3.3.2 - Saisie des temps

Manuel NeoCuma

3.3.2 - Saisie des temps

3.3.2.1 Interface de saisie ChronoFD

1) Boite de sélection du salarié
Par défaut fixé sur l'utilisateur actif.
Pour les responsables ChronoFD il est possible de consulter et de modifier les lignes de temps saisies par ses collègues sous sa responsabilité.

2) Grille de saisie des temps

3) Boutons d'ajout / suppression de ligne de temps
Il est également possible d'ajouter/supprimer des lignes de saisie en appelant le menu contextuel de la grille (clic droit) ,ou d'ajouter une ligne par un appui de la flêche basse en bas de liste ou de supprimer une ligne en pressant les touches les touches CTRL + SUPPR simultanément.

4) Mode d'affichage et période de saisie
La grille de saisie des temps peut être configuré pour une saisie quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
Le planning permet de se positionner sur la période désirée.
A l'ouverture de l'écran, le calendrier est automatiquement fixé sur la date du jour, la grille de saisie présentant donc la période de saisie correspondante.
Il convient à chaque utilisateur de choisir la période de saisie la plus appropriée à son mode d'enregistrement

5) Onglets de saisie des justificatifs de frais et de déplacements

N.B. : A noter que ce module bénéficie d'un enregistrement automatique des données. Après la création, suppresion ou modification de ligne, aucune fonction de sauvegarde n'est nécessitée.

3.3.2.2 Grille de saisie

Important : Les colonnes et informations affichées dans la grille de saisie sont très complètes, puisqu'elle permettent de répondre aux différents besoins et méthodes de saisie des temps de chaque organisme et de chaque salarié. Il est donc important que chaque intervenant salarié s'approprie bien les différentes colonnes à sa disposition, et paramètre sa grille en fonction de ses propres besoins. Il en ressortira une saisie plus simple et plus rapide au quotidien.

Lors de la saisie d'une nouvelle ligne, 3 types d'informations sont demandées:

Informations relatives à l'emploi

- Date
Date de la saisie. Propose par défaut la date du jour. Si la date est modifiée, les lignes suivantes seront automatiquement créees à la même date, tant que la date n'est pas à nouveau modifiée

- Organisme Employeur
Permet de définir l'organisme qui emploie le salarié pour la réalisation du travail correspondant à la ligne d'enregistrement. En fonction du paramétrage affecté à chaque salarié, ce champ pourra faire apparaître une ou plusieurs structures

- Nature
Définit la nature du temps enregistré. (Bureau/Production, Déplacement, Réunion, Formation, Téléphone, Récupérations, RTT, congés...) - Par défaut fixé à 'Bureau/Production'

- Heure début / Heure fin
Il s'agit des horaires de début et de fin de l'intervention saisie.
Deux colonnes de saisies sont proposées pour ces heures de travail : colonne de saisie au format horaire (ex : 1h30) ou au format décimal (ex : 1.5)
Une option dans l'onglet 'Configuration' permet de renseigner automatiquement l'horaire de début en reprenant l'heure de fin de la dernière intervention saisie

- Temps
Il s'agit du temps horaire passé pour la réalisation de la tâche.
Deux colonnes de saisies sont proposées pour le temps de travail : colonne de saisie au format horaire (ex : 1h30) ou au format décimal (ex : 1.5)

- Journée Complète (J.C.) - Colonne obsolète, préférez utiliser la colonne décrite ci dessous 'J.C.?'
Assistant permettant de faciliter la saisie des journées complètes et demi/journées.
Les temps affectés à l'enregistrement lors de l'utilisation de cet assistant dépendent du mode de gestion des temps affecté au salarié (global ou par jour), de la nature de l'enregistrement (Production, RTT, Eparge Temps ou Congés) et des temps théoriques paramétrés pour chacune de ses natures.

- Journée Complète (J.C.?)
Assistant permettant de faciliter la saisie des journées complètes et demi/journées.
Les temps affectés à l'enregistrement lors de l'utilisation de cet assistant dépendent du mode de gestion des temps affecté au salarié (global ou par jour), de la nature de l'enregistrement (Production, RTT, Eparge Temps ou Congés) et des temps théoriques paramétrés pour chacune de ses natures.

