7.6 - Traitements périodiques

Manuel NeoCuma

7.6 - Traitements périodiques

Cette fiche rassemble les travaux d'inventaire et de régularisation que l'on pratique en cours d'exercice, et surtout en fin d'exercice : Régularisation TVA, Capital, état des stocks, des provisions...

Le menu situé à gauche de cet écran permet de sélectionner les fiches spécifiques à ces différents travaux.

7.6.1 Synthèse TVA

Ce traitement se pratique jusqu'à une date de fin de mois, trimestre ou année civile, que l'on choisit dans la liste déroulante.
Il a deux fonctions:
- Régulariser la TVA encaissée, c'est-à-dire transférer la TVA encaissée dans la période, du compte de TVA en attente vers les comptes de TVA déclarables.
- Faire la pièce de synthèse périodique, c'est-à-dire solder les comptes de TVA déclarables par le compte de TVA à décaisser, ou Crédit reporté, ou Crédit – remboursement demandé

Le logiciel présente dans la liste du haut tous les traitements réalisés dans l'exercice :

Affichage : Vous pouvez en revoir un : double clic dans la grille
Vous pouvez alors supprimer, tant que la période n'a pas été validée, et relancer ce traitement:

Appel du traitement :

Choisir le mois jusqu'auquel le logiciel doit rechercher les événements de TVA.
Cliquer sur « Générer »
Le logiciel analyse les encaissements et décaissements de la période.
- Si vous êtes en « TVA sur encaissement », il cherche les factures réglées dont la TVA était dans le compte d’attente (44579).
- Pour tous, il cherche les achats de services où la TVA était également en attente de règlement.
Il s’appuie pour cela sur vos pointages, réalisés en saisie comptable (F3) ou dans la fiche « Pointages ». Il importe donc que ceux-ci soient à jour.
Puis il calcule la synthèse de la période.

Présentation des pièces comptables :

Patientez quelques instant, et le logiciel affiche la ou les pièces provisoires. Elles comprennent :

Les pièces de régularisation qui seront générées pour chaque mois où vous avez encaissé ou réglé des factures comportant de la TVA « en attente »:
Une ligne pour chaque taux de TVA et chaque facture réglée va créditer les comptes correspondant (445716, 445713...). Ce détail dans ces comptes permettra d'imprimer le journal TVA détaillé
Une ligne va débiter globalement pour chaque taux le compte 4457900, où cette TVA avait été enregistrée lors de la facturation,

Pour ce faire, NéoCuma analyse les règlements pointés dans la période, cherche la TVA en attente dans les factures d’origine (compte 44579), et génère ces lignes au prorata du règlement s’il est partiel.
NéoCuma cherche également dans le période antérieure à la dernière déclaration, pour le cas anormal où vous auriez réinséré des mouvements dans cette période. Mais il ne remonte pas dans l’exercice précédent, fut’il non encore clos.

Une pièce de synthèse qui solde les comptes de TVA déclarable (avec libellé « solde du compte »).

Ce solde est inscrit dans le compte TVA à décaisser si la TVA est due.
Si le solde est débiteur (crédit de TVA), NéoCuma vous demande où vous voulez l’inscrire : soit dans le compte « Crédit à reporter », soit dans le compte « Remboursement demandé ». Ce choix est important, car lors de la prochaine déclaration, le crédit à reporter sera repris dans les calculs.
Les comptes TVA à décaisser ou Remboursement demandé seront, eux, ignorés puisqu’ils doivent être soldés par la banque.

Les libellés de pièce et de lignes dépendent de l'option « périodicité TVA » que vous définissez au niveau de la fiche Cuma.

Il vous reste à « Valider et enregistrer ». Vous retrouverez ces pièces dans votre journal d’OD, à la date de fin de période pour la synthèse. La date de dernier traitement est mise à jour.

Si vous constatez une anomalie, vous pouvez encore annuler. Rien ne sera alors gardé du traitement.

Exports des déclarations TVA

Les fonctionnalités d'exports de déclarations TVA proposées à partir du second sous-onglet de cette fiche vous permet de générer certains documents déclaratifs en rapport avec une synthèse TVA générée :
- Formulaire CERFA TVA pour déclaration postale. (Utilisation des formulaires remplissables de la DGFiP - Nécessite la présence d'Acrobat Reader sur votre poste)
- Fichier de déléclaration EDI TVA pour traducteur TVA. (Nécessite un accès à un traducteur TVA homologué par la DGFiP - 2 traducteur supporté à ce jour : MTAE, et ARTIC)

Si vous disposez de plusieurs onglets présentant des fonctionnalités d'export de déclarations TVA, choisissez de préférence l'onglet présentant l'export v2.
Cette seconde version des fonctionnalités d'exports présente de nombreux avantages par rapport à la première version :
- Possibilité d'exporter indépendamment en CERFA TVA et/ou EDI TVA (l'EDI n'est donc plus généré par rapport au CERFA)
- Possibilité de pré-visualiser l'ensemble des informations exportées, et de les corriger/compléter si besoin
- Meilleure gestion des millésimes
- Configuration simple des règles d'export par fichier Excel
- Plus grande souplesse pour l'intégration de nouveaux prestataires EDI

