4.8.2 - Rédaction et envoi d'un message

Manuel NeoCuma

4.8.2 - Rédaction et envoi d'un message

4.8.2.1 Accès à l'interface de gestion des mails

Un fois vos accès à un serveur SMTP dédié correctement paramétrés dans NeoCuma, vous pouvez accéder à l'interface «Envoi de mail via SMTP dédié» depuis les fonctionnalités de mailing des modules « Carnets d'adresses », « InfoCentre » , ou directement depuis la barre d'état basse de NeoCuma si votre profil utilisateur le permet.

4.8.2.2 Créer un nouveau message

Cliquez sur le bouton "Nouveau message". Un nouveau message de type "Brouillon" est crée.

Renseignez les champs :

• Serveur SMTP dédié : Selectionnez le serveur d'envoi (vous pouvez en avoir plusieurs selon votre configuration)
• Adresse mail d'envoi : Selectionnez l'adresse d'envoi (vous pouvez en avoir plusieurs selon votre configuration) - Il s'agit de l'adresse qui sera affiché comme expéditeur dans le mail envoyé
• Répondre à : Saisissez l'adresse à prendre en compte en cas de réponse au mail envoyé
• Template HTML : Selectionnez un template à appliquer éventuellement au message
• Destinataires : Renseignez les destinataires, au format "nom prenom <adresse mail>". Un destinataire par ligne. Si vous avez pré-sélectionné une série d'adresse email depuis les modules "Carnet d'adresses" ou "InfoCentre", cliquer sur le bouton XXX pour récupérer automatiquement la liste des destinataires.
• Sujet : Saisissez le sujet du mail
• HTML : Saisissez le contenu du mail
• Conserver une copie en ligne : voir 4.8.2.4
• Pièces jointes : voire 4.8.2.5

Si vous ne souhaitez pas envoyer le message immédiatement, cliquez sur le bouton "Sauvegarder", pour enregistrer les modifications et conserver le message en statut "Brouillon".

Une fois ces opérations terminées, vous pouvez:

• Visualiser ou modifier le code source HTML du mail, en cliquant sur l'onglet "Source"
• Visualiser l'aspect du mail, en cliquant sur l'onglet "Visualisation"
• Procéder à l'envoi du mail, en cliquant sur l'onglet "Expédition"
• Envoi à une adresse de test (cochez "Envoi de test à l'adresse" et spécifiez une adresse d'envoi)
• Envoi définitif aux destinataires, en cliquant sur le bouton "Envoyer le message"
  

Une fois expédié, le message "brouillon" passe en statut "Envoyé", et il n'est plus possible de le modifier. Vous pouvez en revanche le dupliquer (voir 4.8.2.6) ou le supprimer (voir 4.8.2.7).

4.8.2.3 Edition avancée du corps du message

Les mails envoyés par cette interface, sont au format HTML qui vous permet d'insérer différents contenus dans le message, notamment :

Des mises en formes

Utilisez la barre d'outils de l'éditeur de texte pour créer des

• textes en en gras ou en italique
• des alignements
• des listes à puces ou numérotés
• des retraits

vous pouvez également utiliser le menu "Format" pour accéder à des effets supplémentaires

Des tableaux

Utilisez le menu "Tableau"->"Insérer un tableau", pour insérer un tableau de la taille désirée dans votre mail.
Une fois le curseur positionné sur le tableau, utiliser les menus "Tableau"->"Propriété du tableau"/"Cellule"/"Ligne"/"Colonne" pour paramétrer l'affichage du tableau. (fonctionnalités également accessible via le menu contextuel)

Des images

Utilisez le menu "Insérer" -> "Insérer une image" pour inclure une image dans votre mail.

Pour spécifier l'image, deux possibilités :

• Renseignez l'url de l'image, si cette dernière est déjà accessible sur une adresse Web
• Uplodez votre image sur le serveur NeoCuma, via le bouton "Parcourir". Vous avez ici accès à un répertoire de stockage propre à votre FDCUMA, dans lequel vous pouvez créer des répertoires pour organiser vos fichiers, et uploder des images, fichiers...

