Manuel NeoCuma

4.9.1 - Configuration

  • 4.9 - Archivage de documents
  • Accueil
Manuel NeoCuma
  1. Accueil
  2. 1 - Préambule
  3. 2 - Prise en main
    1. 2.1 - Installation de NeoCuma
    2. 2.2 - Identification utilisateur
    3. 2.3 - Permissions accordées aux utilisateurs
    4. 2.4 - Menus et navigation dans le logiciel
    5. 2.5 - Mises à jour
    6. 2.6 - Mémos
    7. 2.7 - Editions et synthèses
    8. 2.8 - Fiche 'Exploiter'
    9. 2.10 - NeoCuma Web
  4. 3 - Espace utilisateur
    1. 3.1 - Mon compte NeoCuma
    2. 3.3 - ChronoFD
      1. 3.3.1 - Paramétrage général
      2. 3.3.2 - Saisie des temps
      3. 3.3.3 - Responsables ChronoFD
      4. 3.3.4 - Gestion des compteurs de temps
      5. 3.3.5 - Editions et exploitation
  5. 4 - Centre de comptabilité
    1. 4.1 - Administration
      1. 4.1.1 - Gestion du centre de comptabilité
      2. 4.1.2 - Gestion des dossiers
      3. 4.1.3 - Correspondances des références
      4. 4.1.4 - Importation de dossier Olimpya
      5. 4.1.5 - Reprise de dossier Olimpya
    2. 4.2 - Transferts en local / Mode décentralisé
    3. 4.3 - Références
    4. 4.4 - Carnet d'adresses
    5. 4.5 - Infocentre
      1. 4.5.1 - Méthode de requêtage
      2. 4.5.2 - Exploitation des résultats
    6. 4.6 - Gestion des doublons
    7. 4.7 - Vie des Cuma
      1. 4.7.1 - Présentation générale
      2. 4.7.2 - Suivi personnalisé
      3. 4.7.3 - Tâches / Alertes
      4. 4.7.4 - Configuration du suivi personnalisé
      5. 4.7.5 - Exportation / Editions / InfoCentre
    8. 4.8 - Mass Mailing via STMP dédié
      1. 4.8.1 - Contexte d'utilisation
      2. 4.8.2 - Rédaction et envoi d'un message
      3. 4.8.3 - Templates
      4. 4.8.4 - Suivi et optimisation des envois
    9. 4.9 - Archivage de documents
      1. 4.9.1 - Configuration
      2. 4.9.2 - Accès aux fonctionnalités d'archivage
      3. 4.9.3 - Assistant d'archivage
  6. 5 - Tables de bases
    1. 5.1 - Fiche CUMA
    2. 5.2 - Tiers
    3. 5.3 - Matériels
    4. 5.4 - Activités
    5. 5.5 - Elements facturation
    6. 5.6 - Emprunts
  7. 6 - ChronoCuma
    1. 6.1 - Traitement des temps
    2. 6.2 - Préparation des bons de travaux
  8. 7 - Comptabilité
    1. 7.1 - Plans comptables
    2. 7.2 - Saisie comptable
    3. 7.3 - Consultation
    4. 7.4 - Pointage
    5. 7.5 - Immobilisations
    6. 7.6 - Traitements périodiques
    7. 7.7 - Les imports AFB
  9. 8 - Facturation
    1. 8.1 - Bons de travaux
    2. 8.2 - Analytique
    3. 8.3 - Générer les factures
    4. 8.4 - Facturation directe
  10. 9 - Capital social
    1. 9.1 - Souscriptions et historique
    2. 9.2 - Remboursements et Transferts
    3. 9.3 - Factures d'appel
    4. 9.4 - Synthèse
    5. 9.5 - Régularisations comptables
  11. 11 - Outils NeoCuma
    1. 11.1 - Sauvegardes
    2. 11.2 - Rapports d'incident
    3. 11.3 - Recherche de dossier
    4. 11.4 - Assistance à distance
  12. 12 - Annexes
    1. 12.1 - Installation de serveurs MySQL Locaux
    2. 12.2 - Installation de serveurs NeoCuma sur réseau local
    3. 12.3 - Gestion de sauvegardes des centres de comptabilité
  13. Glossaire

4.9.1 - Configuration

Les fonctionnalités d'archivage sont configurables pour chaque centre comptable, depuis l'écran d'administration (uniquement accessible par les utilisateurs à profil Responsable informatique), dans l'onglet «Informations du centre» puis le sous-onglet «Archivage»


Les différentes configurations applicables sont les suivantes :

Paramétrage des espaces de stockage

Archivage centralisé (Réseau) En cas de stockage de document sur un espace «réseau», cochez cette option et renseigner le chemin d'accès à cet espace.
Archivage décentralisé (Local) En cas de stockage de document sur un espace «local», cochez cette option et renseigner le chemin d'accès à cet espace.