Informations relatives à la mission réalisée

- Organisme Bénéficiaire
Permet de définir l'organisme bénéficiaire du travail enregistré. Il ne s'agit pas du client, mais de l'organisme pour qui le salarié est mis à disposition.
Par défaut l'organisme bénéficiaire est le même que l'organisme employeur.
Dans les cas de salariés AGC mis à disposition de leur FDCUMA, il convient donc de spécifier l'organisme correspondant à la FDCUMA dans ce champs. Cet organisme bénéficiaire pilote les boîtes de sélection des Activités, Sous-activités, Millésimes et Clients.

- Activité
il s'agit de l'activité correspondante au travail enregistré.
La saisie peut se faire par code dans la colonne 'Code Activité' ou bien par libellé dans la colonne 'Lib. Activité'.
N.B. : La liste des activités affichée correspond à celle de l'organisme bénéficiaire sélectionné

- Sous Activité
Il s'agit d'une information détaillant un tâche précise au sein de l'activité saisie.
N.B. : La liste des sous activités affichée correspond à celle de l'organisme bénéficiaire sélectionné

- Millésime
Ce champs permet de spécifier le millésime, pour certaines activités qui sont liés à une année, un exercice ou un millésime. (Exemple : la comptabilité, l'organisation d'un salon...) en fonction du paramétrage des activités, ce champs peut proposer des valeurs de saisies par défaut.
Il est également possible de saisir une autre valeur non répertoriée dans la liste
N.B. : La liste des millésimes affichée correspond à celle de l'organisme bénéficiaire sélectionné

- Clients
Il s'agit du client final pour qui le travail est réalisé
La saisie peut se faire par code dans la colonne 'Code client' ou bien par libellé dans la colonne 'Lib. Client'
N.B. : La liste des clients affichée correspond à celle de l'organisme bénéficiaire sélectionné

- Programme
Il s'agit du programme ou de la convention correspondant au travail réalisé
La liste des programmes/conventions affichée correspond à celle de l'organisme bénéficiaire sélectionné

- Facturé
Permet de définir le temps qui sera (éventuellement) facturé au client final. Par défaut, ce temps est fixé à 0 quelque soit le temps de présence affecté à l'enregistrement. Ce temps 'facturé' doit donc être saisi manuellement.
Deux colonnes de saisies sont proposées pour le temps facturé : colonne de saisie au format horaire (ex : 1h30) ou au format décimal (ex : 1.5)

- Commentaires
Permet de préciser le détail du travail réalisé

Informations relatives aux déplacements et aux frais

- Destination de déplacement (Depl. Destination)
Permet de préciser le lieu de destination d'un déplacement Consulter le chapitre 'Déplacement' pour plus de détail

- Déplacement Aller/Retour (Depl. A/R)
permet de préciser si le déplacement était un aller/retour ou un aller simple

- Véhicule perso
Permet de préciser si le déplacement a été effectué avec un véhicule personnel ou bien un véhicule société
Une option dans l'onglet 'Configuration' permet de définir la valeur par défaut de cette colonne lors de la création d'une nouvelle ligne de saisie

- Kilomètres (kms)
Permet de préciser la distance kilométrique parcouru. Cette valeur sera utilisée pour le calcul des frais de déplacement

- Frais de déplacement (Frais dep.)
Permet de préciser le total des frais de déplacement engendrés par le déplacement (Hors kilomètres : Péages, billets d'avion ou de train... Les frais inhérents aux kilomètres parcourus sont automatiquement calculés dans les éditions de frais)

- Frais de repas (Repas)
Permet de préciser le total des frais de restauration engendrés par la réalisation de la ligne de travail

- Autres frais (Frais)
Permet de préciser le total des autres frais engendrés par la réalisation de la ligne de travail

- Observations des frais (Obs Frais)
Permet de noter une observation sur les frais (les n° de factures par exemple)

Autre

- Ctrl : Case à cocher permettant au salarié de valider une modification faite par un responsable sur sa saisie (Voir chapitre 3.3.3 Responsables ChronoFD)

- Auto-complete : Permet de mettre en 'favori' le commentaire enregistré sur la ligne, et de le retrouver dans l'assistant de saisie des commentaires (Voir chapitre 3.3.3 Responsables ChronoFD)

Personnalisation de la grille de saisie

Les colonnes présentées dans la grille de saisie peuvent être déplacées, masquées, agrandies ou rétrécies en fonction des besoin de chaque utilisateur.

