4.1.4 - Importation de dossier Olimpya

Manuel NeoCuma

4.1.4 - Importation de dossier Olimpya

Profil concerné : Responsable informatique de FDCUMA, Comptable de FDCUMA

Le deuxième onglet 'Importation Olimpya' dans l'onglet 'Gestion des dossiers du centre' de l'écran d'administration permet de réaliser un transfert de données depuis un dossier Olimpya vers un dossier NeoCuma.

N.B.: Pour réaliser un transfert depuis une base Olimpya, votre poste doit être correctement configuré pour permettre l'accès aux bases de données Interbase/FireBird.

4.1.4.1 Import d'initalisation d'un dossier depuis une base Olimpya

Pour réaliser une importation depuis un dossier Olimpya, sélectionné le dossier de destination dans lequel vous souhaitez importer les informations dans la liste des dossiers, puis cliquez sur le bouton 'Initialiser les dossier depuis un dossier Olimpya.

N.B.: Lors de cette procédure, le dossier sélectionné sera automatiquement basculé en dossier courant dans NeoCuma.

La procédure d'importation se déroule en 3 étapes :

1 - Préparation de l'importation

Dans la fenêtre d'assistant de transfert, indiquez les informations suivantes :

- Chemin d'accès à la base de données Olimpya (1)
Vous pouvez copier le fichier 'BaseOlimpya.txt' de votre logiciel Olimpya à la racine du répertoire d'installation de NeoCuma pour conserver un lien permanent avec votre base Olimpya favorite. Vous n'aurez pas alors à rechercher la base à chaque transfert.

- Dossier à transférer depuis la base Olimpya (2)
Trouvez le dans l'une des deux fenêtre, par code ou par nom

- Code du premier exercice dans NeoCuma (3)
C'est obligatoirement l'exercice suivant le derneir exercice clos dans Néocuma (Se reporter au chapitre 4,1,5 pour plus de détails)

- Importation des données de base (4)
Importe toutes les données de base du dossier NeoCuma

- Importation des factures impayées (5)

- Importation des données comptables (6)
Biland'ouverture de l'exercice choisi, immobilisations et amortissements, balances historiques depuis un exercice à choisir.

2 - Lancement de l'importation
Cliquez sur le bouton 'Lancer la mise à jour du dossier NeoCuma' pour lancer l'importation.
Le logiciel importe alors les données depuis le dossier Olimpya vers le dossier NeoCuma.

3 - Vérification des correspondances des références
Une fois les données importées, un écran de vérification des correspondances des références peut s'ouvrir.
L'objectif de cet écran et de permettre l'harmonisation des références entre la base de référence départementale initiale de la base Olimpya et une base inter-départementale de destination de NeoCuma.

Pour chacune des correspondance de références manquantes, renseignez la référence NeoCuma correspondante à la référence Olimpya. (vous pouvez utiliser le clavier pour retrouver les nouvelles valeurs dans les listes de sélection et la touche de tabulation pour passer à la correspondance suivante).
La correspondance pour chaque référence ne se fait qu'une fois. Aus transferts suivants, NeoCuma conserva les correspondances de références déja établies, et ne demandera uniquement de spécifier les nouvelles correspondances manquantes, sur les références Olimpya utilisées dans le dossier à importer.
Si toutes les correpondances ont déja été établies, cet écran de correspondance ne s'affichera pas.

Une fois les correspondances renseignées, cliquez sur le bouton 'Valider' pour finaliser le transfert.

Si une référence correspondante pour NeoCuma n'exite pas, cliquez sur le bouton 'Annuler', et contacter un administrateur système ou un responsable informatique du centre pour l'ajout de la référence manquante.

4.1.4.2 Importation d'ajout depuis une base Olimpya

Dès lors qu'un dossier NeoCuma à déja bénéficié d'un importation initiale, il n'est pas possible de réaliser d'autres importations sur les 'données de base' depuis un dossier Olimpya (qui aurait été modifié entre temps) pour ajouter des informations.
Cette limitation est due à la phase de vérification des correspondances qui ne peut être lancée qu'une fois sur un dossier. (Explications : si la référence de zone géographique 'Plaine' était équivalente 1 dans votre base Olimpya et 'Montagne' à 2, et que dans la base de référence NeoCuma 'Plaine'=2 et Montagne='1', la première vérification des références passera bien Plaine:1 à Plaine:2 mais la seconde passera Plaine:2 à Plaine:1).

Les données comptables, en revanche ne souffre pas de cette limitation (car non liée à des références changeantes) et peuvent être importées après coup sans écrasement des données 'hors compta'.

4.1.4.3 Vérification des correspondances sur des dossiers crées avant la version 1027 (Version Alpha)

Les importations de dossiers Olimpya réalisés avant la version 1027 de NeoCuma ne bénéficiaient pas de la phase de correspondance des références.
Il est donc possible de lancer manuellement cette procédure depuis le même onglet transfert en cliquant sur le bouton 'Vérifier la correspondance des références'.
Pour les mêmes raisons invoquées sur les problèmes de transferts multiples sur un même dossier, il n'est possible de lancer cette procédure qu'une seule fois par dossier.