7.2 - Saisie comptable

Manuel NeoCuma

7.2 - Saisie comptable

Il s'agit de l'enregistrement de toutes les opérations de la Cuma : Factures fournisseurs, salaires, encaissements, etc ...
Certaines opérations (factures de vente, amortissements, régularisations TVA...) sont créées automatiquement par leur fiches correspondantes. Vous pourrez cependant les consulter ici, voire les modifier, sauf le bilan d'ouverture et les factures bloquées.

Préalable : les plans comptables et les activités

Avant de commencer, vous devez avoir adapté les plans de la comptabilité. Voyez pour cela la fiche « plans comptables » et son aide.
Même si vous pourrez modifier ces listes en cours d'année, il importe de les préparer dès le début :
Vous pouvez par exemple sélectionner les comptes que vous allez utiliser (ce qui facilite beaucoup la saisie et évite la dispersion des écritures), créer un journal par compte bancaire, isoler les salaires dans un journal spécialisé si vous avez beaucoup de salariés...
Il faut aussi que la liste des tiers (adhérents, fournisseurs et salariés) soit la plus complète possible.
De même, vous devrez affecter les charges de la Cuma à vos activités (matériels et salariés) pour en connaître les coûts. Cette liste doit donc être prête et réfléchie avant de commencer : voir son aide.
Enfin, il vous faut bien sûr avoir créé et choisi le bon exercice (voir « plans comptables »)

7.2.1 Onglet "Saisie des pièces"

7.2.2.1 Choix du journal et période de saisie

La saisie se fait par journaux et périodes
Ce sont les deux premiers choix de la fiche :

- Sélectionner un journal : Les pièces sont toujours classées par journaux. Selon leur nature (Achat, Vente, Banque et OD), les grilles et leur fonctionnement seront adaptées par le logiciel, tel que décrit plus loin.

- Choisir une période : Le logiciel vous propose les 12 mois de l'exercice en cours, ou l'année complète.
Choisissez en fonction du débit de votre connexion : Le journal d'achat par année risque d'être lourd à charger, pour ajouter quelques pièces.
Par contre, l'année est pratique pour rechercher, corriger...
Pour les journaux bancaires, il est préférable de travailler par mois : ainsi le suivi du solde bancaire sera possible.
En travaillant par mois, vous n'aurez à saisir que le N° de jour de la pièce. Sinon, le logiciel vous demande la date complète.

- Années antérieures
Une particularité lors de la première année d'utilisation : NéoCuma propose dans cette dernière liste « Années antérieures »:
Cette option permet de revoir les pièces des années antérieures qui ont été transférées (depuis Olimpya par exemple). Ce sont en principe les factures impayées. Elles sont exceptionnellement modifiables et supprimable, car leur présence ici ne sert qu'à aider le lettrage et la TVA à venir, leur vrai dossier comptable se trouvant dans l'ancien logiciel.
Voir plus bas « Spécificités ».

7.2.2.2 Consultation et modifications

Après ces choix, les deux grilles vous présentent les pièces déjà saisies dans cette période et ce journal.
Vous pouvez :
- Ajouter une pièce (F5)
- En modifier ou compléter une déjà saisie (la choisir dans la grille haute)
- Supprimer une pièce ou une ligne (touche '-' de chacune des deux grilles)

Modifications et suppressions sont impossible si la période ou la pièce a été bloquée (voir statut).

7.2.2.3 Les grilles de saisies

Les pièces (grille haute) : Ici s'affiche l'entête des pièces. Par exemple, pour une facture : Date, compte et code du fournisseur, N° de pièce, libellé. .

Les lignes (grille basse) : Elles comportent le détail de chaque pièce, c'est-à-dire les lignes de la facture, et, après validation, les lignes de TVA et la ligne de contrepartie.