Les déplacements et changements de taille des colonnes peuvent être faits directement en manipulant les entêtes des colonnes.
Les masquages ou affichages de colonnes peuvent être faits en cliquant sur le bouton '…' de la grille, puis en cochant ou décochant les colonnes à afficher ou à masquer.

Une fois la grille personnalisée, faites un clic droit sur la grille, et cliquez sur 'Sauvegarder la disposition de la grille' pour conserver la disposition lors des prochaines utilisation du module.

A noter que les personnalisation de grilles sont propres à chaque utilisateur, et seront retrouvées lors de l'utilisation du module sur un autre poste, avec le même identifiant utilisateur.

Autres fonctionnalités

Le menu contextuel de la grille de saisie propose une fonctionnalités de duplication de ligne de saisie.
Placez vous sur la ligne à dupliquer, puis sélectionner cliquez sur le menu contextuel 'Dupliquer' pour dupliquer la ligne à l'identique, ou bien sur 'Dupliquer sur la journée suivante' pour dupliquer la ligne à la date du lendemain.

3.3.2.3 Saisie des justificatifs de frais

L'onglet 'Détail et Justificatifs' permet de saisir le detail des différents frais engendrés lors d'une mission.
Pour chaque frais, il est possible de renseigner :
- Son type : alimenté par le plan comptable du dossier de l'organisme employeur, il permet de piloter le passage automatique de pièces en comptabilité
- Son montant TTC
- Son montant de TVA, également utile pour le pilotage de pièces comptables automatiques
- Un fichier joint du justificatif, soit par l'adjonction d'un fichier (par exemple, une facture au format PDF ou format image) avec le bouton ou bien par un scan direct via l'interface TWAIN d'un scanner installé sur le poste avec le bouton (par exemple, pour scanner les tiquets d'autoroute)
- Une observation sur les frais ou les justificatifs

Les totaux calculés sur ces détails de frais sont automatiquement répercutés sur les colonnes frais correspondantes dans la grille de saisie principale.

3.3.2.4 Saisie des déplacements

L'onglet 'Déplacements' vient en complément à la saisie des déplacements et des frais proposés par la grille de saisie principale.

Il est possible d'y sélectionner :
- Le lieu de départ et le lieu de destination : Soit saisis manuellement, soit sélectionnés depuis une liste prédéfinie de destination (table de référence départementale).
Pour les saisies manuelles, le bouton 'Calculer les kilomètres/Rechercher un itinéraire' permet d'obtenir le kilométrages entre les deux adresses saisies (voir plus bas)
Pour les saisies assistées par les lieux prédéfinis, les kilométrages peuvent être automatiquement proposés.
- Déplacement Aller/Retour : pour les kilométrages proposés après l'utilisation des listes de destination prédéfinies ou bien par calcul du kilométrage, cette cocher permet de doubler le kilométrage réalisé en cas d'Aller/Retour
- Les montants des frais, ainsi qu'une observation sur les frais

La fenêtre de recherche de kilométrage : Utilisez le bouton 'Utiliser le kilométrage calculé pour l'itinéraire' pour réintégrer le nombre de kilomètres dans la fiche de saisie.

3.3.2.5 Description des codes d'activités et exemples d'enregistrement de temps d'activité

Description des codes d'activités
Afin de bien comprendre et appréhender les codes d'activités proposés par la grille commune 'Midi-Pyrénées/Aquitaine', reportez vous au document Excel de référence : Grille SO V7 Nov 2013.xls

Exemples d'enregistrement de temps d'activité et questions fréquentes

- Je suis salarié AGC, je travaille pour l'AGC, pour un client de l'AGC, comment saisir mes temps d'activités?
Sélectionnez AGC dans la colonne 'Organisme Employeur' (O.E.), et AGC dans la colonne 'Organisme bénéficiaire' (O.B.). Les clients et activités de l'AGC seront alors proposés dans les colonnes correspondantes.