Pour réaliser un export de déclaration, procédez ainsi :
- (1) Indiquez la famille des déclarations que vous souhaitez exporter (3310-CA3 / 3517-BCA12 / 3517-SCA21 - ce choix peut être automatiquement effectué en fonction de vos paramétrage de dossier)
- (2) Indiquez le millésime des déclarations
- (3) Indiquez le cas échéant le partenaire EDI TVA éventuel auquel vous êtes rattaché (MTAE / CER53 - ce choix peut être automatiquement effectué en fonction de vos paramétrage de dossier)
- (4) Sélectionnez les déclarations à exporter (certaines déclarations, comme les déclarations de remboursement peuvent s'activer automatiquement en fonction des données à déclarer)
- (5) Pour chaque déclaration sélectionnée, vous pouvez visualiser et modifier le chemin du fichier sur lequel l'export sera effectué.
Les chemins d'exports des déclarations sont définis par défaut selon vos paramétrages départementaux effectués dans le module "Archivages de documents" (voir section 4.9 du manuel) - (6) Contrôler/modifier les valeurs exportées dans vos déclarations, dans la grille "Contenu des déclarations".
En fonction des déclarations sélectionnées, chaque ligne correspond à une variable exportée pour une déclaration donnée.
Il peut arriver que certaines valeurs soient communes à plusieurs déclarations sélectionnées. Dans ces cas, le champ "déclaration" présente la valeur "*"
- (7) Procéder à l'export final en cliquant sur le bouton "Lancer l'export".

A l'issue de l'export des déclarations :
- Les fichiers CERFA TVA s'ouvrent dans Acrobat Reader, qui vous propose de procéder à l'auto-remplissage des formulaires correspondant. Acceptez, puis enregistrer le document généré par le bouton ou le menu "Enregistrer"
- Les fichiers EDI TVA s'ouvrent également pour visualisation uniquement.
En fonction de vos paramétrages départementaux effectués dans le module "Archivages de documents" (voir section 4.9 du manuel) , les fichiers EDI TVA peuvent être dupliqués dans un répertoire d'attente pour leur prise en charge par votre traducteur TVA.

7.6.2 Mouvements de capital social

Le principe est le même que pour la TVA : Lors de l’encaissement du capital appelé, vous devez faire migrer celui-ci du compte 1012 vers le compte 1013. NéoCuma compose ces OD, une par mois, avec une ligne détail dans le compte 1013 pour chaque appel réglé, et une ligne globale qui solde le 1013.
Notons que pour les remboursements de capital, il n'y a pas de mouvement, puisque l'appel de remboursement avait débité directement le 1012 par le 4567 (voir la doc de la fiche capital).
Ici encore, vous pouvez valider ou annuler le traitement, et réafficher un ancien traitement.

7.6.3 Les stocks

Vous déclarerez ici l’état des stocks début et fin d’exercice.
Le logiciel propose les comptes prévus pour cela par votre AGC.
Saisissez pour chaque ligne la quantité et le prix unitaire, ou directement le montant.
Vous pouvez déclarer une activité qui recevra la variation de stocks dans la pièce comptable, sinon elle sera classée en « Non affecté ».

En régime de croisière, vous n’aurez pas à ressaisir les stocks début, puisque c’est la clôture qui les génère à partir des stocks fin précédents.

Deux boutons en bas d’écran permettent de créer les pièces comptables de stock début et de stock fin d’exercice :
Le compte de contrepartie est un compte 603 avec la même subdivision que le compte 3 (exemple 3212000  6032120). NéoCuma crée ce compte si besoin.

Vous pouvez régénérer ces pièces tant que la période n’est pas validée (voir blocage en compta).
A chaque fois, NéoCuma efface la précédente et la remplace par la nouvelle.

7.6.4 Les valeurs mobilières de placement

Déclarez dans cette grille l'inventaire permanent de vos VMP.
Les infos quantité et prix unitaire sont importantes, car le logiciel propose à partir de la « valeur fin » de pratiquer si besoin une dotation au provisions, ou une reprise de provision.
Les boutons de bas d'écran génèrent les pièces de provision / VMP et de sortie d'actif.

7.6.5 Les provisions pour risques et charges

Vous déclarerez ici dans la grille les provisions décidées en fin d’exercice :
Renseignez les 4 1ères colonnes, puis la colonne dotation.
Vous pouvez saisir les anciennes provisions, en renseignant « Mt début d'exercice »
Puis chaque année, vous pouvez partiquer des dotations complémentaires ou des reprises sur provisions.
Le bouton « Pièce comptable » génère une OD comprenant :
- Les nouvelles dotations
- Les reprises pour l’exercice
Les comptes de contrepartie sont ceux paramétrés par votre AGC.

