4.6 - Gestion des doublons

Manuel NeoCuma

4.6 - Gestion des doublons

Profils concernés : Responsables informatique.

L'entrée de menu 'Carnet d'adresses' du menu principal, permet l'accès à l'écran 'Carnet d'adresses'.

4.6.1 Rappel sur le fonctionnement des doublons dans NeoCuma

Les données de dossier comptable NeoCuma sont stockées dans des petites bases de données indépendantes, pour des raisons de sécurité et de performance.
Une personne (Mr Dupond par exemple), adhérent à deux Cuma différentes (Cuma A et Cuma B), sera donc physiquement enregistrée deux fois : Dans le dossier de la Cuma A, ainsi que dans le dossier de la Cuma B.

Le module carnet d'adresse de NeoCuma, considéré comme un module InfoCentre dédié aux infomations sur les personnes, permet de croiser les informations de l'ensemble des dossiers d'un département, afin de réaliser des travaux de courriers, e-mailing,...

Pour éviter aux utilisateurs du module carnet d'adresse (ou bien du module InfoCentre) de travailler sur des personnes supposées être des 'doublons', une fonctionnalité de ce module permet de relier (on parle aussi de 'fusion' ou de 'doublonnage') les éventuelles personnes doublons en une seule entité unique.
La création de cette entité unique consiste en l'ajout d'une personne dite d'entête dans le carnet d'adresse (sans lien avec un dossier), à laquelle sont reliées les différents entité personnes des dossiers à l'origines de la fusion.

Une fois la fusion de doublons réalisée, les personnes fusionnées ne sont alors plus affichées dans les modules carnet d'adresses et infocentre, et laissent la place à la personne d'entête à laquelle elles sont liées.

Par exemple, pour Mr Dupond, la structure du doublonnage sera la suivante :
- Mr DUPOND (Personne d'entête)
- Mr DUPOND (Adhérent lié à la Cuma A)
- Mr DUPOND (Adhérent lié à la Cuma B)
En cas de modification d'une de ces 3 personnes, NeoCuma ne répercute par défaut pas de modification les autres personnes liées. Les répercutions de modifications sont liées au mode de gestion des doublons choisi par le centre de comptabilité.

4.6.2 Paramétrage pour les automatisations de mise à jour

L'automatisation de la gestion des doublons peut être paramétré depuis la fiche administration du centre de comptabilité, depuis le premier onglet 'Informations du centre', puis le nouveau sous-onglet 'Options'.

La partie droite de cet onglet présente différentes options pilotant le comportement des différents automatismes que NeoCuma peut réaliser en cas de modification d'une personne doublon.

Les trois premières coches permettent d'activer les processus d'automatisation des mises à jours des doublons en cas de modifications d'une personne par :
- des utilisateurs à profil départemental
- des utilisateurs disposant d'un profil 'Comptable décentralisé'
- des utilisateurs disposant d'un profil 'Responsable RésaCuma'

Les options de mises à jour, permettent de préciser les informations prises en compte lors de la répercution automatique en cas de modifications d'une personne :
- Mise à jour des informations d'adresse (Coché par défaut et obligatoire)
- Mise à jour des informations d'identité (Nom, Prénom, civilité, article...)

4.6.3 Recherche de doublons

Le formulaire 'Chercher des doublons éventuels' permet de lister l'ensemble des tiers de vos dossiers susceptibles d'être des doublons.
Cette recherche peut se faire sur les critères suivants des tiers:
- CIVILITE
- NOM (obligatoire)
- PRENOM
- CODE POSTAL
- COMMUNE
Il est également possible d'étendre la recherche des doublons éventuels sur les autres centres de comptabilités (les autres départements) afin de créer des doublons sur des tiers identiques présents dans plusieurs Cuma de plusieurs départements.

Il est conseillé de réaliser des recherches en renseignant les premières lettres des noms à analyser, sans quoi la recherche peut être longue sur une base de données conséquente.

4.6.4 Création de doublons

4.6.4.1 Doublonnage manuel

Une fois la recherche réalisée, vous pouvez fusionner deux personnes, à l'aide de la fonction 'Glisser/Déposer' de la grille : Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé sur une personne, faites glisser le curseur de la souris sur la personne destination, puis relâchez le bouton de la souris.



Les deux personnes ainsi fusionnées vont alors être notifiées comme doublons, et seront ratachées à une identité unique. (Cette identité unique est copiée de la personne destination lors de la fusion.)

Vous pouvez bien entendu fusionner autant de personnes que nécessaire sur une identité doublon.

4.6.4.2 Doublonnage automatique

Pour éviter le travail fastidieux du doublonnage manuel, une fonctionnalité de doublonnage automatique vous est proposé dans le menu contextuel de la grille de recherche des doublons.

Elle permet de fusionner automatiquement les personnes affichées dans la liste des résultats de recherche en se basant sur des critères de regroupement identiques aux critères de ressemblance utilisés pour la recherche des doublons.

Une fênetre d'information s'ouvre pour vous indiquer la progression du travail en cours.
Attention : Cette procédure est lente ! Pensez à la lancer sur des petites listes de résultats sur des heures de travail creuses !

4.6.5 Suppression de doublons

Toujours dans l'onglet 'Gestion des doublons', utilisez le formulaire 'Voir les personnes "fusionnées"', pour retrouver l'ensemble des personnes qui ont fait l'objet d'une fusion.

En appelant le menu contextuel (clic droit) sur une personne fusionnée, vous avez la possibilité de supprimer son lien avec l'identité doublon, et la rendre ainsi à nouveau indépendante.

