8.4 - Facturation directe

Manuel NeoCuma

8.4 - Facturation directe

Il s'agit d'une fiche de facturation « par adhérent », ou client, permettant de créer des factures et de les imprimer et valider dans le même écran.

Ceci concerne :
- La facturation de consommables dont le prix est définitif
- L'appel d'acomptes
- La facturation à un client, ou, pour une reprise de matériel, à un fournisseur.

Pour les activités aux adhérents, on suivra plutôt le cheminement classique : « bons de travaux - tarifs - générer les factures », afin d'avoir un prix unique pour tous en fin d'exercice.

On peur cependant utiliser cette fiche pour faire une saisie de bons de travaux par adhérents, que l'on enregistre sans créer les factures.
Ceux-ci suivront alors le même traitement que les BT saisis en « Saisie des bons de travaux » : tarifs, puis facturation en fin d'exercice.

8.4.1 Onglet "Créer des factures"

Sélection de l'adhérent ou client (partie gauche de l'écran)

Si dans la fiche Cuma l'option « chargement automatique des tiers » est activée, vos adhérents et clients sont dans la grille de gauche. Il suffit de se positionner dessus.
Sinon, pour les plus grosses entreprises, saisissez son code, ou quelques lettres du début de son nom, puis cliquez « charger ». Les adhérents correspondants apparaissent dans la grille.
Dans l'exemple, tous les adhérents commençant par un 'B' sont affichés.

Cette option, évitant le téléchargement de tous les adhérents et la recherche pénible, est à activer lorsqu'il y a plus de 100 adhérents.

Création de nouveaux adhérents ou clients

Le bouton « nouveau tiers » crée une ligne vide : Entrez alors les informations principales dans le cadre haut droit.
Vous devez définir en premier sa catégorie, ce qui créera son code automatiquement (non modifiable ici)
Vous pouvez l'enregistrer immédiatement, mais il le sera automatiquement si vous validez cette facture.
Vous pouvez également compléter les infos d'un adhérent ici, et les enregistrer.

Client divers

Pour une facturation à un tiers que vous ne voulez pas ajouter à votre liste de client, utilisez le « Client divers » (code CDIV) ou le « fournisseur divers » (code FDIV).
Vous pourrez alors saisir son nom et son adresse dans le haut de l'écran. Ils seront imprimés en entête de facture, mais ils ne seront pas sauvegardés dans la fiche tiers.

Corps de la facture

Saisissez d'abord la date en haut de la grille.
Puis, avec le bouton choix d'activité, ouvrez la fenêtre des activités et cochez les éléments à facturer.

Ils sont ensuite recopiés dans la grille.
Les 4 colonnes de quantité apparaissent, même si pour ces activités, vous n'utilisez que l'unité 1.
Notez que les entêtes de colonne se mettent à jour à chaque changement de ligne pour vous indiquer les unités.

Tarif
La colonne tarif n'est modifiable que pour les articles. Le prix présenté provient comme pour les activités de la fiche « articles », mais vous pouvez le personnaliser sur chaque ligne.
Pour les activités, le tarif est le dernier connu, souvent de N-1. Il n'est pas modifiable. C'est l'étape finale, « fixer les tarifs », qui le fera si vous n'émettez pas la facture ici.

Après la saisie, vous pouvez :

- Enregistrer les bons
(Bouton sauvegarder). Vous les retrouverez alors dans « générer les factures »

- Imprimer une facture proforma
Ce devis peut ensuite ne pas être sauvegardé.

- Annuler la facture en cours
Les B.T. seront supprimés, ainsi que le tiers s'il a été créé dans cette fiche.

- Créer et sauvegarder la facture
Les options sont les mêmes que pour les factures générées en lot dans « générer les factures » :
- La date de facture : par défaut, la fin de l'exercice
- La date limite de règlement : par défaut, deux mois après la facture. Elle peut servir ultérieurement au calcul d'agios.
- Le taux d'escompte, et la date limite pour déduction d'un escompte. Ceci sera imprimé sur la facture.
- Une coche pour déduire les acomptes facturés dans l'année. Dans ce cas, les éventuels acomptes de l'année viendront en déduction dans le bas de la facture.
- Les messages. Le logiciel propose deux emplacements : au dessus du bandeau haut, et sous les totaux (voir exemple). Vous pouvez sauvegarder vos messages, pour les reproduire plus rapidement lors de la prochaine facturation. Utilisez pour ceci les deux boutons latéraux aux zones de message, et donnez leur un nom reconnaissable.

La facture est alors enregistrée, et la pièce comptable est créée.
Vous la retrouverez ultérieurement dans le second onglet de « générer les factures », et pourrez l'imprimer.

- Créer la facture et l'imprimer
Même principe que ci-dessus, suivi de l'mpression immédiate.
Avant de cliquer ce bouton, n'oubliez pas de renseigner toutes les cases du cadre bas : escompte, coche acompte, coche papier blanc, date... car la facture ne peut être ici imprimée q'une fois (mais on peut la retrouver dans le second onglet de « générer les factures »).

8.4.2 : Onglet « Voir les bons de travaux de l'exercice »

Cette page présente les Bons saisis dans cet écran (pour avoir une synthèse de tous les bons, saisis en facturation directe ou en B.T., utilisez les éditions).
La grille peut être filtrée sur la dernière colonne, pour ne voir que les bons facturés ou non. Vous pouvez également réorganiser les groupes différemment.

8.4.3 : Onglet « Voir les factures validées»

Cette page présente les factures de l'exercice.
Vous pouvez choisir de les voir toutes, ou par écran d'origine : «bons de travaux » ou « facturation directe ».
Chaque facture peut être réimprimée, avec éventuellement la mention DUPLICATA. Vous pouvez également en obtenir des listes.

Bouton recharger l'adresse :
Le nom et l'adresse de l'adhérent sont stockés dans chaque facture, permettant de la réimprimer si besoin plusieurs années après.
Mais, par exemple, si celle-ci était erronée à la création de la facture, et que vous l'avez corrigée dans la fiche tiers, vous devez utiliser ce bouton pour mettre la facture à jour avant de la réimprimer.