Ces options étant définies de façon global à un centre comptable, ces chemins s'appliquent donc depuis tous les postes se connectant à un dossier comptable de ce centre.
Il est possible de définir des chemins d'accès réseau et local propre à un poste, en cliquant sur les boutons de droites, et en modifiant le fichier de configuration NeoCuma/System/config_archives.txt


Ce paramétrage local peut être utile, si le répertoire local n'est pas le même sur tout les postes.
Stockage décentralisé en cas d'indisponibilité de l'archivage centralisé Si les deux options précédentes ont été activées, seul le stockage réseau sera actif, et donc les fonctionnalités d'archivage inactives en itinérance. Cochez cette option si vous souhaitez activez le stockage local seulement en itinérance, ou lorsque l'espace de stockage réseau n'est pas disponible
Synchronisation automatique archivage centralisé/décentralisé Si vous souhaitez utiliser l'option précédente, il peut être utile de mettre en place un outil de synchronisation de fichier local/réseau. L'outil gratuit SyncBack (http://www.syncback.fr/) vous permettra de réaliser cette tâche.
Google Drive peut également réaliser ce genre de synchronisation locale/réseau, mais uniquement en cas de stockage réseau de vos fichier sur les outils Google.


Organisation des documents

Créer un sous-répertoire par dossier de CUMA En cochant cette option, les documents archivés peuvent être organisés par sous-répertoires correspondants à l'intitulé du dossier comptable correspondant.
Créer un sous-répertoire par exercice comptable En cochant cette option, les documents archivés peuvent être organisés par sous-répertoires correspondants à l'exercice comptable correspondant au document. En cas d'activation de la création de sous-répertoire par dossier de CUMA, les documents archivés seront classés par : NOM_CUMA/EXERCICE/


Nomenclature et options d'archivage des documents

Modèle standard des éditions et documents comptables Indiquer ici le modèle de dossier final et de nom à appliquer pour l'archivage des éditions standard de NeoCuma.
Utilisez les syntaxes de nomenclature proposé dans le tableau suivant pour personnaliser le nom de vos fichiers archivés.

Exemple : [TITRE_EDITION] [SOUS_TITRE_EDITION][EXTENSION]

Cochez la case «Auto» pour déclencher l'archivage automatique du document dans son espace de stockage associé, lors de la génération ou visualisation du document.
Modèles spécifiques des éditions et documents comptables

Vous pouvez également surcharger ce paramétrage standard, et appliquer des paramétrages spécifiques pour chaque édition de NeoCuma.
Factures Idem pour les documents de factures de travaux

Exemple : FACTURES\Facture n°[FCT_NUM] du [FCT_DATE] ([FCT_CODTIERS]-[FCT_NOMTIERS])[EXTENSION]
Factures CS Idem pour les documents de factures de CS

Exemple : FACTURES CS\Facture CS n°[FCT_NUM] ([FCT_TYPECS]) du [FCT_DATE] ([FCT_CODTIERS]-[FCT_NOMTIERS])[EXTENSION]
CERFA TVA Idem pour les documents périodiques CERFA TVA

Exemple : CERFA TVA\[NOM_DOSSIER]-[NOM_DECLARATION]-[MILLESIME]-[DATE_TVA][EXTENSION]
Documents de télé-déclaration EDI Idem pour les documents de télé-déclaration EDI TVA.

Exemple : EDI TVA\[NOM_DOSSIER]-[NOM_DECLARATION]-[MILLESIME]-[DATE_TVA][EXTENSION]
Dupliquer dans un autre répertoire Cette option ne s'applique que pour les fichiers de télé-déclaration EDI TVA, et permet de dupliquer le fichier dans un autre répertoire, pour permettre son traitement par exemple, par un traducteur TVA, et conserver une copie dans un espace de stockage.


Syntaxe de nomenclature des répertoires ou des documents

Champ d'application Syntaxe Description
* [CUMA] Code CUMA
* [DEP] Code DEP
* [NOM_DOSSIER] Nom du dossier avec ses codes d'identification : DEP-CUMA : NOM CUMA
* [CODEXE] Exercice comptable relatif au document
* [DATE] Date du jour
* [HEURE] Heure actuelle
* [EXTENSION] Extension finale du fichier (comprenant le '.')
* [APP_DIR] Dossier d'installation de NeoCuma
Edition [NOM_EDITION] Nom de l'édition
Edition [RACINE_EDITION] Racine de l'édition
Edition [TITRE_EDITION] Titre principal de l'édition
Edition [SOUS_TITRE_EDITION] Sous titre de l'édition (si existant)
Factures [FCT_NUM] N° de facture
Factures [FCT_DATE] Date de facture au format dd-mm-yyyy
Factures [FCT_DATE_2] Date de facture au format yyyy-mm-dd
Factures [FCT_CODTIERS] Code du tiers facturé
Factures [FCT_NOMTIERS] Nom du tiers facturé
Factures [FCT_TYPECS] Type de facture de CS (appel, remboursement...)
TVA [NOM_CUMA] Nom de la CUMA
TVA [NOM_DECLARATION] Nom de la déclaration (3310CA3, 3517BCA12..)
TVA [MILLESIME] Millésime de la déclaration
TVA [DATE_TVA] Date de création de la déclaration
TVA [LIBPIECE_TVA] Libellé de la pièce TVA correspondante

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