- Je suis salarié AGC, je travaille pour une FD, pour un client de la FD, comment saisir mes temps d'activités?
Sélectionnez AGC dans la colonne 'Organisme Employeur'(O.E.), et FD dans la colonne 'Organisme bénéficiaire' (O.B.). Les clients et activités de la FD seront alors proposés dans les colonnes correspondantes.

- Dans la liste des clients de l'organisme bénéficiaire choisi, je ne vois pas le client que je cherche, pourquoi?
Il est possible que le client n'ai pas été crée dans le dossier NeoCuma de l'organisme, ou que son paramètre 'Visible Chrono?' soit décoché. Contacter le responsable ChronoFD de l'organisme pour lui demander de modifier ou de créer le client.

- Dans la liste des activités de l'organisme bénéficiaire choisi, je ne vois pas le client que je cherche, pourquoi?
Il est possible que l'activité n'ai pas été crée dans le dossier NeoCuma de l'organisme, ou que son paramètre 'Visible Chrono?' soit décoché. Contacter le responsable ChronoFD de l'organisme pour lui demander de modifier ou de créer l'activité.

- Certains colonnes présentées dans ce manuel, ne sont pas présentes dans ma grille de saisie, pourquoi?
Utiliser le bouton d'affichage des colonnes de la grille (bouton '...' en haut à gauche de la grille) pour afficher les colonnes manquantes, ou masquer celle qui vous sont inutiles.

- Dois-je enregistrer mes temps de pause-déjeuner?
Les temps de pauses déjeuner ne doivent pas être enregistrés, car il ne s'agit pas de temps de travail. N'utilisez les natures de temps 'Pause' uniquement pour enregistrer des pauses règlementaires défini par le droit du travail. Ces dernières étant considérées comme du temps travaillé.

- Le cumul des heures présenté en bas de la grille n'est pas cohérent, en rapport avec mes temps de congès, récup, RTT enregistrés, pourquoi?
Il ne faut pas considéré ce cumul comme un solde de temps de travail, mais comme un cumul simple des temps affichés sur la période de saisie. Pour suivre les temps et les soldes effectifs de temps de travail, utilisez les éditions de suivi des temps salariés.

- Dans l'édition de frais, mes déplacements ne sont pas comptabilisés, et les frais de déplacements kilométriques sont à 0, pourquoi?
Vous avez probablement oublié de cocher la case 'V.P. : Véhicule perso' sur la ligne de temps, précisant que vous vous êtes déplacé avec votre véhicule personnel, ouvrant donc à remboursement de frais. Dans ce cas, votre déplacement est considéré comme réalisé avec un véhicule pro de votre organisme.
Sachez qu'il existe une option permettant de définir pour chaque salarié, la valeur par défaut de cette coche. Contactez votre responsable ChronoFD pour régler cette option à votre égard.

- Dans l'édition de frais, mes frais de déplacements sont doublés, pourquoi?
Vous avez problablement calculé le montant de remboursement de vos frais kilométriques, et vous les avez enregistrés dans la colonne 'Frais dep'. Ce champ ne doit être utilisé que pour les frais de déplacement hors kms (péages, restauration, billets d'avion ou de train...). Les frais inhérents aux kilomètres parcourus avec votre véhicule personnel, seront automatiquement calculé dans l'édition des frais.
Supprimez donc votre calcul 'manuel' du champ 'Frais dep', pour éviter que l'édition ne double les frais inhérents aux kilomètres.

- Je suis salarié AGC et FD, et dans les éditions je ne vois que des enregistrement de temps d'activités d'un seul organisme, pourquoi?
Dans les filtres de l'édition, il est possible de filtrer les intervenants salariés par organisme employeur. Mais ce filtrage limite également les informations affichées dans les éditions à celle de l'organisme employeur sélectionné. Laissez donc le filtre 'Organisme employeur' vide, pour afficher vos saisies de temps, sur l'ensemble de vos organismes employeurs.

Vous avez une question sur l'enregistrements de temps d'activités? N'hésitez pas à nous la transmette à l'adresse suivant : )>>nicolas.dezorthes@neologik.fr)>> et nous la rajouterons à cette liste des questions fréquentes!