Pour être valide, une pièce doit être équilibrée (total des débits = total des crédits), ce que le logiciel fait en général tout seul.
Vous ne pouvez saisir que dans la grille des lignes. La grille des pièces récupère ses infos dans celle des lignes, et sert donc uniquement aux recherches, tris...etc.

7.2.2.4 Le statut des pièces comptables

Ne pas confondre les termes suivants : en cours de saisie (sauvegardé), Enregistré (équilibrée avec fin pièce), validée (blocage périodique)

- En cours de saisie : Une pièce en cours de saisie peut être perdue si on quitte l'écran sans l'enregistrer. Il est donc possible, dans les longues saisies, de cliquer le bouton « sauvegarder » de temps en temps. NéoCuma le demandera si on quitte la saisie comptable sans avoir fait « fin de pièce » (Fin de pièce, ou F6, provoquant l'enregistrement de la pièce si elle est valide).
On peut donc sauvegarder à tout moment, quitter la saisie, et retrouver le travail en cours ultérieurement. Dans ce cas, le logiciel se positionne automatiquement sur la pièce non fini.
Une pièce non finie sera ignorée des éditions

- Enregistrée : Pour être opérationnelle, une pièce doit être équilibrée (total des débits = total des crédits), ce que le logiciel fait tout seul pour les journaux A, V et T, où il y a un compte de contrepartie.
C'est le bouton fin de pièce qui réalise l'opération. Ce bouton équilibre la pièce et expédie les lignes dans la base de données sur le serveur NéoCuma.

- Validée : Il s'agit d'une opération que l'on pratique pour une période, qui sera considérée comme close : trimestre TVA, exercice...
La validation est indispensable pour obtenir les éditions comptables officielles : journaux, grand livre, balance... Une période non validée produit des éditions similaires pour les contrôles, mais portant le titre « compte rendu de saisie » et la mention « provisoire ».
Les pièces validées ne peuvent plus être modifiées ou supprimées. Leur correction passe alors par une « contre-écriture ».
Particularité pour les factures : Il est possible d'en valider un lot indépendamment de la période.

7.2.2.5 Le fonctionnement de saisie (Éléments communs à tous les journaux)

- Grille des pièces :

On ne saisi pas dans la grille des pièces. Les informations principales des pièces y sont rapportées depuis les lignes, soit à leur saisie, soit à leur validation.
- Notons que les coches vous signalent la situation de la pièce: Enregistrée, et / ou validée. Voir ci-dessus « statut ».
-Groupages : Vous pouvez comme dans toutes les grilles, grouper les pièces en glissant un titre de colonne vers le haut. C'est pratique pour les recherches sur un tiers, une date...
Dégroupez en faisant l'opération inverse.

- Grille des lignes

Préconisations :
- En journal d'achat ou vente, de type A ou V, le logiciel propose le compte 453, ou 410 en première ligne. Complétez en indiquant le code tiers. Puis passez à la ligne suivante sans saisir de montant.
- Saisissez sur les lignes suivantes le contenu de la pièce. L'enregistrement final complétera la première ligne. La pièce ci-dessous est prête à être « finie » :

- En journal bancaire (de type T), saisissez d'abord le contenu de la pièce. Ne créez pas de lignes de type 512. C'est la validation qui le fera, et équilibrera la pièce.
- En OD, vous devez saisir toutes les lignes et équilibrer votre pièce, mais s'il reste une ligne sans montant, le logiciel la complète lui même en équilibrant la pièce.

Vous pouvez cependant saisir selon vos habitudes, dans l'ordre où vous voulez. A la validation, le logiciel analyse la pièce et la complète si besoin, ou vous demande de le faire.


- Compte : La liste vous propose les comptes sélectionnés de votre plan comptable, d'où l'intérêt d'avoir pratiqué ce filtrage (voir plan comptable).
Le choix d'un compte qui implique de la TVA ramène le code TVA et le taux correspondant dans la grille.
En achat et vente, le logiciel vous propose en première ligne le compte de contrepartie du journal (453, 401...), modifiable.

