9.1 - Souscriptions et historique

Manuel NeoCuma

9.1 - Souscriptions et historique

8.1.2 Bases de souscription

Généralités

La grille de gauche présente les bases de capital social.
Ce sont en général vos matériels, et elles peuvent avoir été créées automatiquement quand vous validez un nouveau matériel. Elles portent alors le même code.
Mais elles peuvent être d'autres bases, par exemple capital initial, ou engagement pour une série de travaux (Ha de céréales semées,...). Vous les déclarerez alors directement dans cette grille, sans leur donner le même code qu'un matériel (sans utiliser les deux derniers chiffres).

- Au dessus de la grille se trouvent trois onglets : Les bases peuvent être actives, en projet (elles sont alors créées pour générer un dossier de prêt par exemple), ou inactives : Ce sont les bases anciennes que l'on ne veut pas supprimer pour garder l'historique, mais que l'on met « en veille » pour qu'elles ne s'affichent plus dans les listes de choix.

Une base est en général plus durable qu'un matériel.
Lors du renouvellement d'un matériel, vous aurez deux possibilités :

- Créer une nouvelle base pour le nouveau matériel, et éventuellement y transférer le capital de l'ancienne base et la rendre inactive,
- Garder la même base, et si besoin y pratiquer des remboursements et de nouvelles souscriptions.


Grille des bases de souscription :
- Le code doit être unique.
- La colonne « situation » permet de changer une base de catégorie, tel que décrit ci-dessus. Attention, aussitôt ce changement, elle disparaît, mais vous pourrez la retrouver avec les onglets correspondants.
- Choisissez l'unité d'engagement (Ha, He, UGB...), colonne « Un.1 », et le nombre de parts par unité, qui sera demandé aux adhérents.
- Vous pouvez déclarer une seconde unité d'engagement dans les deux colonnes suivantes.
- La durée d'engagement est pour mémoire.

En haut de la partie droite :
Vous retrouvez les unités comme dans la grille, mais plus claires et plus accessible.

8.1.3 Souscriptions

Le premier onglet de droite présente les engagements des adhérents.
C'est la première étape. Ce capital pourra ensuite être appelé, réglé, transféré, remboursé...

Les cases à cocher au dessus de la grille permettent de ne voir que les souscriptions nouvelles, ou de tout revoir.
Notons que les remboursements ou annulations apparaissent ici aussi, non modifiables. Ils sont issus de la seconde page de cette fiche.

- Saisissez une fois pour toutes, dans le haut d'écran, la date qui sera reprise pour chaque nouvelle souscription.

- La colonne « appelé » indique si une souscription a été appelée (facturée), et dans ce cas elle n'est plus modifiable ici.

- Pour ajouter des adhérents, vous devez utiliser le bouton « Choix d'adhérents ». Cochez alors ceux qui sont concernés, et validez. Ils s'inscrivent dans la grille. La colonne « Origine » indique le mot Souscription, non modifiable ici.

- Vous pouvez alors :
- Saisir la ou les quantités d'unités engagées par chacun (colonnes Qté...)
- Saisir le nombre de parts, ou :
- Saisir le montant du capital souscrit par chacun
- Dans ces deux derniers cas, le bouton « Recalcul des engagements » vous permettra ensuite de mettre à - jour la colonne Qté 1.

- Notez que vous ne pouvez pas saisir de montant négatif ici, vous devez utiliser pour cela la page 2 : Remboursement.

- Après la saisie des engagements (Qté), vous pouvez demander au logiciel de faire la répartition du capital. C'est le cas lorsque, pour une acquisition, on connaît le montant total du capital à souscrire (souvent 20 % de l'investissement). Saisissez alors cette somme en bas d'écran, et cliquez sur le bouton à coté.
Le logiciel réparti alors les montants et les parts aux adhérents, et modifie le nombre de parts par unité dans la grille des bases.

- Le bouton « Reproduire la liste » crée une ligne vide pour chaque adhérent déjà présent. Ceci est pratique lors d'une augmentation de capital.

