage donnée, et en évitant de renseigner les jours fériés et ponts.
Le deuxième onglet de cette fenêtre vous permettant de déclarer préalablement les jours fériés et ponts de l'organisme employeur.

N.B. : A noter que dans ce mode de gestion, tout les temps de travail enregistré sur des jours théoriquement non travaillés, sont intégralement comptabilisés en heures variables.

- Les durées des jours de congès (Payés, Epargne Temps, RTT). Ces options permettent de définir des temps différents pour les congès que ceux définit pour les journées de travail.
A noter que dans les éditions de suivi, une équivalence est réalisée pour éviter toute génération d'heures variables sur des déclarations d'heures de congès inférieures aux heures de travail théoriques.

C - Création des compteurs
Dans l'onglet "Compteurs", vous pouvez ensuite créer les compteurs, si ceux ci ne le sont pas encore.
Cliquez sur le bouton "Créer les compteurs par défaut", et le logiciel créera les 4 compteurs HV,EP,CONGES et RTT pour le salarié sélectionné.

D - Premiers arrêtés de compteurs
Le fonctionnement des compteurs est basé sur des "arrêtés" de compteurs.
Un arrêté de compteur est réalisé à une date donnée, et définit le crédit de temps affecté au compteur à cette date. Le compteur se basera sur ces dates d'arrêtés pour calculer les cumuls et les soldes des temps correspondants.
Il convient donc, une fois les compteurs crée, de réaliser le premier arrêté pour chaque compteur afin de spécifier les soldes initiaux correspondant à chaque type de temps à suivre.

Cliquez sur le bouton "Nouvel arrêté de compteur", spécifiez la date de l'arrêté et le temps crédité.

E - Arrêtés de compteurs suivants
En fin de période correspondant à chaque compteur, vous serez amenés à réaliser un nouvel arrêté.
Lors de cet arrêté, dont la date servira de nouvel base pour le calcul des cumul et solde du compteur, vous devrez solder les temps restants crédités au compteur et éventuellement lui réaffecter un nouveau crédit de temps.

Pour réaliser ces opérations de solde et de crédit, 3 options sont proposées:
- Reporter le solde précédent au crédit du compteur

- Reporter le solde précédent au crédit d'autres compteurs (pour basculer par exemple des heures variables en épargne temps ou en congés)

- Ajouter un crédit supplémentaire au report de solde éventuel (par exemple pour réaffecter X jours de congés légaux au compteur de congés)

A noter que lors du report de solde du compteur d'heures variables gérés en heures dans un autre compteur géré en jour, la conversion heures->jour est faite en fonction du paramètres 'Durée de travail journalière' définie précédemment.

3.3.4.3 - Suivi des compteurs

Le suivi des compteurs, peut être fait depuis la fiche Tiers, onglet "Salarié", la grille des compteurs affichant les crédits initiaux, les cumuls de temps et les soldes de temps depuis les derniers arrêtés effectués.

Il peut également être fait depuis les éditions "Synthèse des temps salariés par jour" et "Synthèse des temps salariés par mois", affichant sur la partie gauche, les cumuls et soldes progressifs de chaque compteur.