- Tiers : Vous ne pouvez saisir de tiers que si le compte est « collectif » (voir plan comptable). La liste déroulante propose tous les tiers actifs de la Cuma.
A priori, dans les lignes des journaux d'achat ou de vente, indiquez le tiers sur la première ligne proposée par le logiciel.

- Libellé : Saisissez ici la nature de la ligne de facture. Par défaut NéoCuma utilisera le libellé de la ligne de contrepartie (453, 401) comme libellé de la pièce.

- Montants : débit OU crédit. La saisie de l'un efface l'autre.
Une calculette vous permet éventuellement de faire des additions de ligne de facture.

- Montant TVA : Il est calculé automatiquement par le logiciel, si un code TVA est présent.
Cette colonne ne sert qu'à générer les lignes TVA en fin de pièce.
Vous pouvez le modifier maintenant si besoin, mais il est préférable d'attendre la fin de pièce si vous avez plusieurs lignes de charges ou produits avec de la TVA (voir ci-dessous)

- Code et taux TVA : Proposé par le choix du compte. Vous pouvez changer le code grâce à la liste d'aide. Par exemple, si vous saisissez une vente, remplacer une TVA à 5.5 par une TVA à 19.6. Le logiciel recalcule alors le montant TVA.
Restez cependant cohérent : mettre un code de vente sur une charge peut donner des effets surprenants en fin d'année.
Le taux n'est ici qu'indicatif.

- D/E : TVA sur Débit ou sur Encaissement. NéoCuma pose ce code en fonction de votre option déclarée dans la fiche Cuma, pour les ventes, et du compte choisi pour les achats.
Vous pouvez le changer.

- Activité : indiquez ici le code de l'activité à laquelle la charge ou le produit se rapporte.
La liste propose les activités actives et visibles en analytique.
Cela n'a de sens que pour les comptes de classe 6 ou 7.
Sur ces comptes, si vous ne mettez pas d'activité, le logiciel indiquera N/A, soit « non affecté ». Vous pourrez alors les ventiler ultérieurement (Voir « Fixer les tarifs »).

- Quantité : Pour mémoire, vous pouvez indiquer une quantité de matière achetée. Pour les factures de vente générées par NéoCuma, la quantité 1 issue des interventions est rapportée ici.

- Validation des saisies

Après la saisie du corps de facture, le bouton « Finir la pièce » permet au logiciel de :

- Créer les lignes de TVA, à partir des montants TVA présents sur les lignes, et des codes TVA.
Il tient compte de l'option « sur encaissement », et dans ce cas utilise le compte prévu à cet effet dans la fiche « plans comptables », onglet TVA.
- Créer (en trésorerie) ou compléter (en achat et vente) la ligne de contrepartie, avec le montant nécessaire pour équilibrer la pièce.
- Indiquer dans la grille des pièces que la pièce est enregistrée.
- Y porter les montants HT et TTC.

Vérifiez à ce moment que les montants correspondent bien au total et à la TVA de votre facture.
Corrigez éventuellement les lignes que vous avez saisies, notamment s'il y a quelques centimes de différence sur la TVA, et re-cliquez sur « Finir la pièce »

Ne modifiez pas les lignes générées automatiquement, ce serait inutile puisque vous devrez alors re-cliquer « finir la pièce ». Pour modifier le libellé de pièce, changez celui de la ligne de tiers, et cliquez « fin de pièce » à nouveau.
De même pour la date.

Pour les pièces simples, ne comportant qu'une ligne, vous pouvez avoir saisi le montant TTC sur la ligne de tiers, et ne saisir que le compte sur la ligne. Le bouton « finir la pièce » générera alors les montants débit ou crédit de la ligne, et la TVA.



7.2.2.6 Spécificités des journaux bancaires

Les journaux bancaires ont quelques spécificités :

- Si vous saisissez directement des achats ou ventes dans ce journal, la colonne références extérieures permet d'indiquer le nom du fournisseur, ou son N° de facture.

