Manuel NeoCuma

5.2 - Tiers

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Manuel NeoCuma
  1. Accueil
  2. 1 - Préambule
  3. 2 - Prise en main
    1. 2.1 - Installation de NeoCuma
    2. 2.2 - Identification utilisateur
    3. 2.3 - Permissions accordées aux utilisateurs
    4. 2.4 - Menus et navigation dans le logiciel
    5. 2.5 - Mises à jour
    6. 2.6 - Mémos
    7. 2.7 - Editions et synthèses
    8. 2.8 - Fiche 'Exploiter'
    9. 2.10 - NeoCuma Web
  4. 3 - Espace utilisateur
    1. 3.1 - Mon compte NeoCuma
    2. 3.3 - ChronoFD
      1. 3.3.1 - Paramétrage général
      2. 3.3.2 - Saisie des temps
      3. 3.3.3 - Responsables ChronoFD
      4. 3.3.4 - Gestion des compteurs de temps
      5. 3.3.5 - Editions et exploitation
  5. 4 - Centre de comptabilité
    1. 4.1 - Administration
      1. 4.1.1 - Gestion du centre de comptabilité
      2. 4.1.2 - Gestion des dossiers
      3. 4.1.3 - Correspondances des références
      4. 4.1.4 - Importation de dossier Olimpya
      5. 4.1.5 - Reprise de dossier Olimpya
    2. 4.2 - Transferts en local / Mode décentralisé
    3. 4.3 - Références
    4. 4.4 - Carnet d'adresses
    5. 4.5 - Infocentre
      1. 4.5.1 - Méthode de requêtage
      2. 4.5.2 - Exploitation des résultats
    6. 4.6 - Gestion des doublons
    7. 4.7 - Vie des Cuma
      1. 4.7.1 - Présentation générale
      2. 4.7.2 - Suivi personnalisé
      3. 4.7.3 - Tâches / Alertes
      4. 4.7.4 - Configuration du suivi personnalisé
      5. 4.7.5 - Exportation / Editions / InfoCentre
    8. 4.8 - Mass Mailing via STMP dédié
      1. 4.8.1 - Contexte d'utilisation
      2. 4.8.2 - Rédaction et envoi d'un message
      3. 4.8.3 - Templates
      4. 4.8.4 - Suivi et optimisation des envois
    9. 4.9 - Archivage de documents
      1. 4.9.1 - Configuration
      2. 4.9.2 - Accès aux fonctionnalités d'archivage
      3. 4.9.3 - Assistant d'archivage
  6. 5 - Tables de bases
    1. 5.1 - Fiche CUMA
    2. 5.2 - Tiers
    3. 5.3 - Matériels
    4. 5.4 - Activités
    5. 5.5 - Elements facturation
    6. 5.6 - Emprunts
  7. 6 - ChronoCuma
    1. 6.1 - Traitement des temps
    2. 6.2 - Préparation des bons de travaux
  8. 7 - Comptabilité
    1. 7.1 - Plans comptables
    2. 7.2 - Saisie comptable
    3. 7.3 - Consultation
    4. 7.4 - Pointage
    5. 7.5 - Immobilisations
    6. 7.6 - Traitements périodiques
    7. 7.7 - Les imports AFB
  9. 8 - Facturation
    1. 8.1 - Bons de travaux
    2. 8.2 - Analytique
    3. 8.3 - Générer les factures
    4. 8.4 - Facturation directe
  10. 9 - Capital social
    1. 9.1 - Souscriptions et historique
    2. 9.2 - Remboursements et Transferts
    3. 9.3 - Factures d'appel
    4. 9.4 - Synthèse
    5. 9.5 - Régularisations comptables
  11. 11 - Outils NeoCuma
    1. 11.1 - Sauvegardes
    2. 11.2 - Rapports d'incident
    3. 11.3 - Recherche de dossier
    4. 11.4 - Assistance à distance
  12. 12 - Annexes
    1. 12.1 - Installation de serveurs MySQL Locaux
    2. 12.2 - Installation de serveurs NeoCuma sur réseau local
    3. 12.3 - Gestion de sauvegardes des centres de comptabilité
  13. Glossaire

5.2 - Tiers

Dans Néocuma, les tiers de la CUMA sont classés en 4 catégories, que vous choisissez en cliquant sur l'onglet correspondant.


5.2.1 Les adhérents

Les informations essentielles au fonctionnement de Néocuma sont le code, le nom et le prénom.
Le code doit être unique dans la liste.
Traditionnellement, on numérote en trois chiffres : 001,002, 003...
Mettez bien les zéros, afin qu'ils restent en ordre.
Mais vous pouvez utiliser des lettres ou un code plus long...
Vous pouvez saisir des informations complémentaires, soit dans la grille, soit dans l'onglet détail sur la droite.
Celles ci seront utiles pour imprimer des étiquettes, des listes avec numéro de téléphone..., et aussi pour les travaux de secrétariat et statistique de votre FDCUMA.
Cliquez sur la première ligne, nouvel enregistrement, pour ajouter un adhérent.


L'onglet Détails

Disparus et inactifs
Un adhérent ne peut pas être supprimé si des informations le concernant sont présentes dans la base (intervention, comptabilité...), car cela fausserait les documents (par exemple synthèse des temps de travaux) et interdirait de rééditer des documents historiques.
Aussi, lorsque qu'un adhérent quitte la cuma, décochez la case « Actif ». Il disparaitra des listes, et des possibilité de saisies nouvelles d'intervention, mais restera dans la catégorie des inactifs.
En ouvrant cette catégorie, vous pouvez à tout moment le réintégrer dans les adhérents.
Il en est de même pour les adhérents décédés (case « disparus »).
Cette distinction vous permettra par exemple de convoquer à une AG tous les adhérents, actifs ou inactifs, mais pas les disparus...

