4.2 - Transferts en local / Mode décentralisé

Manuel NeoCuma

4.2 - Transferts en local / Mode décentralisé

Profil concerné : Responsable informatique de FDCUMA, Comptable de FDCUMA ou tout autre profil habilité à utiliser un module fonctionnement en mode décentralisé

Le mode décentralisé permet de faire fonctionner NeoCuma sans connexion Internet, et de tenir la gestion de dossier NeoCuma en local.
L'écran 'Transfert de dossier' accessible depuis le deuxième bloc de menu, permet de gérer les transferts de dossiers entre un serveur NeoCuma distant un un ordinateur.

4.2.1 Prérequis :

Pour activer les fonctionnalités 'locales' de NeoCuma, vous devez obligatoirement installer un serveur de base de données MySQL sur votre ordinateur.
MySQL est un gestionnaire de base de données libre et gratuit.
NeoCuma peut fonctionner avec des serveur MySQL en version 4 ou version 5.

Il existe plusieurs types de distribution de serveur MySQL pour Windows. Nous vous conseillons d'utiliser une des distributions suivantes :

Distribution	Version	Date	Téléchargement	Taille
MySQL Essentials	5.1.48	01 Juillet 2010	MySQL 5.1.48	40Mo

Reportez vous au chapitre '12.1 Installation de serveurs MySQL locaux' pour suivre les procédures d'installation de ces serveurs.

Pour plus d'informations ou l'installation d'autres versions de ces distributions, vous pouvez consultez les sites :
www.phpsources.org/ressources-mysql-php.htm
www.easyphp.org/download.php

A noter : Vous pouvez faire cohabiter NeoCuma, avec un autre logiciel installé sur votre ordinateur et exploitant déja un serveur de base MySQL local.
Les bases de données créees par NeoCuma sur ce serveur seront toutes préfixées par 'neocuma', évitant ainsi tout conflit logiciel.

4.2.2 L'écran 'Transfert de dossier'

Cet écran permet de gérer les transferts de dossiers entre un serveur NeoCuma distant et votre serveur MySQL local.

Dans le panneau de droite, est affiché la liste des dossiers distants sur lesquels vous avez des permissions d'accés.

Dans le panneau de gauche, est affiché la liste des dossiers copiés en local.
Sauf :
- Si vous n'avez pas installé de serveur MySQL local, ou quele serveur MySQL local n'est pas démarré, un message d'erreur vous préviendra

- Si vous venez d'installer un serveur MySQL local, vous devez indiquer à NeoCuma les identifiants de connexion qu'il doit utiliser pourse connecter au serveur local.

Pour MySQL Essential, vous spécifiez vous même le mot de passe lors de l'installation du serveur. (utilisez login : root mot de passe :root pour plus de facilité)
Pour EasyPHP, l'identifiant par défaut est login : root (aucun mot de passe)
Saisissez donc ces identifiants dans la boîte de dialogue correspondante.
Si le serveur MySQL est correctement démarré, et que les identifiants de connexion au serveur ont bien été renseignés, une liste de dossier vide doit apparaître

4.2.3 Transférer un dossier en local

- Sélectionnez les dossiers à transférer, à l'aide des coches présentes dans la liste des dossiers du serveur distant (1).

- Depuis la version 1031, il est possible de sélectionner le type de transfert souhaité :
- Dossier décentralisé : convient pour transférer un dossier vers l'ordinateur d'un comptable décentralisé. Le dossier sera alors bloqué en lecture seule sur la base serveur, jusqu'à sa ré-intégration.
- Facturation décentralisée : convient pour transférer un dossier vers l'ordinateur d'un opérateur de facturation. Le dossier sur le serveur ne sera pas bloqué mais la réintégration du dossier ne traitera uniquement les nouvelles factures générées et les nouveaux tiers correspondants.

- Puis cliquez sur le bouton 'Transférer en local' (2).

- Pour chaque dossier transféré, une fenêtre s'ouvrira pour suivre la progression du transfert (3).