- Deux cases en haut d'écran permettent de suivre le solde bancaire au fur et à mesure de la saisie. Le solde début n'est juste que si vous avez saisi ou généré votre bilan d'ouverture. Il tient aussi compte des saisies éventuelles dans d'autres journaux (ce qui serait anormal). Si pour ces raisons il n'est pas juste, vous pouvez le ressaisir, et suivre ainsi l'évolution du solde fin.

- A la validation (fin de pièce), le logiciel demande de confirmer les infos complémentaires : Le libellé et la référence sont ramenés de la grille de saisie, et une case supplémentaire demande le nom du tiers pour les factures d’achat. Ce nom sera imprimé avec le libellé dans les journaux TVA.

- Après la validation, le logiciel génère les lignes de TVA comme en achat ou vente, mais elle est toujours dans le compte TVA collecté ou déductible (même si vous êtes « sur encaissement »), puisque par définition elle est réglée.



7.2.2.7 Spécificités des autres opérations (opérations diverses : OD)

Les OD n'ont pas de compte de contre partie dans la liste des journaux.
Ces colonnes n'apparaissent pas dans la grille haute, et la pièce devra donc être équilibrée avant de cliquer « Fin de pièce ». Cependant, le logiciel l'équilibrera s'il reste une ligne sans montant.
Le reste du fonctionnement est identique, les éventuelles lignes de TVA seront générées, ce qui normalement n'existe pas dans ces journaux.

7.2.2.8 Le journal des « à nouveaux » (Code AN)

C'est un journal d'OD réservé à votre bilan d'ouverture (BO). Celui-ci est généré par la clôture précédente, et vous ne pouvez que le consulter.

La première année d'utilisation de Néocuma, vous devez entrer ici votre BO, sauf s'il est transféré de Olimpya). Dans ce cas, vous pouvez le modifier la première année.
Il est important de mettre le BO dans ce journal et d'en respecter la référence pour le bon fonctionnement des éditions.

7.2.2.9 Le journal des « mouvements internes » (Code MI)

Ce journal rassemble les écritures analytiques.
Ce sont principalement les pièces générées par la répartition des charges dans l'écran « Fixer les tarifs ».
Ces écritures n'ont aucune influence sur la comptabilité générale et sont ignorées de ses éditions.
Elles ne servent qu'à obtenir les balances et grand livres analytiques, et les fiches de prix de revient des activités.
Vous pouvez modifier, ajouter des pièces, mais elles ne doivent comporter que des comptes de gestion (classe 6 ou 7), et doivent comme en compta être équilibrées, afin que la comptabilité analytique soit fidèle à la comptabilité générale.


7.2.2.10 Le lettrage

C'est la possibilité, lors de la saisie d'un règlement par exemple, de choisir dans la liste des factures non réglées. Le logiciel garde ainsi trace de la correspondance.
Ceci lui permettra de produire l'état des dettes et créances, et de calculer, en fin de période TVA, la TVA due si vous êtes « sur encaissement ».
C'est la touche F3 qui appelle cette fonction.
Reportez vous à la page d'aide spécifique pour en connaître toutes les possibilités.

7.2.2.11 Des aides sans quitter l'écran

Les boutons du bas d'écran permettent en cours de saisie :
- de consulter le contenu du compte sur lequel vous êtes positionné,
- ou de faire des recherches à partir de la balance. Dans ce cas, c'est la fiche consultation qui est ouverte au dessus de la saisie. Reportez vous à son aide.

