Manuel NeoCuma

8.3 - Générer les factures

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Manuel NeoCuma
  1. Accueil
  2. 1 - Préambule
  3. 2 - Prise en main
    1. 2.1 - Installation de NeoCuma
    2. 2.2 - Identification utilisateur
    3. 2.3 - Permissions accordées aux utilisateurs
    4. 2.4 - Menus et navigation dans le logiciel
    5. 2.5 - Mises à jour
    6. 2.6 - Mémos
    7. 2.7 - Editions et synthèses
    8. 2.8 - Fiche 'Exploiter'
    9. 2.10 - NeoCuma Web
  4. 3 - Espace utilisateur
    1. 3.1 - Mon compte NeoCuma
    2. 3.3 - ChronoFD
      1. 3.3.1 - Paramétrage général
      2. 3.3.2 - Saisie des temps
      3. 3.3.3 - Responsables ChronoFD
      4. 3.3.4 - Gestion des compteurs de temps
      5. 3.3.5 - Editions et exploitation
  5. 4 - Centre de comptabilité
    1. 4.1 - Administration
      1. 4.1.1 - Gestion du centre de comptabilité
      2. 4.1.2 - Gestion des dossiers
      3. 4.1.3 - Correspondances des références
      4. 4.1.4 - Importation de dossier Olimpya
      5. 4.1.5 - Reprise de dossier Olimpya
    2. 4.2 - Transferts en local / Mode décentralisé
    3. 4.3 - Références
    4. 4.4 - Carnet d'adresses
    5. 4.5 - Infocentre
      1. 4.5.1 - Méthode de requêtage
      2. 4.5.2 - Exploitation des résultats
    6. 4.6 - Gestion des doublons
    7. 4.7 - Vie des Cuma
      1. 4.7.1 - Présentation générale
      2. 4.7.2 - Suivi personnalisé
      3. 4.7.3 - Tâches / Alertes
      4. 4.7.4 - Configuration du suivi personnalisé
      5. 4.7.5 - Exportation / Editions / InfoCentre
    8. 4.8 - Mass Mailing via STMP dédié
      1. 4.8.1 - Contexte d'utilisation
      2. 4.8.2 - Rédaction et envoi d'un message
      3. 4.8.3 - Templates
      4. 4.8.4 - Suivi et optimisation des envois
    9. 4.9 - Archivage de documents
      1. 4.9.1 - Configuration
      2. 4.9.2 - Accès aux fonctionnalités d'archivage
      3. 4.9.3 - Assistant d'archivage
  6. 5 - Tables de bases
    1. 5.1 - Fiche CUMA
    2. 5.2 - Tiers
    3. 5.3 - Matériels
    4. 5.4 - Activités
    5. 5.5 - Elements facturation
    6. 5.6 - Emprunts
  7. 6 - ChronoCuma
    1. 6.1 - Traitement des temps
    2. 6.2 - Préparation des bons de travaux
  8. 7 - Comptabilité
    1. 7.1 - Plans comptables
    2. 7.2 - Saisie comptable
    3. 7.3 - Consultation
    4. 7.4 - Pointage
    5. 7.5 - Immobilisations
    6. 7.6 - Traitements périodiques
    7. 7.7 - Les imports AFB
  9. 8 - Facturation
    1. 8.1 - Bons de travaux
    2. 8.2 - Analytique
    3. 8.3 - Générer les factures
    4. 8.4 - Facturation directe
  10. 9 - Capital social
    1. 9.1 - Souscriptions et historique
    2. 9.2 - Remboursements et Transferts
    3. 9.3 - Factures d'appel
    4. 9.4 - Synthèse
    5. 9.5 - Régularisations comptables
  11. 11 - Outils NeoCuma
    1. 11.1 - Sauvegardes
    2. 11.2 - Rapports d'incident
    3. 11.3 - Recherche de dossier
    4. 11.4 - Assistance à distance
  12. 12 - Annexes
    1. 12.1 - Installation de serveurs MySQL Locaux
    2. 12.2 - Installation de serveurs NeoCuma sur réseau local
    3. 12.3 - Gestion de sauvegardes des centres de comptabilité
  13. Glossaire

8.3 - Générer les factures

Cet écran permet simplement de composer les factures par lot, les imprimer, et les valider en comptabilité.
Une autre fiche, « Facturation directe », permet d'obtenir des factures ponctuelles.

Préalable
- Les « Bons de travaux » doivent avoir été créées, dans la fiche de même nom, ou par validation des interventions de ChronoCuma.
- Les tarifs de l’année ont été fixés, dans la fiche correspondante.

Cependant, vous pouvez facturer des acomptes ou autres consommables en cours d’année : Il faut avoir créé les lignes correspondantes dans « Bons de travaux» et y avoir affecté un tarif (voir « 8.1 - Bons de travaux »).


8.3.1 Onglet "Générer les factures"

- A gauche, vos adhérents, tous sélectionnés. Vous pouvez décocher, et n’en cocher que quelques uns.

