Manuel NeoCuma

4.1.3 - Correspondances des références

  • 4.1 - Administration
  • Accueil
Manuel NeoCuma
  1. Accueil
  2. 1 - Préambule
  3. 2 - Prise en main
    1. 2.1 - Installation de NeoCuma
    2. 2.2 - Identification utilisateur
    3. 2.3 - Permissions accordées aux utilisateurs
    4. 2.4 - Menus et navigation dans le logiciel
    5. 2.5 - Mises à jour
    6. 2.6 - Mémos
    7. 2.7 - Editions et synthèses
    8. 2.8 - Fiche 'Exploiter'
    9. 2.10 - NeoCuma Web
  4. 3 - Espace utilisateur
    1. 3.1 - Mon compte NeoCuma
    2. 3.3 - ChronoFD
      1. 3.3.1 - Paramétrage général
      2. 3.3.2 - Saisie des temps
      3. 3.3.3 - Responsables ChronoFD
      4. 3.3.4 - Gestion des compteurs de temps
      5. 3.3.5 - Editions et exploitation
  5. 4 - Centre de comptabilité
    1. 4.1 - Administration
      1. 4.1.1 - Gestion du centre de comptabilité
      2. 4.1.2 - Gestion des dossiers
      3. 4.1.3 - Correspondances des références
      4. 4.1.4 - Importation de dossier Olimpya
      5. 4.1.5 - Reprise de dossier Olimpya
    2. 4.2 - Transferts en local / Mode décentralisé
    3. 4.3 - Références
    4. 4.4 - Carnet d'adresses
    5. 4.5 - Infocentre
      1. 4.5.1 - Méthode de requêtage
      2. 4.5.2 - Exploitation des résultats
    6. 4.6 - Gestion des doublons
    7. 4.7 - Vie des Cuma
      1. 4.7.1 - Présentation générale
      2. 4.7.2 - Suivi personnalisé
      3. 4.7.3 - Tâches / Alertes
      4. 4.7.4 - Configuration du suivi personnalisé
      5. 4.7.5 - Exportation / Editions / InfoCentre
    8. 4.8 - Mass Mailing via STMP dédié
      1. 4.8.1 - Contexte d'utilisation
      2. 4.8.2 - Rédaction et envoi d'un message
      3. 4.8.3 - Templates
      4. 4.8.4 - Suivi et optimisation des envois
    9. 4.9 - Archivage de documents
      1. 4.9.1 - Configuration
      2. 4.9.2 - Accès aux fonctionnalités d'archivage
      3. 4.9.3 - Assistant d'archivage
  6. 5 - Tables de bases
    1. 5.1 - Fiche CUMA
    2. 5.2 - Tiers
    3. 5.3 - Matériels
    4. 5.4 - Activités
    5. 5.5 - Elements facturation
    6. 5.6 - Emprunts
  7. 6 - ChronoCuma
    1. 6.1 - Traitement des temps
    2. 6.2 - Préparation des bons de travaux
  8. 7 - Comptabilité
    1. 7.1 - Plans comptables
    2. 7.2 - Saisie comptable
    3. 7.3 - Consultation
    4. 7.4 - Pointage
    5. 7.5 - Immobilisations
    6. 7.6 - Traitements périodiques
    7. 7.7 - Les imports AFB
  9. 8 - Facturation
    1. 8.1 - Bons de travaux
    2. 8.2 - Analytique
    3. 8.3 - Générer les factures
    4. 8.4 - Facturation directe
  10. 9 - Capital social
    1. 9.1 - Souscriptions et historique
    2. 9.2 - Remboursements et Transferts
    3. 9.3 - Factures d'appel
    4. 9.4 - Synthèse
    5. 9.5 - Régularisations comptables
  11. 11 - Outils NeoCuma
    1. 11.1 - Sauvegardes
    2. 11.2 - Rapports d'incident
    3. 11.3 - Recherche de dossier
    4. 11.4 - Assistance à distance
  12. 12 - Annexes
    1. 12.1 - Installation de serveurs MySQL Locaux
    2. 12.2 - Installation de serveurs NeoCuma sur réseau local
    3. 12.3 - Gestion de sauvegardes des centres de comptabilité
  13. Glossaire

4.1.3 - Correspondances des références

Profil concerné : Responsable informatique de FDCUMA

Les correspondances des références sont des éléments cléfs dans la reprise des dossiers issus de base Olimpya.

