7.4 - Pointage

Manuel NeoCuma

7.4 - Pointage

Deux fonctions principales répondent au besoin de pointer les factures, d'achat ou de vente, avec leur règlement :
- La touche F3, en saisie comptable, permet d'appeler une ou plusieurs lignes non réglées pour générer un règlement,
- L'écran pointage, qui permet de compléter ce travail : affecter un acompte à des factures, une facture à un avoir ou un remboursement de capital... Il permet aussi de « dépointer ».

Vocabulaire :

Le lettrage, à l'origine, permet d'identifier avec des « lettres » deux lignes, débit et crédit, se correspondant pour un tiers : souvent la facture et le règlement.
NéoCuma élargit cette fonction, puisque ici une facture peut avoir plusieurs règlements, de même qu'un règlement peut englober plusieurs factures même partiellement.
On peut également pointer une facture avec un avoir, ou tout autre mouvement pourvu que le tiers soit le même.
Le pointage est l'action d'identifier une facture réglée par la touche F3 en saisie bancaire.

Objectif :

L'objectif est de permettre au logiciel de savoir quand une facture est réglée, partiellement ou totalement.
Il se sert de cette information dans deux domaines :
- L'état des dettes et créances, document indispensable en fin d'exercice. En cours d'exercice, vous pourrez obtenir de Néocuma des lettres de relance et relevés de compte automatiques.
- La déclaration de TVA, lorsque vous utilisez l'option « TVA sur encaissement » : Le logiciel vous aidera à préparer cette déclaration, à partir des encaissements et des factures correspondantes. Il passera lui-même les OD de régularisation, et de synthèse de la TVA déclarée.
Un troisième domaine sera, dans une version future, des tableaux de trésorerie prévisionnels.


Observations :

Le logiciel ne passe plus d'OD de régularisations automatiques, pour la TVA ou le capital social, au moment du lettrage.
Ceci est trop complexe à maîtriser lors des corrections de pièce comptable.
Il le fera, sur votre demande expresse, en fin de période TVA ou en fin d'exercice, et générera alors une seule OD, claire et facile à vérifier.

7.4.1 Le pointage en saisie comptable : La touche F3

Vous l'utiliserez surtout en saisie de journal de banque, puisque c'est là que vous constatez les règlements.
Mais vous pouvez tout aussi bien l'appeler depuis un autre journal.

La touche F3 provoque l'affichage d'une fenêtre présentant toutes les lignes des tiers non complètement réglées : vous y choisissez une ligne, double-cliquez et validez. Ceci génère votre ligne en cours de saisie, et le logiciel établit automatiquement le lettrage.


7.4.1.1 Présélection
Si vous faites F3 sur une nouvelle ligne, vous voyez apparaître toutes les lignes de tiers non déjà pointées.
Si vous saisissez un compte avant F3, 4010000 par exemple, vous ne voyez que les lignes de ce compte, en l'occurrence les fournisseurs.
Si vous saisissez un tiers, seules les lignes de ce tiers apparaissent.
Il est souvent plus simple de saisir les codes avant F3, que de devoir chercher dans une grande liste de dettes et créances


7.4.1.2 Dans la fenêtre des dettes et créances

- Vous disposez des mêmes fonctions que dans toutes les grilles : filtrer, classer, grouper les lignes, pour trouver vos tiers (voir manipulations générales).
- Après avoir choisi une ligne, un simple double-clic copie le montant disponible, débit ou crédit, dans l'une des deux dernières colonnes, montant choisi.
- Vous pouvez modifier cette somme ici, si le montant du règlement n'est que partiel.
Les autres colonnes ne sont pas modifiables.
- Cliquez sur valider pour ramener cette somme dans la ligne comptable.

Touches rapides: Vous pouvez éviter le double clic de la souris si vous ne choisissez qu'une ligne: Descendez sur votre choix avec les flèches, puis faites F6

7.4.1.3 Modification
Lorsque vous voulez modifier un montant d'une ligne comptable obtenue par pointage, il est obligatoire de refaire F3 : Le logiciel vous présente la grille avec le « montant choisi » précédemment : vous pouvez le supprimer, choisir une autre ligne...
Pour défaire le pointage d'une ligne, vous devez la supprimer et la ressaisir sans F3, ou, plus simplement, passer par l'écran pointage.

7.4.1.4 Changement de tiers
Vous ne pouvez pas changer le code tiers d'une ligne pointée. Il faut la supprimer, et en recréer une.

7.4.1.5 Pointages multiples
Il est possible de choisir plusieurs lignes, même de sens différent. Par exemple, un règlement de 700 € pourra solder une facture de 1000 € et un acompte de 300 €.
Il vous suffit de double cliquer sur chacune des lignes concernées.

7.4.1.6 Factures, avoirs et acomptes...
Vous pouvez aussi prendre en compte des avoirs, des remboursements de capital social...
Si des comptes différents sont pointés pour un même tiers, 453 et 456 par exemple, Néocuma devra générer une ligne pour chaque compte, afin que la comptabilité soit correcte.


7.4.1.7 Saisie d'une remise de chèques
De la même manière, lorsque vous devez enregistrer une remise de chèque :
- Appelez F3 depuis une nouvelle ligne vide,
- Cliquez sur chacune des factures réglées dans cette remise, et validez.
Le logiciel génère une ligne pour chacun de vos adhérents... il ne reste qu'à faire « fin de pièce ».
Dans l'image ci-dessus, plusieurs factures de plusieurs tiers sont sélectionnées.