L'onglet Associés

Vous disposez d'un second onglet sur la droite qui permet, pour les GAEC, EARL.., de déclarer les noms et adresses des associés.
Ceci est utile pour composer votre conseil d'administration, envoyer des convocations...etc., et pour les droits à certaines subventions.


L'onglet InterCuma (Fonctionnalités spécifiques ChronoCuma)

L'onglet "InterCuma", permet de rattacher un dossier NeoCuma (autre que le dossier courant) à un tiers du dossier courant.
la liste des dossiers NeoCuma proposé dans la liste déroulante et définie par les différents partenariats InterCuma définis dans l'onglet "Partenariat InterCuma" de la fiche Cuma (voir 5.1 - Fiche Cuma) des dossiers des Cuma partenaires.

Cette affectation, sert principalement lors de l'utilisation du module ChronoCuma :
Elle permet d'une part de pouvoir créer un lien entre les différents dossiers travaillant en InterCuma pour les travaux de gestion et de facturation, et d'autre part de pouvoir définir les activités, matériels, adhérents et articles, que les salariés d'une Cuma ont la possibilité d'utiliser dans les Cuma partenaires.

L'onglet Adresse de facturation

Si l'option "Utiliser cette adresse en entête de facture" est cochée, l'adresse personnelle du tiers ne sera alors plus utilisée pour compléter les factures, mais sera remplacée par l'adresse de facturation renseignée ici.

L'onglet "Comptes bancaires"

Cet onglet permet de définir les informations des comptes bancaires de l'adhérent. Il est possible de vérifier la corrélation des informations saisies sur une ligne de RIB en cliquant sur la coche verte dans la dernière colonne.



L'onglet "Capital social"

Cet onglet permet de visualiser rapidement l'état du capital social des adhérents de la Cuma.

Il permet de consulter les engagements en capital souscrit (prévu), appelé et libéré d'un adhérent.

Fonctions d'épurations

Depuis le menu contextuel (clic droit) de la grille des adhérent, deux fonctions d'épurations des noms de tiers peuvent être lancées :

- Supprimer le points en début de nom
Permet de supprimer automatiquement les '.' placés en début de nom, souvent utilisés dans Olimpya pour différencier certains types de structures

- Détacher les articles de noms
Permet de rechercher les articles dans les noms des tiers, les supprimer du nom du tiers et les placer dans la colonne article, prévue pour recevoir cette information.
Les articles recherchés sont : l', le, la, de la, du, au, aux, d'...

N.B. : Ces fonctionnalités sont également accessibles dans les onglets clients, fournisseurs, salariés et autres personnes, mais leur exécution ne s'applique que sur l'onglet en cours de consultation.


5.2.2 Les Clients

Même fonctionnement que les adhérents.
L'onglet 'Associés' est remplacé par un onglet 'Contact', permettant de définir les différents contact établis chez le client.
Faites commencer le code par la lettre C (client) , afin de les différencier des codes des adhérents: C01, C02.. ou si vous le désirez, des lettres : DUPONT,...


5.2.3 Les Salariés

Même fonctionnement que les adhérents.
Ici, vous ferez commencer le code par une lettre, afin de les différencier des codes des adhérents: S01, S02..
ou si vous le désirez, des lettres : DUPONT,...
Des colonnes et des cases spécifiques apparaissent en bas quand vous choisissez ce groupe.

Onglet Complément salariés

Ces horaires de travail sont indicatifs : ils permettent de piloter et accélérer la saisie des interventions, en proposant en début de ½ journée les heures indiquées ici.
Il n'y a pas de contraintes : ces heures pourront être modifiées sans limite.
Pour accélérer la saisie de ce tableau, saisissez les horaires de base, et cliquez sur « Générer la semaine ».
Adaptez le ensuite.


Onglet Intervenants




5.2.4 Les Fournisseurs

Même fonctionnement que les adhérents.
Comme pour les salariés, vous ferez commencer le code par une lettre, afin de les différencier des codes des adhérents: F01, F02..
ou si vous le désirez, des lettres : FDCUMA, MSA, ...

Leur présence n'est utile que pour la partie comptable du logiciel.
Dans la fiche « matériel », vous pourrez aussi indiquer le fournisseur des matériels.
Cette info peut avoir un intérêt statistique au niveau de votre FDCUMA.

Si votre liste des fournisseurs départementaux est à jour (voir 4.4 - Carnet d'adresses), vous pouvez rattacher les principaux fournisseurs de la Cuma à un membre de cette liste: utilisez pour ceci le bouton à 3 points de la colonne nom.
Cette identification permettra d'obtenir des statistiques de chiffre d'affaire de vos principaux fournisseurs.

Onglet Contacts
Il fonctionne comme la saisie des associés des adhérents.
Vous pouvez mémoriser ici des infos personnelles des membres de ce fournisseurs : Responsable commercial, directeur, magasin.. avec adresse et N° de téléphone.



5.2.5 Les Autres personnes

Même fonctionnement que les adhérents.
Déclarez ici des personnes sans lien avec le dossier, mais que vous voulez déclarer, avec les administrateurs, dans votre liste de correspondants : Commissaire au compte, responsable TVA, etc.


5.2.6 Les Inactifs et disparus

Vous retrouvez ici les personnes que vous avez déclarées inactives ou disparues (voir chapitre adhérents).
Vous pouvez les remettre dans leur catégorie d'origine.
Vous ne pouvez pas insérer d'enregistrement ici.

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