- A droite, tous vos éléments de facturation : Consommables, Activités matériels et salariés, services. De même, vous pouvez cocher et décocher

- En bas :
- Les dates limites des lignes à reprendre : par défaut, c’est l’exercice qui est proposé. Vous pouvez remonter dans N-1, ce qui n’est pas logique au point de vue gestion de la Cuma.
- La date de facture : par défaut, la fin de l’exercice
- La date limite de règlement : par défaut, deux mois après la facture. Elle peut servir ultérieurement au calcul d’agios.
- Le taux d’escompte, et la date limite pour déduction d’un escompte. Ceci sera imprimé sur la facture (voir exemple plus loin).
- Une coche pour déduire les acomptes facturés dans l’année. Dans ce cas, les éventuels acomptes de l’année viendront en déduction dans le bas de la facture.

- Les messages :
le logiciel propose deux emplacements : au dessus du bandeau haut, et sous les totaux (voir exemple).
Ces messages seront reproduis sur toutes les factures. Vous avez aussi la possibilité d’un message personnalisé dans la page suivante.
Vous pouvez sauvegarder vos messages, pour les reproduire plus rapidement lors de la prochaine facturation. Utilisez pour ceci les deux boutons latéraux aux zones de message, et donnez leur un nom reconnaissable.

- Générer les factures :
Après quelques instants de travail, NéoCuma vous montre les factures provisoires (non validées), sur l'onglet suivant


8.3.2 Onglet "Nouvelles factures"

A gauche, la liste des factures, à droite le contenu de chacune d’elle.
Vous pouvez, en vous positionnant sur une facture, ajouter un message personnalisé pour cette pièce uniquement : Saisissez le dans le bandeau correspondant.

Les boutons vous proposent :

- D’abandonner : Dans ce cas, le traitement n’est pas préservé, et vous revenez à la première page. Il en est de même si vous changez de page en cliquant sur les onglets hauts : Les nouvelles factures seront effacées.

- De valider : Cette étape crée les factures définitives que vous retrouverez sur l'onglet suivant, et les passe en comptabilité (voir plus loin « validation »)
En cas d’anomalie (souvent un compte absent pour une activité), un message vous informe : Vous devez dans ce cas abandonner, aller corriger la fiche activités, et revenir relancer ce traitement.
Vous retrouverez ces pièces en comptabilité, dans votre journal des ventes. Elles y restent modifiables jusqu'à leur blocage (voir ci dessous « Onglet "Factures validées" »).



- D’imprimer une ou toutes les factures. Elles porteront alors la mention « PROFORMA ».
Vous pouvez choisir au préalable d’imprimer sur papier blanc ou pré-imprimé. Dans ce dernier cas, vous devez utiliser les factures fournies par votre FDCUMA.

- D’imprimer la liste des factures. Cette liste, portant également la mention « PROFORMA » est pratique pour vérifier votre travail avant de valider les factures.


8.3.3 Onglet "Factures validées"

Vous retrouvez ici avec la même présentation toutes vos factures de l’année.
Cette fois, les éditions seront définitives (sans mention PROFORMA).
Vous pouvez cocher « DUPLICATA » pour rééditer une facture.

Les boutons vous proposent :

- D'imprimer la facture en cours ou toutes les factures d'une date.

- D'imprimer la liste :
- de toutes les factures de l’année,
- de toutes les factures d’une date (une série) : Positionnez vous alors sur une facture de cette série avant de cliquer « liste par date ».

- D'annuler une facturation : La facture en cours ou les factures d'une date seront supprimées, ainsi que les pièces comptables correspondantes. Les lignes de factures (ou BT) retrouveront leur statut « non facturé ».

- De bloquer une facturation : Dans ce cas, les factures sont non supprimables, et les pièces comptables liées sont considérées « validées » (non modifiables).
Cependant, l’écran « consultations » permet de modifier un compte, un libellé ou une affectation.

La validation des factures

- Elle enregistre la facture avec ses informations du moment concernant le tiers et l'activité.
Ainsi, si un tiers change d'adresse ou de statut (Individu → GAEC), la réimpression ultérieure de la facture sera identique à l'originale.
Pour mettre à jour le tiers stocké dans la facture (par exemple après correction d'une erreur d'adresse), vous disposez d'un bouton dans la page « Factures validées ».

- Elle passe la pièce comptable :
- Une ligne sur le tiers
- Une ligne par activité, avec son affectation analytique
- La ou les lignes de TVA
- En cas de reprise d'acompte, des lignes supplémentaires (ci-dessous)

Spécificité des acomptes

Lorsque des acomptes ont été facturés dans l’exercice (voir le chapitre « lignes de factures », il convient de cocher « Reprise d’acompte » lors de la facturation finale de fin d’année.
Ainsi ces acomptes sont déduits dans le pied de facture, et la pièce comptable comportera des lignes générées en plus : Ce sont en fait des contreparties de ces factures d'acomptes qui avaient été émises au préalables.
La gestion des acomptes est donc transparente, tant du point de vue comptable (résultats) que analytique, sous réserve que appel et reprise aient lieu dans le même exercice.

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