7.4.1.8 Gestion des petites différences
Lorsque la différence entre le règlement et la facture d'origine est de moins de 6%, le logiciel soupçonne soit un arrondi sur le chèque, soit un escompte déduit.
Il vous propose alors de d'infirmer ou de confirmer :

- Dans le premier cas, le solde restera en attente de lettrage.
- Dans le second, le logiciel soldera le tiers du montant exact de la facture, et ajoutera une ligne de « perte ou profit sur opération de gestion » pour équilibrer le montant bancaire.
- Dans le troisième cas, la ligne ajoutée sera sur un compte d'escompte accordé ou d'escompte reçu. Notons que dans ce dernier cas, il n'y a pas de TVA gérée sur les escomptes. Vos factures doivent donc porter la mention « escompte net de TVA ».

7.4.2 L'écran Lettrage

Cet écran permet d'agir sur les lettrages de factures et de leurs règlements.
Normalement, l'essentiel des lettrages est fait en saisie bancaire par la touche F3. Mais il peut y avoir des erreurs d'affectation, et ce n'est pas toujours possible :
- Lorsqu'un avoir solde une facture
- Quand un acompte a été saisi avant la facture

Il permet ainsi d'affecter une facture à un avoir, ou à une ligne quelconque passée en OD sur un tiers.
Il présente les mouvements de tiers non lettrés dans une grille.

7.4.2.1 Présentation des données dans la grille

Avec les onglets du haut d'écran, choisissez les mouvements des tiers à voir :

- Mouvements non soldés :
Présentation par défaut : Seuls apparaissent les lignes de tiers non complètement lettrées, de l'exercice ou antérieures. C'est la présentation de travail pour faire du lettrage.

- Mouvements sur l'exercice
Ici apparaissent comme ci-dessus toutes les lignes non lettrées, plus celles de l'exercice qui sont déjà lettrées.
Ceci permet de revoir et de corriger des lettrages de l'année.

- Voir tous les mouvements
Ici sont présentées toutes les lignes de tiers depuis le début de l'usage de NéoCuma. Ceci permet des recherches historiques.

Selon la taille de votre écran, vous pouvez ajuster la visibilité dans la grille :

- Avec les cases à cocher du haut d'écran, rendez visibles ou invisibles les colonnes selon vos habitudes : par défaut, le nom du tiers n'est pas coché, car souvent identique au libellé.

-Vous pouvez grouper par compte, tiers, ou compte et tiers en glissant les entêtes de colonne vers le haut (vous pouvez aussi inverser compte et tiers)

Les montants

Les grilles présentent pour chaque ligne la somme d'origine (le total de la facture ou du règlement), et la somme disponible (qui n'a pas encore été pointée).

7.4.2.2 Affectation

- Pour affecter, il suffit de glisser avec la souris une ligne débitrice sur une ligne créditrice, ou inversement.
Un petit « + » apparaît alors en début de ligne :
Le clic sur ce plus ouvre la liste des lettrages déjà établis pour la ligne en cours : Vous voyez à quelle pièce (date, référence...) correspond ce mouvement. Si les sommes correspondent, et si vous êtes sur le premier onglet, les deux lignes pointées disparaissent de la grille.

- Affectation partielle
Si les deux montants ne correspondent pas (un règlement partiel ou un règlement pour plusieurs factures), NéoCuma retient le plus petit. Dans ce cas, seule la ligne du petit montant disparaît. L'autre voit son montant disponible réduit.

- Sélection des mouvements et suppression d'un lettrage
Si vous choisissez l'onglet « Tous les mouvements » même les lignes à montant disponible à zéro apparaissent.
Utilisez cette possibilité pour faire des recherches, des corrections...
Vous pouvez alors, avec le petit « + », revoir leur correspondance et la supprimer avec le clic droit si besoin.
Bien entendu, seule la correspondance disparaît, pour chacune des deux lignes concernées. Les lignes comptables restent intactes.


- Pointage automatique
Ces boutons recherchent pour vous les lignes pouvant se correspondre : tiers et montant, et réalisent le lettrage avec ou sans confirmation pour chacune d'elle.


- Comptes ou tiers différents
Si vous lettrez des mouvements d'un même tiers mais de comptes différents (par exemple une facture 453 et un remboursement de capital social 456, ceci ne soldera pas les comptes.
Par conséquent, il vous faut passer une OD de compensation qui solde le premier compte par le second, et réaliser ici ensuite le lettrage des 2 paires de lignes.

De même, NéoCuma refuse le pointage entre tiers différents (cas des successions par exemple). Vous devez d'abord faire une OD de transfert de la dette ou créance entre les tiers, et revenir faire les deux pointages.


7.4.2.3 Autres traitements (accessibles par le clic droit). Vous pouvez :

- Considérer une ligne comme lettrée (clic droit sur une ligne principale): Même sans correspondance, elle sera désormais ignorée des écrans de lettrage et pointage en compta. Attention, lors de votre synthèse TVA, si cette pièce contient de la TVA en attente d'encaissement, elle deviendra déclarable (voir ci dessous).

- Supprimer une ligne (et sa pièce) (clic droit sur une ligne principale): Cette fonction n'est possible que sur les lignes antérieures à l'usage de NéoCuma (importées de Olimpya) pour corriger des anomalies dans cet ancien logiciel. Elle supprime la ligne de tiers, mais aussi toute la pièce correspondante, y compris d'éventuelles lignes de TVA en attente.

- Inhiber ou réinitialiser les traitements TVA et capital social
(clic droit sur une ligne détail, ouverte par le petit '+')
Ce menu vous propose, outre la suppression d'un lettrage déjà cité plus haut, de cocher ou décocher le fait que ce pointage ait été pris en compte pour une synthèse TVA ou capital social. Ainsi, vous pouvez demander au logiciel d'ignorer un encaissement pour cette synthèse, ou au contraire de le prendre en compte.

Ceci a pour but de pallier aux erreurs connues du précédent logiciel.