7.2.2.12 Accélérateurs de saisie

Leur but est d'éviter au maximum de prendre la souris lors de la saisie. Ne la jetez pas, elle reste indispensable pour les corrections, recherches, changements d'onglet...
Mais s'habituer à ces touches de déplacement et de raccourci vous fera gagner du temps :

- La touche Tab vous fait avancer d'une case dans les grilles. Maj.Tab fait reculer.
- Les flèches permettent de se déplacer dans les grilles. Les flèches droite et gauches ont la spécificité d'agir en deux temps : D'abord changer de case, puis, s'il y a déjà du contenu, se mettre en mode éditeur pour le compléter.
- F3 appelle le lettrage, et évite le bouton du bas d'écran
- F6 valide une pièce, et remplace le bouton « Finir Pièce »
- F5 fait de même, mais vous positionne ensuite sur la grille des lignes dans une nouvelle pièce.

7.2.3 Onglet "Contrôle et blocage"

7.2.3.1 Contrôles

Compteur de lignes : Cette fonction affiche dans la grille, pour chaque mois et journal, le nombre de lignes comptables.

Recherche : Vous pouvez avoir oublié de « Finir une pièce ». Elles est alors déséquilibrée, puisque sans ligne de TVA et de contrepartie, et sera ignorée des éditions.

Vous pouvez aussi avoir simplement modifié un libellé, et le logiciel a dévalidé la pièce.

Dans les deux cas, les deux boutons de recherche vous aideront à trouver les pièces à compléter, ou « finir ».
Ils vous signalent, pour chaque journal et chaque période, soit le montant du déséquilibre, soit le nombre de pièces invalides.
Il vous suffit ensuite de retourner en saisie dans la période signalée, et chercher les pièces qui ne sont pas cochées valide (dernière colonne).

Contrôle général de cohérence
Ce bouton ouvre une fenêtre qui vous permet de lancer l'analyse d'un dossier:

Le rapport de cohérence produit indique:
- Les adhérents ou activités inutilisés depuis deux ans.
- Les comptes dont la référence n'existe plus
- Les codes TVA dont les références ont changé
- La liste des dettes et créances, et la quote part de TVA encore en attente d'encaissement, comparée à son montant dans votre BO
- Le solde de ces dettes et créances par adhérent, client et fournisseur, comparé aux montants correspondant dans le BO
- Une comparaison entre votre grille des immobilisations et leurs montants dans le BO
- Une comparaison entre l'état du capital et les montants 1012 et 1013 dans le BO

Recherche d'autres anomalies
Le logiciel cherche des anomalies plus informatiques (dues en principe à des ruptures de connexion internet : lignes orphelines,... etc. Il les corrige.

7.2.3.2 Blocages

Le blocage n'est pas une contrainte stupide du logiciel.
Il est le seul moyen d'éviter les bugs et les incohérences générées par des modifications dans des périodes qui devraient être closes, suite à une clôture ou une déclaration TVA.

Une pièce bloquée n'est plus modifiable.
Vous ne pouvez plus insérer de pièce dans une période bloquée.
Pour pratiquer une correction, vous devez alors saisir une OD ou une contre écriture dans une période non bloquée.

Le blocage de l'exercice est indispensable pour pratiquer une clôture.
Il est aussi fortement conseillé après, par exemple, une déclaration de TVA trimestrielle. Vous êtes ainsi sûr de ne pas revenir dans cette période, et rendre incohérents les mouvements TVA générés par cette déclaration.
Notons que le traitement de synthèse TVA doit être fait avant le blocage du dernier mois concerné, afin que le logiciel puisse écrire la pièce de synthèse.

Les Cuma importantes, les FD et d'autres organismes ou entreprise qui mettent à jour régulièrement leur compta, pourront bloquer mois après mois, après contrôles des folios bancaires et synthèse TVA.

Vous devez :
- Choisir la période maximale : les pièces seront bloquées jusqu'à la fin de cette période,
- Cliquer le bouton « Bloquer »

Après confirmation et contrôles, la date de ce dernier blocage apparaît sur la gauche de ce bouton.

Les éditions que vous demandez dans une période bloquée ne comportent plus la mention « provisoire », ou « compte rendu de saisie », mais s'appellent journaux, grand livre, etc...
Elles peuvent être utilisées à des fins officielles.

7.2.3 Les imports AFB
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