5.1 - Fiche CUMA

Manuel NeoCuma

5.1 - Fiche CUMA

Elle rassemble les informations générales de la CUMA (coordonnées, options, administraeurs) réparties en différents onglets.

Certaines ne peuvent être saisies que par un choix en liste (zones géo et administrative, bassin..). Ces listes de références ont été préparées pas votre fédération, à des fins de traitement divers : subventions, statistiques, etc. (Voir chapitre 4.2 Références)

5.1.1 L'onglet "Identité"

Renseignez ici les coordonnées principales de la CUMA.

5.1.2 L'onglet "Adresse"

Dans le premier onglet "Identité" se trouve le siège social, adresse qui est reprise sur les éditions de listes et les éditions comptables de la Cuma.
Or ce siège est souvent une adresse théorique (mairie..) non utilisée pour la communication.
Dans le second onglet se trouve donc l'adresse qui sera portée en tête des factures, indiquant à vos adhérents où envoyer leurs réglements.

Les boutons vous permettent, dans cet onglet, de recopier l'adresse du siège social, ou d'un des responsables de la Cuma.

5.1.3 L'onglet "Compléments"

Le logo : Cette image sera imprimée en entête de chaque édition. Vous pouvez la changer en chargeant avec le petit bouton un fichier image représentant le logo de votre entreprise. Lorsqu'aucune image n'est chargée, c'est un logo "Néocuma" qui est utilisé. Vous pouvez ainsi adapter vos documents de communication (factures, relevés de compte...) à votre entreprise.

5.1.4 L'onglet "Gestion"

En option :

- La TVA peut être sur débit (déclarable au moment de la facturation), ou sur encaissement (déclarable au moment du règlement). Ceci dépend de vos options fiscales.

- Les dernières dates de synthèse TVA et CS :
Elle sont mises à jour par les traitements périodiques correspondants (voir comptabilité / traitements périodiques). Elles peuvent être modifiées, et ne sont qu'indicatives. Elles ne bloquent pas les traitements.

- L’option "Tiers non associés" : Si cochée, la fiche tiers comportera un onglet "clients", pour les déclarer et les rendre accessibles en compta et facturation. Un client divers, de code CDIV sera créé. Voir aussi la facturation, passage en compta des factures : Les ventes aux clients sont inscrites sur des comptes différents.

- L'option "Chargement automatique des tiers" : Si cochée, la liste des tiers sera automatiquement chargée lors de l'ouverture de la fiche Cuma, sinon l'utilisateur est invité à saisir les premières lettres du nom des tiers à afficher. Ce fonctionnement est adapté pour des dossiers disposant d'un trés grand nombre de tiers, et lorsque l'ouverture de la fiche des tiers s'en trouve trop ralentie.

- L'option "Secteurs d'activités indépendants de la base de réf" : si cochée, permet de définir les types d'activités du dossier, dans un onglet spécifique dans la fiche activité. Sinon les types d'activités proposées seront celles définies dans la base de références. Ce fonctionnement est essentiellement destiné à typer les activités pour les structures non Cuma, désireuse d'utiliser le module de suivi des temps salariés des centres de comptabilités. (Voir 5.4 - Activités).

- L'option CERFA déclaration TVA : Permet de spécifier le document Cerfa TVA par défaut, utilisé pour les déclarations TVA du dossier. (Voir 7.6 - Traitements périodiques)

- Répartition des intérêts d’emprunt : Si cochée, les charges des emprunts (intérêts, assurances et frais) seront réparties sur les activités qui leur sont attribuées dans la fiche emprunt (lors de l’enregistrement comptable automatique d’une annuité) Sinon, vous pouvez choisir, comme ici, une activité destinatrice, que vous devez au préalable déclarer dans les postes analytiques (fiche activité). Dans ce cas, ces charges y seront affectées, et vous les répartirez en fin d’exercice selon votre méthode dans la fiche « Fixer les tarifs ».

- Options de facturation des temps de ChronoCuma : (uniquement pour les utilisateurs de ce logiciel). Les temps des salariés sont détaillés selon leur nature dans les interventions de ChronoCuma. Lors de la validation de ces interventions, le logiciel génère des bons de travaux.
Ces options permettent de savoir à qui sont affectés ces BT :
- Dans les frais généraux de la Cuma
- Aux adhérents destinataires des travaux
- Au matériel, pour les temps d’entretien
- Ou ignorés Dans ce dernier cas, le coût horaire du salarié sera plus important, et donc l’ensemble des utilisateurs se répartiront ces « temps perdus ».

