4.1.2 - Gestion des dossiers

Manuel NeoCuma

4.1.2 - Gestion des dossiers

Profil concerné : Responsable informatique de FDCUMA

Le troisième onglet de l'écran d'administration permet la gestion des différents dossiers NeoCuma du centre de comptabilité.

La grille de gauche présente la liste des dossiers existants pour le centre de comptabilité.

4.1.2.1 Informations du dossier

Le premier onglet de droite 'Informations du dossier' présente les informations relatives à ce dossier :
- Code du dossier : en général le N° d'agrément du dossier
- Code HCCA du dossier
- Nom (ou libellé) du dossier
- ID système du dossier (à fournir en cas de maintenance système sur le dossier) (lecture seule)
- La base de référence liée au dossier (lecture seule)
- Le type de dossier, qui permettra un affichage différencié de certains écrans en fonction de leur nature. Le type peut être CUMA, FDCUMA , Société ou AGC
- La coche 'Dossier principal du centre de comptabilité' permet de définir le dossier comptable du centre de comptabilité. Pour certains futurs modules, il permettra d'automatiser des passages d'écritures ou d'autres informations en fonction de travaux réalisés par les différents intervenants du centre.
- La coche dossier exporté, permettra de bloquer/débloquer l'accès en écriture sur des dossiers exportés
- La coche 'IF?' permet de définir si le dossier sera pris en compte dans les regroupements d'InfoCentre.
Pour vos dossiers de test par exemple, n'activez pas cette option pour ne pas polluer votre base InfoCentre. Attention, cette option est décochée par défaut à la création d'un dossier.

Cliquez sur le bouton pour valider vous modifications.

4.1.2.2 Création de dossier

Pour créer un nouveau dossier:
- Cliquez sur le bouton "Créer un dossier" ou appelez l'action "Ajouter un dossier" depuis le menu contextuel de la liste des dossiers (1).
- Renseignez les informations d'identification du dossier (2), code et le libellé étant obligatoire.
- Définissez le type de dossier affecté. Cette typologie modifiera certains écrans et comportements du logiciel pour proposer une ergonomie plus adaptée aux différentes types de structures.

Si vous souhaitez réaliser ensuite un transfert de données depuis une base de données Olimpya, vous pouvez également cliquer sur le bouton "Créer et importer un dossier", qui lancera directement la procédure d'import de dossier Olimpya après la création du dossier.

4.1.2.3 Suppression de dossier et corbeille

Pour supprimer un dossier, appelez l'action "Supprimer" du menu contextuel de la liste de dossier du centre de comptabilité.

Pour éviter des suppressions malencontreuses, plusieurs garde-fous ont été mis en place :

- L'action de suppression doit être confirmée par une resaisie du mot de passe de l'utilisateur identifié dans NeoCuma.

- Une fois supprimé, le dossier n'apparaît plus dans la liste de dossier de votre centre de comptabilité, et est déplacé dans une corbeille, accessible depuis le dernier onglet de l'écran d'administration (1).
Les données du dossier ne sont donc pas supprimées, et il vous est possible de restaurer le dossier par le bouton "Restauré le dossier sélectionné" (2).

Il vous est également possible de demander la suppression définitive du dossier en cliquant sur le bouton "Supprimer définitivement le dossier sélectionné", action nécessitant une resaisie du mot de passe de l'utilisateur identifié dans NeoCuma.

4.1.2.4 Importations Olimpya

Reportez vous au chapitre '4.1.5 Importation de dossier Olimpya'

4.1.2.5 Intervenants du centre

Le troisième onglet 'Intervenants du centre' permet de visualiser et de définir les différents intervenants qui ont des droits de consultation ou de modification sur le dossier sélectionné dans la liste des dossiers.

Pour ajouter un nouvel intervenant à la liste, cliquez sur le bouton 'Ajouter un intervenant', puis renseignez les informations demandées par la fenêtre d'ajout d'intervenant.

Si le l'utilisateur est de type 'Salarié', 'Responsable d'activité', 'Responsable de salariés' ou 'Adhérent', sélectionnez le tiers correspondant dans la liste 'Créer un compte d'intervenant pour'. Cette information permettra de réaliser les liens entre l'intervenant et le tiers équivalent pour les travaux de comptabilité, facturation ou analytique.

Sélectionnez le profil de l'utilisateur en fonction des droits que vous souhaitez lui accorder sur le dossier.

Attention! Il est capital que l'identifiant (ou login) de l'utilisateur soit un email personnel à cet utilisateur et qu'il soit valide. Cela permet de s'assurer une unicité des identifiants utilisateurs, et simplifier leur mémorisation par l'utilisateur. Il permet également de piloter différents fonctionnalités de mailings disponibles dans le logiciel.

N.B: Si l'utilisateur à crée ne possède pas encore de compte NeoCuma, vous devrez renseignez son Nom, Prénom, et définir son mot de passe. Sinon ces informations seront automatiquement reprises de son compte et seront non modifiable (et non consultable pour le mot de passe)

4.1.2.6 Options du dossier

Le quatrième onglet 'Options du dossier' permet d'activer des modules optionnels de NeoCuma pour le dossier sélectionné.

Les modules ChronoCuma et RésaCuma sont ainsi activable sur des périodes données.
Cochez 'Actif' pour activer une période, 'Facturé' pour indiquer que le service optionnel sera facturé, et 'SMS' (pour RésaCuma) pour activer le service SMS de RésaCuma.

Le service GeoCuma n'est pour le moment pas encore disponible.