9.3 - Factures d'appel

Manuel NeoCuma

9.3 - Factures d'appel

Cette page permet simplement de composer les appels, les imprimer, et les valider en comptabilité.

Préalable
Vous devez donc avoir déclaré des souscriptions ou des remboursements dans l'une des deux pages précédentes

9.3.1 Onglet 1 : Générer les appels

- A gauche, vos adhérents, tous sélectionnés. Vous pouvez décocher, et n'en cocher que quelques uns.

- A droite, vos bases de souscription : de même, vous pouvez cocher et décocher

- En bas :
Les dates limites des souscriptions à reprendre : par défaut, c'est l'exercice qui est proposé,
mais vous pouvez par exemple porter la date début plus en amont, pour appeler des souscriptions qui n'auraient pas été appelées dans l'exercice précédent.

- La date de facture : par défaut, la fin de l'exercice
La date limite de règlement : par défaut, deux mois après la facture. Elle peut servir ultérieurement au calcul d'agios.

- Les messages :
le logiciel propose deux emplacements : au dessus du bandeau haut, et sous les totaux (voir exemple).
Ces messages seront reproduis sur tous les appels. Vous avez aussi la possibilité d'un message personnalisé dans la page suivante.
Vous pouvez sauvegarder vos messages, pour les reproduire plus rapidement lors de la prochaine facturation. Utilisez pour ceci les deux boutons latéraux aux zones de message, et donnez leur un nom reconnaissable.

- Le bouton « Générer les appels » :
Après quelques instants de travail, NéoCuma vous montre les factures provisoires (non validées), en page 2.

9.3.2 Onglet 2 : Nouveaux appels

A gauche, la liste des appels, à droite le contenu de chacun d'eux.
Vous pouvez, en vous positionnant sur un appel, ajouter un message personnalisé pour cette pièce uniquement : Saisissez le dans le bandeau correspondant.

Les boutons vous proposent :

- D'abandonner : Dans ce cas, le traitement n'est pas préservé, et vous revenez à la première page. Il en est de même si vous changez de page en cliquant sur les onglets hauts : Les nouveaux appels seront effacés.

- D'enregistrer. Cette étape crée les appels définitifs que vous retrouverez en onglet 3, et les passe en comptabilité.

Vous retrouverez ces pièces en comptabilité, dans votre journal des ventes. Elles n'y sont pas modifiables (considérées comme closes).
Cependant, l'écran « consultations » permet de modifier un compte ou un libellé.

Vous retrouverez également ce mouvement d'appel dans la page « historique ».
Après validation, le logiciel se positionne en onglet 3, afin que vous puissiez imprimer vos appels définitifs.

- D'imprimer un ou tous les appels. Ils porteront alors la mention « PROFORMA ».
Vous pouvez choisir au préalable d'imprimer sur papier blanc ou préimprimé. Dans ce dernier cas, vous devez utiliser les factures fournies par votre FDCUMA.

- D'imprimer la liste des appels. Cette liste, portant également la mention « PROFORMA » est pratique pour vérifier votre travail avant de valider les appels.

9.3.3 Onglet 3 : Appels validées

Vous retrouvez ici avec la même présentation tous vos appels de l'année.
Cette fois, les éditions seront définitives (sans mention PROFORMA).
Vous pouvez cocher « DUPLICATA » pour rééditer un appel.
Les boutons « Liste » vous proposent :
- tous les appels de l'année,
- tous les appels d'une date (une série) : Positionnez vous alors sur une facture de cette série avant de cliquer « liste par date ».
De même pour les boutons « imprimer un appel » ou « imprimer une date ».