5.1.5 L'onglet "Fiscal"

Les informations saisies dans cet onglet, permettent essentiellement de piloter et d'alimenter les entêtes des documents CERFA (CA03, BCA12,...) et le télétransfert des déclarations TVA.

5.1.6 L'onget "Administrateur"

La premier onglet de droite présente les administrateurs de la CUMA

- Le bouton '-' permet de supprimer une personne du conseil d'administration.
- Le bouton '+' ouvre une fenêtre avec toutes les personnes répertoriées dans la fiche tiers :
adhérents et leurs associés, salariés et autres (sauf les fournisseurs).
Le double clic sur cette liste ajoute la personne au conseil.
Il reste alors à définir sa fonction après fermeture de cette fenêtre, dans la première colonne de la grille.

Seule la première colonne est modifiable. Les autres ne le sont que dans leur fiche d'origine (voir fiche Tiers).

Les fonctions des administrateurs

Vous devez choisir dans la liste préparée à un niveau inter-régional.
Parfois certaines fonctions ne sont pas "statutaires" (commissaire au compte, correspondant TVA). Elles permettent simplement à la FDCUMA de mémoriser les noms et coordonnées de ces personnes.
Les non-adhérents doivent avoir été déclarées dans la fiche « Tiers », dans le groupe « autre », pour être visibles ici et ajoutés au conseil.

5.1.7 L'onglet "Intervenants"

Second onglet à droite.
Il s'agit de la liste de personnes autorisées à accéder au logiciel et à votre dossier Néocuma: Les salarié, responsables, des adhérents...

Ajouter un intervenant
Dans cette fenêtre, vous pouvez soit ajouter un compte d'intervenant pour un des tiers de votre CUMA, ou bien créer un compte 'invité'.
Chaque intervenant est identifié par son adresse e.mail (login), en principe unique au monde.
Pour ajouter un intervenant cliquez sur le bouton

Le profil d'intervenants
Trois profils existent au niveau d'une Cuma:
- Le responsable, nommé ici trésorier, aura tous les droits sur le dossier.
- Le salarié accédera à la saisie de ses intervention, et aux éditions le concernant,
- L'adhérent pourra consulter les données le concernant (éditions), mais ne pourra rien modifier.


5.1.8 L'onglet "Indemnités"

Ce dernier onglet permet de fixer les tarifs kilométriques et repas par période.
Le tarif kms sera utilisé dans la fiche de frais des salariés.
Le tarif repas n'est pas utilisé dans cette version.

5.1.9 L'onglet "Partenariats"

Cet onglet permet de définir les partenariats que la CUMA réalise avec d'autres structure dans le cadre des ses activités.
Ces fonctionnalités ne sont pour le moment utilisées que pour piloter les fonctionnalités InterCuma du module ChronoCuma.

En cochant les structures partenaires, vous les autoriser à référencer dans leur outil de suivi des temps de ChronoCuma, vos activités, matériels et adhérents.
Si vous souhaitez utilisez des élements d'une autre structure, il faut impérativement cocher votre Cuma dans cet écran depuis le dossier NeoCuma de cette autre structure.

Par défaut, uniquement les Cuma du département du dossier concerné sont affichées, mais il est néanmoins possible de réaliser des partenariats inter-départementaux. Contacter un administrateur sytème pour réaliser cette opération.

5.1.10 L'onglet "Comptes bancaires"

Cet onglet permet de définir les informations des comptes bancaires de la Cuma.
Il est possible de vérifier la corrélation des informations saisies sur une ligne de compte bancaire en cliquant sur la coche verte dans la dernière colonne.
Cochez la colonne « défault » pour le compte qui sera imprimé en entête des factures de votre Cuma.

5.1.11 Onglet observations

Il permet de noter des observations générales sur la Cuma.
Les champs personnalisés pouront être utilisés dans les recherches de l'Infocentre:
Par exemple, vous décidez que le champ 1 stockera l'information « la cuma a t'elle mis à jour ses statuts ? » (oui/non).
Vous pourrez ensuite, dans l'infocentre, imprimer la liste de toutes les Cuma à jour ou pas...