A la fin du transfert les dossiers sont visibles dans la liste des dossiers présents sur le serveur 'local' :

et grisé dans la liste des dossiers du serveur distant :

A noter :
- Vous ne pouvez pas transférer un dossier qui à déja été transféré en local sur un autre poste. Les dossiers déja transférés en local, sont grisés.
- Les dossiers transférés en local, ne seront plus accessibles sur le serveur distant par les autres utilisateurs (et par vous même) qu'en lecture seule.

4.2.4 Rapatrier un dossier local sur le serveur distant

- Sélectionnez les dossiers à transférer, à l'aide des coches présentes dans la liste des dossiers du serveur local (1).

- Puis cliquez sur le bouton 'Transférer sur le serveur' (2).

- Pour chaque dossier transféré, une fenêtre s'ouvrira pour suivre la progression du transfert (3).

A la fin du transfert les dossiers disparaîssent de la liste des dossiers présents sur le serveur 'local' et réapparaissent non grisé dans la liste des dossiers du serveur distant, et peuvent à nouveau être consultés et modifiés par d'autres utilisateurs sur le serveur distant.

4.2.5 Transfert de dossier par fichier de transfert

Les fichiers de transfert permettent de réaliser les mêmes opérations d'export/import de dossiers entre une base serveur et une base locale, dans le cas ou il n'y a pas de connexion internet présente entre les ordinateurs accédant aux deux bases.

Ces fonctionnalités peuvent être appelées depuis l'écran 'Transfert en local' même si le module base locale n'a pas été installé sur le poste.

4.2.5.1 Export/Impot de dossier depuis une base serveur

- Export de dossier depuis une base serveur

Sélectionnez votre dossier à exporter dans la liste des dossiers disponibles sur la base serveur, et précisez le type de transfert à réaliser.

Appelez le menu contextuel (Clic droit de la souris) du bouton 'Transférer en local' et cliquez sur 'Exporter les dossiers sélectionnées sur le serveur vers des fichiers de transfert'

Pour chaque dossier sélectionné, vous devez indiquer le profil de l'utilisateur distant concerné par l'utilisation du dossier. Cette étape permet d'exporter avec le dossier, les droits d'utilisation de l'utilisateur décentralisé, par exemple un comptable décentralisé de CUMA.

Une fois l'utilisateur décentralisé sélectionné, une fenêtre s'ouvre et vous propose de renseigner le fichier de transfert de destination.
Les fichiers de transfert de NeoCuma doivent porter l'extension '.neo'.

Après validation, l'export du dossier se réalise.

Vous pouvez alors envoyer le fichier à votre correspondant, par mail, clé usb...

Si vous avez cocher plusieurs dossiers à exporter, les phases d'enregistrement de fichier de transfert et d'export se succéderont autant de fois qu'il y a de dossiers à transférer.

- Import de dossier dans une base serveur

Appelez le menu contextuel (Clic droit de la souris) du bouton 'Transférer en local' et cliquez sur 'Importer un fichier dans la base serveur depuis un fichier de transfert'

Une fenêtre de recherche s'ouvre alors pour rechercher le fichier de transfert à importer.

Après l'ouverture du fichier, l'opération de transfert se réalise, et vous pouvez retrouver le dossie sur votre base serveur.

A noter :
- L'import de dossier ne peut être fait que dossier par dossier. Il n'est pas possible d'importer plusieurs fichiers de transfert en même temps
- Les dossiers transférés en local en type 'Facturation décentralisée' ne peuvent pas être réintégrés sur le serveur via des fichiers de transfert, car sur ce genre de dossier une rénumérotation de certains éléments du dossier doit être appliqué sur les deux bases simultanéments.

4.2.5.2 Import/Export de dossier depuis une base locale

- Importer un dossier dans une base locale

- Si vous possédez des droits départementaux et que vous êtes connecté à la base serveur : Depuis l'écran 'Transfert en local', appelez le menu contextuel (Clic droit de la souris) de la liste des 'Dossiers stockés en local' et cliquez sur 'Importer un fichier dans la base localedepuis un fichier de transfert'.
Une fenêtre de sélection de fichier s'ouvrira, et l'opération de transfert commencera.