7.6.6 Les provisions pour congés payés

De saisie libre, cette grille vous permet de mémoriser le calcul des provisions pour congés de vos salariés
Le bouton de bas d'écran génère la pièce comptable.
L'exercice suivant, vous retrouvez ces données dans le second onglet où vous pouvez générer l'extourne des provisions.

7.6.7 Les provisions pour créances douteuses

Déclarez vos provisions en les choisissant dans la liste des créances avec le bouton du haut.
La saisie d'un taux provoque le calcul de la provision sur le montant HT de la créance.

Chaque année, vous pouvez pratiquer des dotations complèmentaires ou des reprises de provisions.

Le bouton du bas gènère la pièce comptable de dotation.

7.6.8 Les subventions

Dans cette grille, vous pouvez tenir l’inventaire des subventions et calculer leurs amortissements.

Le logiciel propose les comptes de classe 106 et 13. Seule la classe 13 accepte une durée d'amortissement.
Les autres ne sont pas amortisssables.
Le bouton du haut permet de calculer l'amortissement de l'année, modifiable.
Le second bouton affiche pour consultation les amortissements antérieurs.

Le bouton « pièce comptable » génère la pièce d'amortissement.

7.6.9 Les charges à payer et produits à recevoir

Déclarez les dans la page « Exercice en cours ».

Choisir la catégorie en choisissant le compte parmi la liste prévue par l’AGC à cet effet.
Vous pouvez affecter une activité.
Indiquez également le compte de contrepartie pour la pièce comptable.
La saisie du hors taxe génère la TVA et le TTC. La TVA sera enregistrée dans les comptes 44586 et 44587.

Le bouton « Compta » génère une pièce comptable globale pour toutes les lignes.

Extourne des pièces de N-1 :

Choisissez la page « Exercice précédent » : Vous retrouvez les pièce saisies ici en fin d’exercice précédent.
La première année d’utilisation, vous pouvez saisir ici l’inventaire de N-1.
Le bouton « Compta » génère une OD d’extourne : montants inverses de la précédente, et libellé préfixé par « Extourne ».

7.6.10 Charges et produits constatés d'avance

Le principe est le même que pour les charges à payer.
Il n'y a pas ici de TVA.
Le logiciel passe de même que ci dessus l'OD de fin d'exercice et la pièce d'extourne.

7.6.11 Rapprochement bancaire

Dans cet écran, vous saisirez pour chaque compte banque (chaque journal de type 'T') les pérations non comptabilisées et passées sur le relevé de compte, et inversement:
Choisir d'abord le compte en haut d'écran:

Saisir ensuite les lignes, puis le solde du relevé en bas.
Le bouton calcule l'écart à justifier.

7.6.12 Etats de fin d'année

Il s'agit de préparer et compléter les éditions de fin d'exercice : Etats de synthèse et annexe légale:

1er onglet : Etat de synthèse:

Saisissez ic les commentaires que vous voulez voir imprimés en bas des deux pages de ratios (financiers et économiques)

2e onglet : Annexe légale :

Le bouton « initialiser » prérempli l'annexe avec les informations connues par le logiciel.
Vous devez les compléter en saisissant les options, les commentaires, les répartitions de créances par période, et les engagements hors bilan.

3e onglet : Dossier de révision

De même que pour l'annexe légale, cet écran permet de préparer le dossier de révision.

7.6.13 Le calcul de l'impot sur les sociétés

Cette fiche permet de calculer l'impot sur les sociétés :
Chargez le résultat comptable,
Complétez la fiche avec les réintégrations et déductions,
Cliquez « calculer ».

7.6.14 Contrôle des salaires

Saisissez les montants issus de votre journal de paie, ou du logiciel de paie.
Le bouton « charger » présente les montants issus de la comptabilité.

Justifiez les écarts...

7.6.15 La clôture

La clôture rend l’exercice intouchable : Vous ne pourrez plus faire de modifications, suppressions ou ajout, que ce soit en compta, en facturation, ou en capital.

Veillez à ce que toutes les opérations soient passées, la TVA et le capital centralisées, et les dettes et créances bien à jour.

Il est vivement conseillé de faire une sauvegarde avant cette opération.

Elle réalise les opérations suivantes :
- Crée l'exercice suivant si nécessaire,
-Contrôle l'équilibre et la validation de toutes les pièces comptables,
- Réalise leur blocage,
- Crée la pièce d'à nouveaux au début de l'exercice suivant, elle aussi bloquée,
- Met à jour les fiches immobilisations et amortissements :
- Calcul de la nouvelle VNC
- Blocage des amortissements de l’exercice clos
- Met à jour les coches J.A.
- Propose de mettre à jour les éléments inactifs
- Tiers sans CA -> inactifs, ou sans capital -> disparus,
- Bases de souscription à 0 -> inactif,
- Emprunts remboursés -> archivés
- Crée l’état des stocks début par copie des stocks fin précédents.
- Met à jour toutes les tables d'inventaire citées dans les paragraphes précédents.