8.1 - Bons de travaux

Manuel NeoCuma

8.1 - Bons de travaux

Cet écran sert à préparer les lignes de facture pour vos adhérents.
Ces lignes seront facturées dans la fiche « facturation », avec éventuellement des bons issus de ChronoCuma (voir menu ChronoCuma / Préparation des BT), ou de la « facturation directe », qui est une saisie par adhérent

8.1.1 Onglet "Bons de travaux" : Saisie des Bons


Sélection des activités
La grille de droite présente les activités de votre Cuma, et aussi tous les articles : consommables et autres éléments de facturation.
Avec les coches, vous pouvez ne voir que les activités qui ont des unités forfaitaires déclarées,
ou toutes les activités et articles.
Cette distinction permet aux utilisateurs de ChronoCuma de ne voir que les éléments complémentaires à saisir.
Positionnez vous sur l'activité où vous voulez enregistrer des bons.

Date des lignes de facture et libellé
Saisissez ici une fois pour toute la date de lignes et leur libellé. Ceux-ci seront modifiables ensuite sur chaque ligne. Néocuma propose la date fin d'exercice.

Bouton choix d'adhérents
Le logiciel propose la liste des adhérents, avec une case à cocher.
Sélectionnez les, et validez : La grille se remplit, il ne reste qu'à renseigner les unités.
Les colonnes des unités présentées sont celles déclarées dans la fiche activité ou article. Si vous avez sélectionné « avec unité forfaitaire », vous ne voyez que celles-ci.

Tarif
La colonne tarif n'est modifiable que pour les articles. Le prix présenté provient comme pour les activités de la fiche « articles », mais vous pouvez le personnaliser sur chaque ligne.
Pour les activités, le tarif est le dernier connu, souvent de N-1. Il n'est pas modifiable. C'est l'étape finale, « fixer les tarifs », qui le mettra à jour avant la facturation.

Sauvegarder
C'est indispensable avant de quitter la fiche.

Spécificité des bons de travaux des salariés
Les salariés peuvent avoir quatre tarifs selon la nature des travaux : conduite, entretien du matériel, mise à disposition, et travaux généraux.

Vous devez donc choisir la nature du travail que vous saisissez dans le haut droit de l'écran :

Si vous ne différenciez pas les tarifs, utiliser la première catégorie, qui correspond au premier tarif, est plus simple.
La grille s'adapte à votre choix :
- pour les deux premiers, elle est identique avec le bouton choix d'adhérents.
- pour l'entretien, la colonne adhérent est remplacée par une colonne matériel, et le bouton du bas d'écran vous propose le choix en liste de matériel.
- Pour les travaux d'intérêt généraux, il n'y a pas d'affectation. Ce coût sera réparti ensuite selon votre choix (voir « tarifs »).

L'étape « fixer les tarifs vous permettra de les choisir, et d'affecter les temps d'entretien au matériel concerné.

Autres traitements
Ce bouton propose un menu permettant d'automatiser certaines saisies :

- Reprise de N-1
Par cette action, vous recopiez tous les bons de l'année précédente, avec ou sans les quantités selon votre choix.
Vous pouvez le faire :
- pour l'activité sur laquelle vous êtes positionné,
- pour toutes les activités,
- uniquement pour les unités forfaitaires (ceci afin de compléter des saisies dans ChronoCuma).
Les articles ne sont pas concernés.
Après cette reprise, il ne reste qu'à adapter les chiffres des quantités...

- Reprise des engagements de capital
Il faut que vous ayez saisi les engagements dans une base qui porte le même code que l'activité en cours.
Ceux-ci sont ramenés en bons de travaux, où la quantité est celle des engagements.

- Acomptes sur C.A. de N-1
Si vous êtes sur une ligne de type « autres éléments de facturation », qui est cochée « acompte » dans sa fiche (voir articles), cette fonction ouvre une petite fenêtre où vous saisirez :
- la date des BT
- leur libellé
- et le pourcentage à appliquer sur le CA de N-1 pour générer les acomptes



A la validation, les lignes sont créées.

- Acomptes sur C.A. de N-1 de certaines activités

Vous pouvez appeler ces acomptes sur des activités choisies.
Dans ce cas, le logiciel vous présente une fenêtre avec les activités à cocher :

- Vous pouvez cocher et décocher par les boutons
- Vous pouvez ne demander que les activités avec un certain taux de TVA, afin de différencier les taux pratiqués sur ces acomptes. (dans ce cas, vous aurez préparé deux acomptes types dans la fiche article, un à 5.5 et un à 19.6, et vous les utiliserez successivement)
- Vous pouvez indiquer un pourcentage d'acompte différent pour chaque activité, ou en saisir un dans le haut de la fenêtre, et l'appliquer à toutes.

Le logiciel propose comme fourchette de date l'exercice précédent (modifiable).

A la validation, il génère une ligne d'acompte par activité et par adhérent concerné.

- Acomptes sur les travaux de l'année

Le logiciel vous présente la même fenêtre, mais au lieu d'exploiter les factures de N-1, il va calculer les acomptes sur les BT déjà enregistrés cette année.
Vous pouvez ainsi facturer des travaux de printemps sans connaître le coût final des matériels : demandez un acompte avec un coût approximatif (les tarifs des activités sont modifiables dans cette fenêtre).

Notons que ces acomptes seront déduits en fin d'année de la facture finale.

- Calcul de pénalités de retard
Il faut être positionné sur un article typé « agio » pour appeler ce traitement.

La fenêtre demande :
- depuis quelle date rechercher les factures
- le nombre de jours tolérés au dela de la date limite de paiement
- le taux à appliquer

Les factures concernées sont présentées dans la grille.
Vous pouvez en décocher.
Si une facute a reçu un règlement partiel, elle est présente en deux lignes, soit deux plages de jours.
Adaptez en bas d'écran le libellé et la date, puis validez.
Les « bons de travaux » sont générés.

8.1.2 Onglet "Voir les BT de l'exercice"

Vous voyez ici les lignes telles qu'elles sont prêtes à être facturées.
Notez que les activités qui ont plusieurs unités génèreront une ligne de facture par unité.

Vous pouvez imprimer cette liste pour pointage, mais les tarifs y sont les derniers connus (de N-1). Il faut passer par la fixation des tarifs pour obtenir des factures définitives.