En effet, la transition entre les deux logiciels (Olimpya vers NeoCuma) s'accompagne souvent d'une remise à plat des références, et de leur modification ou re-classification.

Il faut donc avant d'importer un dossier Olimpya, indiquer au logiciel NeoCuma, à quelle nouvelle référence de NeoCuma correspond chaque ancienne référence d'Olimpya.

Les dossiers Olimpya ne pourront être importés dans NeoCuma si ces correspondances n'ont pas été réalisées.

Pour effectuer ces correspondances, deux possibilités :


4.1.3.1 Enregistrer toutes les correspondances en début d'utilisation de NeoCuma

Depuis l'écran d'administration, ouvrez l'onget 'Correspondances des références' de votre centre de comptabilité.

La liste des correspondances affichée est vide, si aucune correspondance n'a été faite.
Sinon vous pouvez retouver dans cette liste l'ensemble des correspondances déja réalisées.


Cliquez ensuite sur le bouton 'Effectuer les correspondances de références depuis une base de données Olimpya'.
Une fenêtre s'ouvre vous invitant à renseigner le chemin de la base Olimpya sur laquelle vous souhaitez réaliser les correspondances.

Cliquez sur le bouton 'Lancer la vérification' pour afficher l'ensemble des références de la base de données Olimpya n'ayant pas de correspondances dans NeoCuma.

Pour chacune des références, sélectionnez dans la dernière colonne la référence NeoCuma correspondante.
Pour une saisie plus rapide, vous pouvez saisir les premières lettres de la références au clavier, tapez ENTREE pour la valider, puis TAB pour passer à la ligne suivante.

Une fois les correspondances réalisées, cliquez sur le bouton 'VALIDER' pour enregistrer vos saisies.
Dans cette fenêtre de pointage des correspondances, vous n'êtes pas obligé de réaliser toutes les correspondances. Celles qui ne sont pas réalisées seront ignorées, et vous seront à nouveau proposées lors de la prochaine vérification de correspondance.

Si des références NeoCuma manquent pour établir certaines correspondances, valider votre saisie, quitter cet écran et retournez créer les références manquantes.

De retour dans la grille principale, vous pouvez y visualiser les correspondances réalisées, et les supprimer pour les recréer en cas d'erreur (CTRL+SUPPR pour supprimer)



4.1.3.2 Enregistrer les correspondances utiles à chaque transfert

Vous avez également la possibilité de pointer les correspondances de références à chaque transfert de dossier.

Dans tout les cas, à la fin de chaque transfert de dossier, NeoCuma réalise une vérification des correspondances sur les références Olimpya contenues dans le dossier Olimpya transféré:
- Si toutes les correspondances existent, les références du dossier sont alors convertiesselon les correspondances établies
- S'il manque des correspondances, une fenêtre de création des correspondances s'ouvre, permettant de pointer les correspondances manquantes.

Contrairement au chapitre précédent, il n'est pas possible ici, de ne valider qu'une partie des références, puisque NeoCuma nécessite de connaître toutes les correspondances des références utiles au dossier.

S'il vous manque des références, ou si vous souhaitez tout de même passer outre, vous pouvez 'Annuler la vérification des références'. Les références du dossier ne seront lors pas converties, et pourront être converties en cliquant sur le bouton 'Vérifier la correspondances des références' depuis l'onglet d'importation de dossier Olimpya.

IMPORTANT A RETENIR :
- une correspondance de référence vaut pour tous les dossier d'un même centre de comptabilité. Une correspondance de référence ne se fait donc qu'une seule fois pour chaque centre de comptabilité.

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