- Si vous ne possédez pas de droits départementaux ou que vous n'êtes pas connecté à la base réseau (exemple du comptable décentralisé sans connexion internet) :

A la première connexion au logiciel sur la base locale, si aucun dossier ne s'y trouve, il sera demandé automatiquement à l'opérateur s'il souhaite importer un dossier depuis un fichier de transfert.
Si l'opérateur accepte, une fenêtre de sélection de fichier s'ouvrira, et l'opération de transfert commencera.

Sinon depuis l'écran de sélection de dossier (après l'identification au logiciel sur la base locale), appelez le menu contextuel de la liste des dossiers, et cliquez sur 'Importer un dossier depuis un fichier de transfert'.
Une fenêtre de sélection de fichier s'ouvrira, et l'opération de transfert commencera.

- Exporter un dossier depuis une base locale

Depuis le menu principal de NeoCuma, ouvrez la fiche 'Transfert du dossier' depuis le bloc de menu 'Outils NeoCuma'.

Cliquez ensuite sur le bouton 'Exporter le dossier dans un fichier de transfert'.
Une fenêtre de création de fichier s'ouvrira et après validation l'opération d'export commencera.
Les fichiers de transfert de NeoCuma doivent porter l'extension '.neo'

Vous pouvez alors envoyer le fichier à votre correspondant, par mail, clé usb...

A noter : Vous pouvez également utiliser cette denière fiche pour importer le dossier depuis un fichier de transfert, si le dossier existe déja dans votre base locale.

4.2.6 Autres fonctionnalités disponibles

Un menu popup, accessible par un clic droit de souris sur dossier 'local' permet d'accéder à des fonctions supplémentaires :

- Débloquer le dossier distant et supprimer le dossier local
A cliquer si vous avez transféré un dossier en local, et que vous ne souhaitez ni le rappatrié sur le serveur, ni le conserver en local. Le dossier sera à nouveau consultable et modifiable sur le serveur distant.

- Débloquer le dossier distant et en conserver une copie locale
A cliquez si vous avez transféré un dossier en local, et que vous ne souhaitez pas le rappatrié sur le serveur, mais en conserver une copie (en lecture seule) sur votre ordinateur. Le dossier sera à nouveau consultable et modifiable sur le serveur distant.

- Supprimer le dossier local
A cliquez si vous avez conserver une copie de dossier en local, et que vous désirez le supprimer de votre ordinateur.

Autre cas de figure :
Il est possible qu'à des fins de maintenance, un responsable informatique viennent à débloquer le dossier sur le serveur distant. Lors de cette manipulation, vous perdrez tout les droits de rappatriement du dossier sur le serveur local, car ces droits auront probablement été transférés à un autre utilisateur.
Le dossier ainsi 'bloqués' sont notés d'une croix rouge dans l'écran de transfert de dossiers.

Vous pouvez alors :
- Cliquez sur 'Supprimer le dossier local' pour suppimer le dossier
- Ou bien demander à votre responsable informatique qu'il vous restaure les droits de rapatriement du dossier (si ceux ci vous ont été injustement retirés) en lui communiquant le numéro 'Clé d'export' donné en cochant le dossier 'local'.

4.2.7 Sélection de dossiers locaux

Après avoir transférer un dossier sur votre ordinateur, vous pouvez accéder à ces derniers depuis la fenêtre d'identification utilisateur de NeoCuma ou depuis la liste des Serveurs et Dossiers en haut à droite du bandeau principal de NeoCuma.
Dans la liste des serveurs, vous trouverez une nouvelle ligne 'Base locale' correspondant au serveur local nouvellement installé.

Depuis les combos de sélection de dossiers dans le bandeau haut du logiciel :

Depuis la fenêtre d'identification :

N.B.: Droits d'accès sur les dossiers 'locaux'
Lors du transfert d'un dossier d'un poste serveur vers un poste local, l'utilisateur réalise l'opération, copie également ces droits en local pour le dossier transféré et le centre de comptabilité transféré. Il peut ainsi accéder à des dossiers dossiers locaux transférer par d'autres utilisateurs, s'il bénéficie de droits sur les dossiers en question.
Attention : Cependant, lors d'un transfert, seul les droits de l'utilisateur courant sont copiés en local. Aucun autre utilisateur ne pourra accéder au dossier transféré, s'il n'a pas lui même transféré un autre dossier, et ainsi importé ses droits en local.