A noter que lors de la suppression de doublons, il est normal qu'une seule personne puisse être liée à une identité doublon. Si l'identité doublon n'a plus lieu d'exister, la 'dé-fusion' de la dernière personne présente dans les liens, permettra de supprimer l'identité doublon.

4.6.6 Affichage et exploitation des doublons

4.6.6.1 Affichage

Dans le logiciel, lors de visualisation de listes de tiers transversales à un centre de comptabilité, les personnes fusionnées n'apparaissent plus 'séparemment' mais sont regroupées sous leur identité doublon, coloréeen vert dans la liste. Un simple clic sur le bouton '+' en début de ligne permet de visualiser les différentes personnes liées entre elles.

4.6.6.2 Modification et répercutions manuelles

Dans le cas ou les automatismes de répercution de mise à jour d'une personne doublonnée, il est possible de forcer la copie des informations d'adresses depuis une personne fusionnée vers l'identité doublon, en appelant le menu contextuel de la grille (clic droit) sur la personne fusionnée.

Inversement, il est également possible de copier les informations d'adresses de l'identité doublon vers les personne liées entre elles par ce doublon.

4.6.6.3 Modification et répercutions automatiques

Lorsque les options d'automatisation de gestion des doublons sont activées, les modifications apportées à une personne sont alors répercutées sur les autres personnes liées selon le schéma suivants :

- Modification d'une personne d'entête dans le carnet d'adresses → Répercution des les autres personnes liées à la personne d'entête → Répercution des modifications dans chaque dossier en lien avec les personnes doublons

- Modification d'une personne dans un dossier → Répercution sur la personne d'entête dans le carnet d'adresses → Répercution des les autres personnes liées à la personne d'entête → Répercution des modifications dans chaque dossier en lien avec les personnes doublons

- Modification d'une personne dans un dossier pris en local → Répercution sur la personne d'entête dans le carnet d'adresses lors du retour du dossier, si la date de modification en local > à la dernière date de modification sur le serveur → Répercution des les autres personnes liées à la personne d'entête → Répercution des modifications dans chaque dossier en lien avec les personnes doublons

- Modification d'une personne dans un dossier sur le serveur → Répercution sur la personne d'entête dans les dossiers locaux remontés sur le serveur, si la date de modification sur le serveur > à la dernière date de modification sur le dossier locale → Répercution des les autres personnes liées à la personne d'entête → Répercution des modifications dans chaque dossier en lien avec les personnes doublons

A noter qu'il n'est pas permis de modifier directement une personne doublon depuis le carnet d'adresse. Pour modifier une personne doublonnée, modifiez directement la personne d'entête.s

4.6.7 Gestion des doublons depuis la fiche Tiers

Attention! Fonctionnalité active uniquement pour les utilisateurs à profi départemental.

La fiche 'Tiers' d'un dossier permet de gérer les tiers présents dans une Cuma.
Un bouton présent sur le champ 'Nom' de la liste des tiers, permet d'afficher un écran de recherche de personnes dans l'intégralité des tiers du centre de comptabilité.

Cette écran vous permet donc de contrôler si un tiers d'une Cuma, n'a pas une identité équivalente dans un autre dossier.

Dans l'exemple ci dessus, et ci dessous, on a visualiser que notre tiers de notre dossier TEST7, est similaire à deux personnes déja fusionnées sur les dossiers TEST5 et TEST6.

A l'aide des boutons en bas de l'écran, vous pouvez alors :
- 1 : Copier les informations d'adresses de la personne sélectionnée dans la liste dans le tiers de votre dossier. (Si les deux personnes ont les mêmes coordonnées mais ne correspondent pas à une même identité)
- 2 : Lier le tiers du dossier à la personne sélectionnée dans la liste. Cette opération créera une identité doublon copiée de la personne sélectionnée dans la liste, auxquelles seront rattachés le tiers du dossier et la personne sélectionnée dans la liste.

Si vous êtes en mode insertion dans la grille des tiers, vous pouvez également faire appels à ces fonctionnalités.
Lors de la création d'un nouveau Tiers, saisissez le nom (ou les première lettres du nom), puis cliquez sur le bouton dans le champ 'Nom'.

L'écran de recherche de personnes s'ouvre, et vous pouvez contrôler si une personne existe déja pour la même identité que le tiers que vous souhaitez ajouter.

Vous avez dans ce cas deux possibilités :
- 1 : Copier les informations d'adresses de la personne sélectionnée dans la liste dans le tiers de votre dossier. (Si les deux personnes ont les mêmes coordonnées mais ne correspondent pas à une même identité)
- 2 : Créer un tiers (dans votre dossier) doublon de la personne sélectionnée. Cette opération créera une identité doublon copiée de la personne sélectionnée dans la liste, auxquelles seront rattachés le tiers du dossier et la personne sélectionnée dans la liste.

N.B. : Dans le cas des créations de nouveau tiers, et le cas de création de doublon, la fusion nouvellement crée ne sera visible dans l'écran de recherce de personne seulement après sauvegarde des modifications dans la fiche Tiers

4.6.8 Gestion des doublons dans l'infocentre

Lors de l'exploitation de résultat d'infocentre retournant des enregistrements de personnes, les résultats bruts affichent l'ensemble des personnes doublonnées.

Pour 'nettoyer' les résultats et ne pas voir les personnes doublonnées, utilisez la fonctionnalités 'Nettoyer les doublons' accessibles dans la barre de boutons à droite de la grille de résultats de l'infocentre