- Le bouton « Supprimer une ligne efface une saisie par erreur. Il est inactif si la souscription a été appelée.

8.1.3 Historique

Le second onglet de droite présente tout l'historique de la base en cours.
Vous retrouvez ici pour chaque base tous les événements survenus depuis sa déclaration :

Ci-dessus une base qui a été remboursée.

Vous n'avez normalement pas à saisir dans cette grille : Le logiciel la met à jour pour vous, à chacun des événements cités ci-dessous.

Les lignes peuvent être d'origine :
- Souscription (chapitre ci-dessus)
- Facture d'appel : Elles ont alors été générées par la facturation.
La colonne souscription est alors soldée par la colonne « appelé »
- Règlement (de la facture par l'adhérent).
Ces lignes générées par le traitement du capital en saisie comptable soldent la colonne « appelé » par la colonne « libéré ».
- Remboursement : C'est une souscription négative créée par le traitement de la page 2
- Facture d'avoir : Générées par la facturation du remboursement ci-dessus.
- Règlement d'avoir (par la Cuma)
Identique au règlement ci-dessus, mais dans l'autre sens.
- Annulation d'appel : Lignes issues d'un remboursement (souscription négative) pour du capital non encore libéré. (cf. page 2)
- Facture d'avoir / appel : Créées lorsque l'annulation ci-dessus est facturée
- Transféré : Ces lignes soldent le capital libéré lors d'un transfert vers une autre base ou un autre adhérent.
- Reçu de transfert : Ces lignes initient le capital libéré reçu par transfert depuis une autre base ou un autre adhérent.

Saisie libre :
Afin de vous permettre de mettre à jour votre capital, la saisie dans cette grille est libre.
Vous pouvez, par les boutons du bas, ajouter ici un ou des adhérents, ou, en vous positionnant sur un adhérent, ajouter une ligne pour celui-ci.
Choisissez ensuite sa nature, en saisissez les chiffres où vous voulez.
Ces saisies sous votre responsabilité vous permettent d'initialiser le capital au début, ou de corriger un ancien tableau incomplet.
Mais il vous faut veiller à être cohérent pour qu'ensuite les événements de facturation et de comptabilité puissent mettre à jour automatiquement cet historique.
Notez que les montants doivent correspondre à un nombre de parts entier.

Après un travail de mise à jour, n'oubliez pas de cliquer « Enregistrer »…


Initialisation rapide

Pour démarrer avec NéoCuma sur une Cuma ancienne, vous pouvez :

- Ne saisir que l'état du capital actuel, c'est-à-dire généralement dans la colonne « libéré », et si besoin dans la colonne « appelé ».
Mais vous n'indiquerez alors pas les engagements, qui ne peuvent se mettre qu'au moment des souscriptions. Ceci n'empêchera pas NéoCuma de fonctionner, mais les éditions d'engagements seront vides, et les appels et remboursements indiqueront un nombre d'unités théoriques.

- Saisir les souscriptions, dans l'onglet prévu à cet effet, et créer ici les événements suivants.
Utilisez pour ceci la date en bas d'écran, et le bouton générer :
- Tous les appels des souscriptions de cette page,
- Tous les règlements des appels de cette page,
- Un seul appel,
- Un seul règlement.
Adaptez ensuite les lignes si besoin (règlement partiel par exemple).


Equilibre avec la comptabilité

Lorsque cet historique est bien à jour, vous devriez avoir une cohérence avec la comptabilité :
Le total général de la colonne appelé correspond au crédit de votre compte 1012,
et le total général de la colonne libéré correspond normalement au crédit de votre compte 1013.
Un seul déséquilibre peut se présenter temporairement lors des remboursements : C'est généralement le compte 4537 qui est crédité en attente du règlement, et non le 1012.
Notons que le capital souscrit n'est habituellement pas comptabilisé. Il n'entre en compta qu'au moment de son appel.