Des liens web ou vers des fichiers à télécharger

Utilisez le menu "Insérer" -> "Insérer un lien" pour inclure un lien vers une page web (ou un fichier à télécharger) dans votre mail.
Vous pouvez également accéder à votre espace de stockage sur le serveur NeoCuma pour y déposer un fichier à télécharger.
Attention : les liens vers les fichiers ne sont pas des pièces jointes! (voir 4.8.2.4)

4.8.2.4 Copie en ligne

L'option "Conserver une copie en ligne" permet de sauvegarder le mail au format HTML sur le serveur NeoCuma.
Vous pouvez ainsi inviter vos destinataires à consulter la version en ligne, si leur logiciel de messagerie ne supporte pas l'affichage de mail au format HTML (ce qui est plutôt rare de nos jours).
Cette option permet également de conserver un contenu (news-letter, invitation, annonce...) afin d'en faire la promotion sur un site internet, ou un autre support de communication.
L'adresse de la copie en ligne est donnée dans le champ texte "URL" et automatiquement apposée dans le contenu du mail par la balise [online_version] (voir 4.8.2.7 Balises spéciales)

4.8.2.5 Gestion des pièces jointes

Pour inclure des pièces jointes à votre message, procédez par un simple glisser/déposer de fichiers depuis votre explorateur de fichier, jusqu'à la liste des pièces jointes.
Les fichiers seront imédiatement transférés et stockés sur le serveur NeoCuma, en vue de leur expédition ultérieure.

Pour supprimer une pièce jointe, faites un clic droit sur la ligne correspondante dans la liste, puis cliquez sur "supprimer'.

Attention! Différenciez bien les pièces jointes, aux liens vers des fichiers (voir 4.8.2.2) :

• Les pièces jointes sont physiquement envoyées dans le message (impliquant un temps d'envoi plus long et une taille de mail plus importante, mais permettant un accès direct au documents en mode hors ligne, et même si le document d'origine est supprimé)
• Les fichiers mis en liens, ne sont pas envoyés avec le message. Seuls leurs liens sont transmis (temps d'envoi et taille de mail réduits) et seront inaccessible en cas de suppression du fichier sur l'espace de stockage d'origine.

4.8.2.6 Dupliquer un message

Tout message de statut "Brouillon" ou "Envoyé" peut être dupliqué pour être repris te quel, ou modifié afin de réaliser un nouveau mailing.
Pour ce faire, invoquez le menu contextuel sur la liste des messages, puis cliquez sur "Dupliquer"

4.8.2.7 Supprimer un message

Vous pouvez supprimer un message obsolète. Invoquez le menu contextuel sur la liste des messages, puis cliquez sur "Supprimer".
A noter que la suppression du message ne supprime pas les contenus (images, fichiers, pièces jointes) éventuellement liés au message, ni la copie en ligne éventuellement conservé.
Ainsi la pérennité de vos précédents mails est assurée, même si vous souhaitez épurer votre liste de messages envoyés.

4.8.2.8 Balises spéciales

Vous pouvez insérer des balises spéciales dans le corps du mail (ou du template - voir 4.8.3) permettant d'insérer du contenu dynamique dans vos mails.

• [online_version] : Affiche le lien d'accès vers la version en ligne du mail - Ignoré si pas de version en ligne conservé
• [identity] : Affiche le nom et prénom du destinataire
• [mail] : Affiche l'adresse mail du destinataire

4.8.2.9 Expédition du message

L'onglet « Expédition » vous permet de réaliser l'envoi définitif de votre message à l'ensemble des destinataires spécifiés. En fonction du nombre de destinataires, le processus d'envoi peut être long. A noter que ce type de mailing, envoie un mail par destinataire (donc 10 mails si 10 destinataires) et non pas un seul mail à 10 destinataires en copie. Les destinataires ne verront donc pas les adresses mails des autres personnes contactées.

A noter également que vous pouvez réaliser un envoi de test, en cochant l'option « Envoi de test » et en renseignant l'adresse de test correspondante.

Une fois expédié, le message "brouillon" passe en statut "Envoyé", et il n'est plus possible de le modifier. Vous pouvez en revanche le dupliquer ou le supprimer.